Bei der CRM-Synchronisierung (& der Rückübertragung von Aktivitäten) werden Daten über sichere, dedizierte APIs in beide Richtungen zwischen Sales Navigator (LinkedIn) und Ihrem CRM ausgetauscht (bidirektionaler Datenfluss). Die Daten werden mithilfe von TLS verschlüsselt über dedizierte APIs zwischen Microsoft Dynamics übertragen. Der Einzeladministrator oder das Konto für die Systemintegration, der oder das Aktionen im Namen der Nutzer ausführt, wird mittels OAuth authentifiziert. Dadurch ist gewährleistet, dass Kunden die Kontrolle über ihre Daten behalten und Endnutzer von einer nahtlosen Nutzererfahrung profitieren. 

Das bedeutet, dass LinkedIn nicht auf die CRM-Anmeldedaten der Mitglieder zugreifen kann. Administratoren können das Zugriffs-Token jederzeit entweder über die Administratoreinstellungen in Sales Navigator oder über die Authorisierungsprüfung des Dienstanbieters für Microsoft Dynamics widerrufen.

Sales Navigator importiert oder lädt Daten zu Opportunities, Kontakten, Accounts und Leads aus dem CRM. Diese Daten werden dann verarbeitetet, um zugehörige Personen und Unternehmen zu finden, die sowohl auf LinkedIn als auch in Ihrem CRM vorhanden sind. Diese Zuordnung erfolgt anhand eines Scoring-Modells, das verschiedene Kriterien wie Namen, Kontaktdaten und geografische Informationen berücksichtigt. 

Eine Liste aller Objekte und Felder, die heruntergeladen und für die Zuordnung verwendet werden, finden Sie im Nachtrag. 

Strategie für den Datenimport und die Datenzuordnung

Alle importierten Daten werden sicher in einer LinkedIn Datenbank gespeichert. 

• Zugeordnete Datensätze – CRM-Accounts und -Leads, die beim Import zugeordnet wurden, werden mit einem CRM-Badge gekennzeichnet. Alle mit einer offenen Opportunity verbundenen CRM-Accounts und -Leads werden für den Inhaber der Opportunity automatisch in Sales Navigator gespeichert.
  • CRM-Badge – Alle zugeordneten Datensätze (Accounts, Kontakte und Leads aus dem CRM) erhalten in Sales Navigator ein Badge „CRM“. Durch Klicken auf dieses Badge gelangen die Nutzer schnell und einfach direkt zum zugehörigen CRM-Eintrag in Microsoft Dynamics. 
  • Alle Sales Navigator-Nutzer sehen dieses CRM-Badge, unabhängig davon, ob sie berechtigt sind, das zugehörige Objekt im CRM aufzurufen (der Zugriff wird über Berechtigungen im CRM geregelt). 

• Nicht zugeordnete Datensätze – CRM-Datensätze, die nicht zugeordnet werden konnten, erhalten kein CRM-Badge. Die Nutzer können über das Embedded Profile-Widget manuell Zuordnungen im CRM erstellen. Diese manuellen Zuordnungen werden gespeichert und sind für alle Nutzer im Sales Navigator-Vertrag sichtbar.

• Falsche Zuordnungen – Falsche Zuordnungen können manuell korrigiert und einzeln im CRM dem richtigen Lead/Account in Sales Navigator zugeordnet werden. Dafür ist ebenfalls das Embedded Profile-Widget erforderlich. Die neue Zuordnung wird dann gespeichert und ist für alle Nutzer im Vertrag sichtbar. 

Die Zuordnungsquote aller Daten wird zusammengefasst in der Administratorkonsole von Sales Navigator erfasst.

Häufigkeit des Datenimports

Sales Navigator importiert die Daten einmal während der Erstkonfiguration und im Anschluss daran täglich. Updates/Änderungen/neue Informationen werden alle 12 Stunden abgerufen. Neu importierte Daten werden verarbeitet, um neue Badges und Kontaktinformationen hinzuzufügen, Leads und Accounts automatisch zu speichern und Suchfilter zu aktualisieren. Sales Navigator-Administratoren können anhand des Zeitstempels in den Administratoreinstellungen von Sales Navigator prüfen, wann die letzte Synchronisierung stattgefunden hat. 

Sales Navigator verwendet für die meisten API-Zugriffe auf Microsoft Dynamics die Bulk-APIs. So können die Zugriffe zusammengefasst und die Anzahl der API-Aufrufe insgesamt reduziert werden. Dadurch ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass Sie Probleme mit den API-Beschränkungen des CRM bekommen. 

Nach der Verarbeitung zugeordneter, automatisch gespeicherter Elemente wird die automatische Speicherung NICHT wieder aufgehoben, wenn der Inhaber geändert wird oder wenn andere Änderungen vorgenommen werden. Kontakte werden aber erneut automatisch gespeichert, wenn sie mit neuen Opportunities neuer Inhaber verbunden werden.

Sales Navigator-Administratoren können die Rückübertragung von Aktivitäten aktivieren, damit die Nutzer InMails, Nachrichten, Anrufe, Notizen und angesehene PointDrive-Präsentationen zurück ins CRM übertragen können.

• Nutzer können ausgewählte Sales Navigator-Aktivitäten (InMails, Nachrichten, Notizen, Anrufe, angesehene PointDrives) zu zugeordneten Accounts/Kontakten/Leads im CRM übertragen.  

• Die Rückübertragung funktioniert vor allem mit Leads und Kontakten im CRM. Für Accounts wird nur die Rückübertragung von Notizen unterstützt. 

Strategie für die Rückübertragung von Daten

• InMails und Nachrichten werden als „Aktivitäten“ angezeigt und Notizen erscheinen im Seitenlayoutabschnitt mit Notizen und Anhängen.  

• Der Administrator als Nutzer der Systemintegration wird als „Ersteller“ solcher übertragener Aktivitäten erfasst, als „Eigentümer“ gilt aber der einzelne Sales Navigator-Nutzer.

• Nutzer können auch ihre Aktivitäten für nicht zugeordnete Leads übertragen. Diese werden aber als nicht zugewiesene Aktivitäten gespeichert, d. h., die Nutzer müssen diese Aktivitäten manuell dem richtigen Lead oder Kontakt im CRM zuweisen.  

Häufigkeit des Exports

Aktivitäten werden etwa alle 2 bis 5 Minuten an das CRM übertragen.  

Muss ich für die CRM-Synchronisierung unbedingt die Rückübertragung von Daten an das CRM aktivieren?

Nein. Sie können die CRM-Synchronisierung für den Import von CRM-Daten in Sales Navigator (wie oben beschrieben) auch ohne die Rückübertragung von Aktivitäten aktivieren. 

Wenn Sie die Rückübertragung einschalten möchten, können Sie als Administrator auswählen, welche Aktivitäten ins CRM übertragen werden sollen.

Wie erfolgt die Authentifizierung zwischen LinkedIn und MS Dynamics? Wie wird diese Kommunikation geschützt?

Sämtliche Datenintegrationen arbeiten mit OAuth, um einen nahtlosen Integrationsprozess zu gewährleisten und sicherzustellen, dass Mitglieder jederzeit die Kontrolle über ihre Daten haben. Das bedeutet, dass LinkedIn für diese Integrationen nicht auf die Anmeldedaten der Mitglieder zugreifen kann. Mitglieder können das Zugriffs-Token jederzeit über die Administratoreinstellungen in Sales Navigator oder über die Autorisierungsprüfung von Microsoft Dynamics widerrufen. Für die gesamte Kommunikation zwischen LinkedIn und Microsoft Dynamics wird das TLS-1.2-Protokoll verwendet.

Hat LinkedIn Penetrationstests durchgeführt?

Ja, wir haben umfassende interne Penetrationstests der CRM-Synchronisierung durchgeführt. Uns sind zum jetzigen Zeitpunkt keinerlei Probleme bekannt, die die Vertraulichkeit und Integrität von CRM-Daten, die auf der LinkedIn Plattform gespeichert werden, beeinträchtigen könnten.

Wurde die CRM-Synchronisierung auf der Microsoft AppSource zertifiziert?

Ja. LinkedIn ist ein zertifizierter Partner von Microsoft Dynamics und unsere Integration durchläuft eine standardmäßige Sicherheitsüberprüfung. Die Funktion für die CRM-Synchronisierung wird aber nicht über die Microsoft AppSource bereitgestellt, sondern sie nutzt die API von MS Dynamics für den Zugriff auf CRM-Daten der Kunden und das Schreiben solcher Daten.

Welche Konfigurationstools stehen Administratoren für die Verwaltung der Sync-Funktionalität zur Verfügung?

Administratoren können steuern, welche Nutzer Zugriff auf die Funktion zum automatischen Speichern und die Rückübertragung haben und ob die Rückübertragung überhaupt aktiviert ist. Zudem können Administratoren sehen, wann Deals in Ihre Pipeline gelangen und in welchem Feld Umsatzinformationen gespeichert werden. Weitere Informationen dazu finden Sie in der Anleitung zum Aktivieren der Synchronisierung.