Dieses Dokument erklärt die technische Implementierung der Sales Navigator-Funktion für die CRM-Synchronisierung mit Salesforce und geht auch auf Sicherheitsaspekte ein. Bei der Synchronisierung werden CRM-Daten aus Salesforce in Sales Navigator importiert und ausgewählte Sales Navigator-Aktivitäten zurück in das CRM übertragen.
LinkedIn Sales Navigator-CRM-Synchronisierung
Aktuelle Funktionen und Vorteile
Die CRM-Synchronisierung ermöglicht es LinkedIn Sales Solutions, Personen und Unternehmen auf LinkedIn mit Leads, Kontakten und Accounts in Ihrem CRM abzugleichen. Daraus ergeben sich verschiedene zeitsparende Funktionen:
- Auto-Save – Accounts und Kontakte, die zu den Open Opportunities eines Opportunity-Inhabers zählen, werden automatisch gespeichert. Dadurch entfällt das manuelle Speichern und diese Personen erhalten so immer die neuesten Benachrichtigungen zu ihren wichtigsten Accounts und Kontakten.
- CRM-Badges – Diese Badges aktivieren Verknüpfungen zwischen Sales Navigator und CRM. So können Sie sofort zwischen Sales Navigator und zugehörigen Datensätzen in Salesforce navigieren.
- Rückübertragung von Aktivitäten – Sales Navigator-Administratoren können die Rückübertragung von Aktivitäten aktivieren. Dann können Sales Navigator-Nutzer mit einem Klick InMails, Nachrichten, Anrufe, Notizen und aufgerufene PointDrive-Präsentationen im CRM dokumentieren. Diese Funktion muss für jeden Nutzer einzeln aktiviert werden. Danach ist die Einstellung automatisch auch für die nächste InMail oder Notiz aktiv. (Dies kann vom Nutzer deaktiviert werden.)
- Suchfilter – Durch die Synchronisierung wird ein neuer Suchfilter aktiviert, mit dem sich Suchergebnisse für Leads auf Personen einschränken lassen, die schon als Kontakte im CRM erfasst sind, oder auf Personen, die noch nicht im CRM vorhanden sind.
- Kontaktdaten – Im CRM vorhandene Kontaktdaten werden auf den Lead-Seiten in Sales Navigator angezeigt, damit die Nutzer bei der Arbeit in Sales Navigator leichter darauf zugreifen können.
- ROI-Reporting (Opt-In) – Damit kann Ihr LinkedIn Ansprechpartner angepasste ROI-Berichte für Sie erstellen. Diese Berichte geben Aufschluss darüber, inwieweit Sales Navigator die Opportunities im CRM oder die Gewinnung solcher Opportunities beeinflusst hat.
- Zuweisen von Lizenzen – Sales Navigator-Administratoren können Lizenzen basierend auf den im CRM gefundenen Nutzern zuweisen.
Aktuelle Einschränkungen der CRM-Synchronisierung
- Erstellung von Daten im CRM – Mit der Funktion für die Rückübertragung an das CRM werden keine LinkedIn Unternehmens- oder Personendaten an das CRM gepusht, im CRM aktualisiert oder dort erstellt. Diese Funktion überträgt ausschließlich Aktivitäten der Nutzer.
- Nur eine Zuordnung pro CRM-Datensatz – LinkedIn Profile und Accounts können nur mit einem CRM-Datensatz verknüpft werden. Wenn Leads oder Kontakte mehrfach im CRM vorkommen (weil sie bewusst dupliziert wurden), wählt das System nur den besten Treffer aus. Alle Funktionen sind dann nur für diesen einen Kontakt verfügbar.
- Nach der Verarbeitung automatisch gespeicherter Elemente wird die automatische Speicherung NICHT aufgehoben, wenn der Inhaber geändert wird oder wenn andere Änderungen vorgenommen werden. Kontakte werden aber erneut automatisch gespeichert, wenn sie mit neuen offenen Opportunities neuer Inhaber verbunden werden.
- Die Rückübertragung bestimmter Aktivitäten muss für jeden Nutzer einzeln freigeschaltet werden (und vorab erst vom Administrator für den Vertrag/das Dashboard aktiviert werden). Die Nutzer können die Rückübertragung ad-hoc deaktivieren. (Das heißt, sie können gezielt bestimmen, welche Nachrichten sie in das CRM übertragen möchten.) Es ist nicht möglich, die Rückübertragung standardmäßig für alle Nutzer/Aktivitäten zu aktivieren. Aber das System merkt sich diese Einstellung für den einzelnen Nutzer, sodass sie bei der nächsten InMail oder Notiz vorgegeben ist.
Technische Voraussetzungen
- Die CRM-Synchronisierung ist nur für Kunden mit der Sales Navigator Team- oder Enterprise-Edition verfügbar (einige Funktionen sind auf die Enterprise-Edition beschränkt) und sie muss von einem LinkedIn Ansprechpartner freigeschaltet werden.
- Die CRM-Synchronisierung ist nur mit folgenden Salesforce Versionen kompatibel: Salesforce Enterprise-, Unlimited-, Developer-, Performance- oder Professional-Edition mit aktiviertem API-Zugang.
- Sowohl Salesforce Lightning als auch Salesforce Classic werden unterstützt.
- Die Installation der Integration erfordert ein Salesforce Administratorkonto.
- Sales Navigator for Salesforce, von einem Salesforce Administrator installiert (die App ist für die Rückübertragung von Aktivitäten an das CRM erforderlich; die neueste Version wird empfohlen, um sicherzustellen, dass alle aktuellen Funktionen unterstützt werden).
- Ein Sales Navigator-Administratorkonto:
- Zum Testen wird nachdrücklich eine Lizenz als Teammitglied + Administrator empfohlen.
- JavaScript-fähiger Browser mit Option zum Einloggen/Konfigurieren in einer Umgebung ohne Cookies (z. B. Chrome Incognito oder privater Modus in Firefox).
- Sandbox-Konfigurationen für die Synchronisierung werden derzeit nicht unterstützt.
So funktioniert's (Datenfluss)
Bei der CRM-Synchronisierung (& der Rückübertragung von Aktivitäten) werden Daten über sichere, dedizierte APIs in beide Richtungen zwischen Sales Navigator (LinkedIn) und Ihrem CRM ausgetauscht (bidirektionaler Datenfluss). Die Daten werden mithilfe von TLS verschlüsselt über dedizierte APIs zwischen Salesforce und LinkedIn übertragen. Der Einzeladministrator oder das Konto für die Systemintegration, der oder das Aktionen im Namen der Nutzer ausführt, wird mittels OAuth authentifiziert. Dadurch ist gewährleistet, dass die Kunden die Kontrolle über ihre Daten behalten und dass die Endnutzer von einer nahtlosen Nutzererfahrung profitieren.
Das bedeutet, dass LinkedIn keinen Zugriff auf die CRM-Anmeldedaten der Mitglieder hat. Administratoren können das Zugriffs-Token jederzeit entweder über die Administratoreinstellungen in Sales Navigator oder über die Autorisierungsprüfung des Dienstanbieters für Salesforce widerrufen.
Datenimport und Datenabgleich
Welche Daten werden aus dem CRM in Sales Navigator importiert?
Sales Navigator importiert oder lädt Daten zu Opportunities, Kontakten, Accounts und Leads aus dem CRM. Diese Daten werden dann verarbeitet, um zugehörige Personen und Unternehmen zu finden, die sowohl auf LinkedIn als auch in Ihrem CRM vorhanden sind. Diese Zuordnung erfolgt anhand eines Scoring-Modells, das verschiedene Kriterien wie Namen, Kontaktdaten und geografische Informationen berücksichtigt.
Eine Liste aller Objekte und Felder, die heruntergeladen und für die Zuordnung verwendet werden, finden Sie im Nachtrag.
Strategie für den Datenimport und die Datenzuordnung
Alle importierten Daten werden sicher in einer LinkedIn Datenbank gespeichert.
- Zugeordnete Datensätze – CRM-Accounts und -Leads, die beim Import zugeordnet wurden, werden mit einem CRM-Badge gekennzeichnet. Alle mit einer offenen Opportunity verbundenen CRM-Accounts und -Leads werden für den Inhaber der Opportunity automatisch in Sales Navigator gespeichert.
- CRM-Badge – Alle zugeordneten Datensätze (Accounts, Kontakte und Leads aus dem CRM) erhalten in Sales Navigator ein Badge „CRM“. Durch Klicken auf dieses Badge gelangen die Nutzer schnell und einfach direkt zum zugehörigen CRM-Eintrag in Salesforce.
- Alle Sales Navigator-Nutzer sehen dieses CRM-Badge, unabhängig davon, ob sie berechtigt sind, das zugehörige Objekt im CRM aufzurufen (der Zugriff wird über Berechtigungen im CRM geregelt).
Nicht zugeordnete Datensätze – CRM-Datensätze, die nicht zugeordnet werden konnten, erhalten kein CRM-Badge. Die Nutzer können über das Embedded Profile-Widget manuell Zuordnungen im CRM erstellen. Diese manuellen Zuordnungen werden gespeichert und sind für alle Nutzer im Sales Navigator-Vertrag sichtbar.
- Falsche Zuordnungen – Falsche Zuordnungen können manuell korrigiert und einzeln im CRM dem richtigen Lead/Account in Sales Navigator zugeordnet werden. Dafür ist ebenfalls das Embedded Profile-Widget erforderlich. Die neue Zuordnung wird dann gespeichert und ist für alle Nutzer im Vertrag sichtbar.
Die Zuordnungsquote aller Daten wird zusammengefasst in der Administratorkonsole von Sales Navigator angegeben.
Häufigkeit des Datenimports
Sales Navigator importiert die Daten einmal während der Erstkonfiguration und im Anschluss daran dann täglich. Updates/Änderungen/neue Informationen werden alle 12 Stunden abgerufen. Neu importierte Daten werden verarbeitet, um neue Badges und Kontaktdaten hinzuzufügen, Leads und Accounts automatisch zu speichern und Suchfilter zu aktualisieren. Sales Navigator-Administratoren können anhand des Zeitstempels in den Administratoreinstellungen von Sales Navigator prüfen, wann die letzte Synchronisierung stattgefunden hat.
Sales Navigator verwendet für die meisten API-Zugriffe auf Salesforce die Bulk-APIs. So können die Zugriffe zusammengefasst und die Anzahl der API-Aufrufe insgesamt reduziert werden. Dadurch ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass Sie Probleme mit den API-Beschränkungen des CRM bekommen.
Nach der Verarbeitung zugeordneter, automatisch gespeicherter Elemente wird die automatische Speicherung NICHT wieder aufgehoben, wenn der Inhaber geändert wird oder wenn andere Änderungen vorgenommen werden. Kontakte werden aber erneut automatisch gespeichert, wenn sie mit neuen Opportunities neuer Inhaber verbunden werden.
Datenexport (Rückübertragung von Aktivitäten)
Sales Navigator-Administratoren können die Rückübertragung von Aktivitäten aktivieren, damit die Nutzer InMails, Nachrichten, Anrufe und Notizen zurück ins CRM übertragen können.
Die Nutzer können ausgewählte Sales Navigator-Aktivitäten (InMails, Nachrichten, Notizen, Anrufe) zu zugeordneten Accounts/Kontakten/Leads im CRM übertragen.
Die Rückübertragung funktioniert vor allem mit Leads und Kontakten im CRM. Für Accounts wird nur die Rückübertragung von Notizen unterstützt.
Sales Navigator-Administratoren können die Rückübertragung für Nutzer, die die Synchronisierung verwenden, aktivieren und testen.
Strategie für die Rückübertragung von Daten
InMails und Nachrichten werden als „Aktivitäten“ angezeigt und Notizen erscheinen im Seitenlayoutabschnitt mit Notizen und Anhängen.
Der Administrator als Nutzer der Systemintegration wird als „Ersteller“ solcher übertragenen Aktivitäten erfasst, als „Eigentümer“ gilt aber der jeweilige Sales Navigator-Nutzer.
Die Nutzer können auch ihre Aktivitäten für nicht zugeordnete Leads übertragen. Diese werden aber als nicht zugewiesene Aktivitäten gespeichert, d. h., die Nutzer müssen diese Aktivitäten manuell dem richtigen Lead oder Kontakt im CRM zuweisen.
Häufigkeit des Exports
- Die Aktivitäten werden etwa alle 2 bis 5 Minuten an das CRM übertragen.
Häufig gestellte Fragen
Wie verwendet LinkedIn die importierten CRM-Daten?
Die importierten CRM-Daten werden verwendet, um für Endnutzer eine schnelle Synchronisierung relevanter Accounts und Kontakte zu ermöglichen. Weiterhin unterstützen sie die optimale Nutzung der Sales Navigator-Tools, unter anderem mit besseren Mitteilungen, einer besseren Suche und dem einfachen, zentralen Zugriff auf Kontaktdaten. Importierte CRM-Daten werden außerdem verwendet, um sicherzustellen, dass in Sales Navigator vorgenommene Aktionen sofort und richtig im CRM erfasst werden, damit keine Informationen verloren gehen und für die Vertriebsteams keine doppelte Arbeit anfällt.
Mit Ihrer Einwilligung darf LinkedIn Ihre importierten CRM-Daten auch für Analysen verwenden und Ihnen angepasste ROI-Berichte bereitstellen. Diese Berichte geben Aufschluss darüber, wie sich LinkedIn und Sales Navigator auf die Opportunities in Ihrer Pipeline auswirken, welchen Wert diese Opportunities haben und wie effizient Ihre Vertriebsmitarbeiter diese zum Abschluss bringen.
Welche Sicherheitsprotokolle/Sicherheitsmaßnahmen nutzt LinkedIn zum Schutz von Kundendaten und wo werden diese Daten gespeichert?
LinkedIn wendet strenge Regeln für die Zugriffssteuerung und strikte Datenschutzregelungen an und hält beim Umgang mit geistigem Eigentum hohe Integritätsstandards ein. Die Erfassung und Nutzung der Daten unserer Mitglieder und Kunden unterliegt der LinkedIn Datenschutzrichtlinie: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy.
Die importierten Daten werden in Produktionsdatenbanken gespeichert, die nur eingeschränkt und geprüft zugänglich sind. Zudem sind die gespeicherten Daten verschlüsselt. Dadurch ist sichergestellt, dass Ihre vertraulichen Daten stets ausschließlich für die oben genannten Zwecke verwendet werden.
Welche Daten und Anpassungen werden an das CRM übertragen?
Die an das CRM übertragenen Daten sind in einer Tabelle im Nachtrag aufgeführt. Hinweis: Bestehende Daten werden niemals überschrieben oder zusammengefügt; wir fügen ausschließlich neue Informationen in neuen Aktivitäten oder Notizen hinzu.
Sales Navigator for Salesforce nimmt einige wenige Anpassungen an Ihrem CRM vor. Die App enthält spezifische, auf LinkedIn Aktivitäten (z. B. InMails, Nachrichten) bezogene Metadaten, Felder und Datensatztypen.
Kann ich Daten, die vom CRM an Sales Navigator gesendet wurden, dauerhaft löschen?
Ja. Sie können alle importierten CRM-Daten jederzeit vollständig löschen. Wählen Sie dazu „Disconnect CRM Sync“ und dann „Yes, clean up all previously imported CRM data“.
Wir empfehlen aber, diese Option nicht zu verwenden, wenn Sie die Verbindung zum CRM nur vorübergehend trennen, da dies zu Verzögerungen der Funktion führen kann.
Muss ich für die CRM-Synchronisierung unbedingt die Rückübertragung von Daten an das CRM aktivieren?
Nein. Sie können die CRM-Synchronisierung für den Import von CRM-Daten in Sales Navigator (wie oben beschrieben) auch ohne die Rückübertragung von Aktivitäten aktivieren.
Wenn Sie die Rückübertragung einschalten möchten, können Sie als Administrator 1) die Funktion testen und dafür einen Testkontakt mit zugehörigen Aktivitäten erstellen und an das CRM übertragen, und 2) auswählen, welche Aktivitäten ins CRM übertragen werden sollen.
Wie erfolgt die Authentifizierung zwischen LinkedIn und Salesforce? Wie wird diese Kommunikation geschützt?
Sämtliche Datenintegrationen arbeiten mit OAuth, um einen nahtlosen Integrationsprozess zu gewährleisten und sicherzustellen, dass Mitglieder jederzeit die Kontrolle über ihre Daten haben. Das bedeutet, dass LinkedIn für diese Integrationen nicht auf die Anmeldedaten der Mitglieder zugreifen kann. Mitglieder können das Zugriffs-Token jederzeit über die Administratoreinstellungen in Sales Navigator oder über die Autorisierungsprüfung von Salesforce widerrufen. Für die gesamte Kommunikation zwischen LinkedIn und Salesforce wird das TLS-Protokoll verwendet.
Hat LinkedIn Penetrationstests durchgeführt?
Ja, wir haben umfassende interne Penetrationstests der CRM-Synchronisierung durchgeführt. Uns sind zum jetzigen Zeitpunkt keinerlei Probleme bekannt, die die Vertraulichkeit und Integrität von CRM-Daten, die auf der LinkedIn Plattform gespeichert werden, beeinträchtigen könnten.
Wurde die CRM-Synchronisierung im Salesforce AppExchange zertifiziert?
Ja. LinkedIn ist ein zertifizierter Partner von Salesforce und erfüllt alle vorgeschriebenen Anforderungen von Salesforce. Die Funktion für die CRM-Synchronisierung wird aber nicht über den Salesforce AppExchange bereitgestellt, sondern sie nutzt die API von Salesforce für den Zugriff auf CRM-Daten der Kunden und das Schreiben solcher Daten.
Welche Konfigurationstools stehen Administratoren für die Verwaltung der Sync-Funktionalität zur Verfügung?
Administratoren können steuern, welche Nutzer die Funktion zum automatischen Speichern und die Rückübertragung haben und ob die Rückübertragung überhaupt aktiviert ist. Zudem können Administratoren sehen, wann Deals in die Pipeline gelangen und in welchem Feld Umsatzinformationen gespeichert werden. Weitere Informationen dazu finden Sie in der Anleitung zum Aktivieren der Synchronisierung.
Nachtrag
Aus dem CRM importierte Objekte und Felder
| Objekt | Felder | Verwendet für |
| Lead | Id, City, Company, ConvertedAccountId, ConvertedContactId, ConvertedDate, ConvertedOpportunityId, Country, CreatedDate, Email, FirstName, Industry, IsConverted, IsUnreadByOwner, LastActivityDate, LastName, LastReferencedDate, LastViewedDate, LeadSource, OwnerId, Phone, State, Status, Street, Title, Website, LastModifiedDate | Zuordnen von CRM-Leads zu Leads in Sales Navigator |
Kontakt | Id, AccountId, CreatedDate, Department, Description, Email, Fax, FirstName, LastActivityDate, LastName, LastModifiedDate, LastReferencedDate, LastViewedDate, LeadSource, MailingStreet, MailingCity, MailingCountry, MailingState, Name, Phone, Title | Zuordnen von CRM-Kontakten zu Leads in Sales Navigator |
| Account | Id, Name, Website, AnnualRevenue, NumberOfEmployees, Phone, Industry, Type, BillingStreet, BillingCity, BillingState, BillingCountry, BillingPostalCode, CreatedDate, LastModifiedDate, OwnerId, Description, Fax,ParentId,ShippingCity, ShippingCountry, ShippingPostalCode, ShippingState, ShippingStreet, LastReferencedDate, LastViewedDate, Rating, TickerSymbol,Ownership | Zuordnen von CRM-Accounts zu Accounts in Sales Navigator |
Opportunity | Id, AccountId, Amount, CloseDate, CreatedDate, IsClosed, IsWon, LastActivityDate, LastReferencedDate, LastViewedDate, LeadSource, Name, OwnerId, StageName, Type, LastModifiedDate | Aktivieren der automatischen Speicherung, damit wir
Aktivieren des ROI-Reportings, |
OpportunityContactRole | Id, ContactId, IsPrimary, OpportunityId, Role, CreatedDate, LastModifiedDate | Zusammenführen von Informationen zu Opportunities und Kontakten für die Verarbeitung |
| Nutzer | Id, Name, Department, Email, FirstName, LastName, Title, Phone, MobilePhone, IsActive, UserRoleId, CreatedDate, LastModifiedDate | Zuordnen von CRM-Nutzern zu Sales Navigator-Nutzern |
UserRole | Id, Name, ParentRoleId, LastModifiedDate | Filtern von CRM-Nutzern nach bestimmten Gruppen für die Zuweisung von Lizenzen |
In das CRM übertragene Objekte und Felder
| Objekt | Felder | Verwendet für |
InMail (eigene Taskaktivität) | ActivityDate, OwnerId, WhoId, WhatId, RecordTypeId, Subject, Status, Description | InMail-Nachrichten an Personen, die keine Kontakte sind |
Nachricht (eigene Taskaktivität) | ActivityDate, RecordTypeId, OwnerId, WhatId, WhoId, Subject, Status, Description | LinkedIn Nachrichten an direkte Kontakte |
Notizen (Standardobjekt) | Owner, ParentId, Title, Body | Notizen, die zu Accounts oder Leads in Sales Navigator hinzugefügt wurden |
Anruf (Standardobjekt) | RecordTypeId (custom task activity), OwnerId, WhoId, WhatId, Subject, Status, Description | Anrufe, die über die Sales Navigator-App gestartet wurden |
Zertifizierungen und Conformity-Standards
- LinkedIn ist nach ISO 27001 & ISO 27018 zertifiziert und kann einen SSAE-18 Prüfungsbericht (SOC 2 Typ 1) vorlegen.
- LinkedIn erfüllt die folgenden Conformity-Standards:
- TRUSTe-Datenschutzsiegel
- Safe-Harbor-Framework zwischen den USA und der EU sowie zwischen den USA und der Schweiz
- Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
Unsere Datenschutzrichtlinie: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy
Weitere Informationen zu unseren Sicherheitsbestimmungen: https://security.linkedin.com