VORLAGE FÜR DIE STELLENBESCHREIBUNG:

Chief of Staff (m/w/d)

So schreiben Sie eine Stellenbeschreibung für Chiefs of Staff

Kandidat:innen für diese Rolle erwarten eine aussagekräftige, auf den Punkt formulierte Stellenbeschreibung. Bringen Sie darin klar zum Ausdruck, wie ein:e Chief of Staff vom ersten Tag an zum Unternehmenserfolg beiträgt. Stellen Sie außerdem Ihr Unternehmen kurz vor und gehen Sie dabei besonders auf Ihre Arbeitsweise und Ihre Werte ein.  

Listen Sie alle relevanten Aufgaben, Tätigkeiten und Qualifikationen stichpunktartig auf und lesen Sie sorgfältig Korrektur. Jeder Punkt sollte Ihre Erwartungen an eine:n Chief of Staff klar wiedergeben. Wählen Sie eindeutige Formulierungen ohne Jargon- und Slangausdrücke. Maximal sechs Stichpunkte pro Abschnitt sind ausreichend.

Was machen Chiefs of Staff?

Chiefs of Staff spielen in verschiedensten Branchen eine zentrale Rolle, wenn es um produktive und effektive Abläufe geht. Als vielseitige Profis übernehmen sie zahlreiche Aufgaben und Zuständigkeiten. Sie kommunizieren effektiv Ziele und Erwartungen und sorgen zugleich für Teamgeist und Zusammenhalt im Unternehmen. Oft agieren sie dabei als rechte Hand der Geschäfts- oder Abteilungsleitung.

Da Chiefs of Staff großen Einfluss auf den Unternehmenserfolg haben, sollte die Besetzung dieser Stelle wohlüberlegt sein. Die erste Voraussetzung ist eine ansprechende Stellenbeschreibung. Dazu können Sie unsere Vorlage beliebig anpassen.

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Beispiel einer Stellenbeschreibung für Chiefs of Staff

Einleitung

[Unternehmen X] ist ein schnell wachsendes Unternehmen, was wir vor allem unseren Effizienz- und Produktivitätsfortschritten verdanken. Um diesen Kurs fortzusetzen, suchen wir eine:n hochqualifizierte:n Chief of Staff, die:der in enger Abstimmung mit unserer Geschäftsführung arbeitet. In dieser Rolle haben Sie vom ersten Tag an direkten Einfluss auf unsere Produktivität: Sie bündeln strategische Initiativen, leiten das Programmmanagement und kommunizieren Unternehmensziele über Abteilungen hinweg. Idealerweise haben Sie nachgewiesene Erfahrung in einer leitenden Funktion, in der Sie beratend für die Geschäftsführung tätig waren und abteilungsübergreifende Koordinierungsaufgaben übernommen haben.

Ihre Rolle
  • Sie leiten strategische Geschäftsinitiativen von der Entwicklung bis zur erfolgreichen Umsetzung und unterstehen dabei direkt der Unternehmens- oder Abteilungsspitze.
  • Sie unterstützen die Geschäftsführung bei Entscheidungsprozessen, Programmmanagement und Initiativen und stehen dazu in regelmäßigem Austausch.
  • Sie entwickeln, prüfen und realisieren Verbesserungen der Organisationsstruktur, eruieren Wissens- und Kompetenzlücken und tragen dazu bei, diese zu schließen.
  • Sie optimieren vorhandene Prozesse und koordinieren organisatorische Abläufe mit dem Ziel der Effizienz- und Produktivitätssteigerung.
Ihre Aufgaben
  • Sie dienen als Bindeglied zwischen Belegschaft, Abteilungsleitung und Geschäftsführung hinsichtlich Betriebsklima, Mitarbeiterzufriedenheit, Projektfortschritt, Vorschlägen und Planung.
  • Sie unterstützen die Personalabteilung bei Neueinstellungen, einschließlich Dokumentation und Onboarding, und bei allen Anliegen der Belegschaft.
  • Sie überwachen tägliche Arbeitsabläufe in Zusammenarbeit mit der Abteilungs- und Unternehmensführung und führen administrative Tätigkeiten aus. Dazu zählen Termin-, Dokumenten- und Dateiverwaltung, Schriftverkehr, Planung und Organisation jährlicher Versammlungen sowie Ressourcenplanung.
  • Sie pflegen Beziehungen zur gesamten Belegschaft, sorgen für effiziente und effektive Abläufe auf Belegschaftsebene, wirken an der Ausarbeitung neuer Betriebsstrategien mit und arbeiten bei besonderen Projekten mit der Geschäftsführung zusammen.
  • Sie bieten fachliche Beratung bei Anfragen, entwickeln Maßnahmenpläne zu deren Realisierung und unterstützen die Kommunikation im Unternehmen.
Ihr Profil
  • Masterabschluss in Betriebswirtschaft oder einer verwandten Fachrichtung
  • Mindestens 7 Jahre Berufserfahrung in einer leitenden Unternehmensfunktion
  • Nachgewiesene Erfahrung mit team- und abteilungsübergreifenden Organisations- und Koordinierungsaufgaben
  • Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten
  • Hohes Maß an Flexibilität und ausgeprägter Fokus auf Effizienz und Produktivität
  • Erfahrung in der Planung und Durchführung strategischer Initiativen
Gewünschte Qualifikationen
  • Erfahrung mit Datenanalysen
  • Erfahrung in der Budgetverwaltung
  • Erfahrung in einer beratenden Tätigkeit mit dem Schwerpunkt Betriebsführung
  • Nachweisliche Erfolge in der Projektleitung
  • Unternehmerisches Denken mit Fokus auf die Entwicklung kreativer Lösungen
  • Ausgeprägte Projektkommunikation, insbesondere abteilungsübergreifend

Je mehr Stellenbeschreibungen Sie schreiben, desto besser und sicherer werden Sie darin. Hier finden Sie unsere 7 Top-Tipps für eine ansprechende Jobbeschreibung.

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