Auf Personalsuche? Berufsbild: Büroassistent (m/w/d)

Beachten Sie bei Ihrer Stellenausschreibung, dass die Berufsbezeichnung zu den Tätigkeiten und Mindestanforderungen passt:

• Büroassistent:innen – auch Office Manager oder Büromanager:innen genannt – übernehmen Büro- und Verwaltungsaufgaben in verschiedenen Branchen und unterstützen so den allgemeinen Geschäftsbetrieb. Je nach Unternehmen und Tätigkeitsgebiet unterscheiden sich die alltäglichen Aufgaben stark.
• Zu den Aufgaben und Tätigkeiten von Büroassistent:innen gehört es meist, dass sie alle schriftlichen Korrespondenzen erledigen, Termine planen und organisieren – beispielsweise Dienstreisen, Besprechungen und Seminare – sowie Zahlungen prüfen, Mahnschreiben erstellen und die Tagespost bearbeiten. Je nach Art des Unternehmens sind sie auch für den Kundenkontakt zuständig, erstellen Verdienst- und Arbeitsbescheinigungen und unterstützen den Personalbereich bei der Führung von Personalakten.
• Das Berufsbild von Büroassistent:innen zeichnet sich durch eine enge Zusammenarbeit mit mehreren Abteilungen aus. Manchmal unterstehen sie zwar einer konkreten Führungsperson oder sind vorrangig für eine bestimmte Abteilung zuständig, je nach Arbeitsaufkommen unterstützen sie aber auch andere Bereiche. So kann es vorkommen, dass sie in den Hauptbewerbungsmonaten oder beim Jahresabschluss in der Personal- oder Finanzabteilung aushelfen, obwohl das nicht zu ihren alltäglichen Aufgaben gehört.
• Der Beruf als Büroassistent:in ist nicht mit einer direkten Ausbildung verbunden. Meist durchlaufen Interessent:innen eine kaufmännische Berufsausbildung und entscheiden sich danach, als Assistenzkraft zu arbeiten. War die Tätigkeit als Assistent:in bereits Teil der Ausbildung, benötigen Bewerber:innen lediglich ein Jahr Berufserfahrung, um als Assistenz zu arbeiten. War sie nicht in die Ausbildung inkludiert, gibt es spezielle Weiterbildungen, die mit der Berufsbezeichnung „Büroassistent:in“ abschließen.

Bevor Sie mit dem Schreiben Ihrer Stellenbeschreibung für Büroassistent:innen beginnen, überlegen Sie sich, was die Position attraktiv macht. Sammeln Sie grundlegende Aspekte und solche, die die Arbeit in Ihrem Unternehmen besonders machen. Im Folgenden finden Sie Denkanstöße für Ihre Stellenbeschreibung für Office Manager:

Was sind die Herausforderungen und Chancen, die potenzielle Kandidat:innen erwarten? In welchem Tätigkeitsfeld agieren erfolgreiche Bewerber:innen? Wie sind sie in Ihrer Unternehmensstruktur eingebunden? Welche unverzichtbaren Qualifikationen und Erfahrungen müssen Büroassistent:innen für die Stelle mitbringen? Und was ist darüber hinaus im Arbeitsalltag nötig bzw. erwünscht, damit die Bewerber:innen und Sie gemeinsam in Ihrem Unternehmen Erfolg haben?

Achten Sie beim Schreiben auf eine aktive Sprache und nutzen Sie konkrete Beispiele und Szenarien aus Ihrem Arbeitsalltag, um Kandidat:innen zur Bewerbung zu motivieren und für Ihr Unternehmen zu gewinnen. Unsere Muster-Stellenbeschreibung für Büroassistent:innen dient Ihnen als Orientierung, um schnell und effektiv eine attraktive Stellenbeschreibung zu verfassen, die zu Ihrem Unternehmen und Ihren Wunschkandidat:innen passt.