Vorlage für die Stellenbeschreibung:

Office-Manager (m/w/d)

So schreiben Sie eine Stellenbeschreibung für Office-Manager:innen

Office-Manager:innen haben großes Organisationstalent und sind das Herzstück vieler Unternehmen. Überlegen Sie sich im Vorfeld, welche Anforderungen an diese Position geknüpft sind, und greifen Sie diese in Ihrer Stellenbeschreibung auf. Ihre Stellenbeschreibung sollte ein klares Bild von der täglichen Arbeit in Ihrem Büro vermitteln, damit interessierte Kandidat:innen einschätzen können, ob sie zu Ihrem Unternehmen passen.

Beschreiben Sie stichpunktartig, welche Ziele, Aufgabenbereiche und Qualifikationen mit dieser Rolle verbunden sind, und definieren Sie Ihre Erwartungen an das neue Teammitglied. Lesen Sie anschließend Ihre Stellenbeschreibung in Ruhe durch und vergewissern Sie sich, dass alle Angaben korrekt sind.

Was machen Office-Manager:innen?

Office-Manager:innen übernehmen sowohl vielfältige kommunikative als auch organisatorische Aufgaben in einem Büro. Sie haben eine Vorbildfunktion bei der Umsetzung der Unternehmenskultur und gewährleisten einen reibungslosen Ablauf des Bürobetriebs. Sie bilden eine direkte Schnittstelle zwischen Geschäftsleitung und Abteilungen. Sie unterstützen nicht nur das Personal bei administrativen Aufgaben, sondern betreuen auch Gäste, Kund:innen, Lieferanten und Geschäftspartner:innen. Office-Manager:innen – auch als Verwaltungsassistent:innen oder Sekretär:innen bezeichnet – zeichnen sich durch ein hohes Maß an Organisationstalent, effizientes Vorgehen und ein freundliches Auftreten aus. Sie erledigen eigenverantwortlich die anfallenden Aufgaben im Office-Management, darunter die Anrufverwaltung, die Geschäftskorrespondenz per E-Mail, die Bestellung von Büromaterialien und die Terminkoordination.

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Beispiel einer Stellenbeschreibung für Office-Manager:innen

Einleitung

[Unternehmen X] verdankt seinen Geschäftserfolg effektiven, gut strukturierten Prozessen. Damit das weiterhin so bleibt, sind wir auf der Suche nach einem:einer Office-Manager:in mit ausgezeichnetem Organisationstalent und sympathischem Auftreten. Geeignete Kandidat:innen meistern tägliche Aufgaben kompetent und sind in der Lage, flexibel auf kurzfristige Änderungen oder unerwartete Ereignisse zu reagieren. Unser:e zukünftige:r Office-Manager:in kümmert sich eigenverantwortlich um die gesamte Büroorganisation, legt interne Büroabläufe fest und gewährleistet, dass diese effizient und den Sicherheitsstandards entsprechend im Unternehmen umgesetzt werden. Sie fördern ein angenehmes, inklusives Arbeitsumfeld und steigern damit die Effizienz unserer Betriebsabläufe.

Ihre Rolle
  • Sie empfangen und betreuen unsere Besucher:innen, nehmen Anfragen entgegen und haben stets ein offenes Ohr für deren Anliegen.
 
  • Sie gewährleisten optimale Betriebsabläufe, identifizieren mögliche Schwachstellen in unseren Geschäftsprozessen und treffen Präventionsmaßnahmen, um den Geschäftsablauf nicht zu gefährden.
 
  • Sie implementieren Richtlinien und Verfahren, vergleichen den Ist- und Sollzustand und optimieren interne Abläufe.
 
  • Sie koordinieren interne und externe Ressourcen und pflegen die Beziehung zu unseren Lieferanten und Dienstleistern.
 
  • Sie erteilen Auskünfte und beantworten Fragen zu Büroabläufen.
Ihre Aufgaben
  • Sie sorgen für Ordnung und Sauberkeit in den Gemeinschaftsbereichen, strukturieren Büroabläufe, kümmern sich um Schriftverkehr und Ablagesysteme und bestellen bei Bedarf Büro- und Verbrauchsmaterial.
 
  • Als zentrale Anlaufstelle im Empfangsbereich überblicken Sie tägliche Aufgaben und Abläufe, erstellen Performance-Reports und berichten an die Geschäftsleitung.
 
  • Sie unterstützen das Team bei organisatorischen Aufgaben, z. B. bei der Terminkoordination von Meetings und Veranstaltungen, der Organisation von Geschäftsreisen, der Verwaltung der Ablagesysteme, der Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs und der Aktualisierung von Kontaktdatenbanken und Mitarbeiterlisten.
 
  • Für reibungslose Abläufe verwalten und bestellen Sie bei Bedarf Büro- und Verbrauchsmaterialien, pflegen die Beziehungen zu unseren Lieferanten und Dienstleistern und organisieren auf Anfrage die Bewirtung für interne Veranstaltungen und Events.
 
  • Sie sind verantwortlich für die interne Büroorganisation und das Layout einschließlich Anordnung, Hinzufügung und Umstellung von Arbeitsplätzen und liefern auf Anfrage Ressourcen und Lösungsvorschläge.
Ihr Profil
  • Mindestens zwei Jahre Berufserfahrung im Büromanagement
 
  • Ausgezeichnetes Zeit- und Aufgabenmanagement, soziale Kompetenz, hohes Maß an Flexibilität und hervorragende Multitaskingfähigkeit
 
  • Sicherer Umgang mit Office-Anwendungen und Bereitschaft, sich in neue Software und Systeme einzuarbeiten
 
  • Erfahren im Umgang mit vertraulichen Unternehmensinformationen
Gewünschte Qualifikationen
  • Abgeschlossene (administrative) Ausbildung, Bachelorabschluss oder vergleichbare Qualifikation
 
  • Erfahrung in der Entwicklung interner Systeme
 
  • Fortgeschrittene Computerkenntnisse und Erfahrung im Umgang mit Online-Plattformen

Je mehr Stellenbeschreibungen Sie schreiben, desto besser und sicherer werden Sie darin. Hier finden Sie unsere 7 Top-Tipps für eine ansprechende Jobbeschreibung.

Man working on a computer

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