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Der komplette Ratgeber für virtuelles Onboarding
Eine Checkliste für die ersten zwei Arbeitsmonate.
Was ist Onboarding?
Unter Onboarding versteht man die Einarbeitung und gezielte Schulung neuer Mitarbeiter:innen, um sie in Ihr Unternehmen zu integrieren. Dazu zählt neben der Vermittlung der entsprechenden Kenntnisse die Bereitstellung der Tools, die sie für die erfolgreiche Ausübung ihrer Tätigkeit benötigen. Ein erfolgreiches Onboarding gewährleistet zudem, dass sich neue Teammitglieder mit Ihrer Unternehmenskultur vertraut machen und Beziehungen zu ihren Kolleg:innen aufbauen können. Auch sollten Sie von Anfang an zeigen, dass Ihnen ihre berufliche Weiterentwicklung am Herzen liegt.
Während des Onboardings werden die Weichen für die Zukunft gestellt
When a new hire joins your company, the first few months set the tone. If things go smoothly, the process can improve their long-term satisfaction, job performance, and retention. As a manager, you play a critical role in the success of every new hire. This guide can help you build an effective, scalable onboarding process that gets your employees off to a good start.
Die Wahrscheinlichkeit, dass Mitarbeiter:innen mit ihrem Job sehr zufrieden sind, ist 2,8-mal höher, wenn sie ein effektives Onboardingprogramm durchlaufen haben.
PHASE 1
PHASE 2
PHASE 3
PHASE 4
PHASE 5
Download LinkedIn’s employee onboarding checklist for managers.
PHASE 1
Vor dem ersten Arbeitstag
Der erste Arbeitstag steckt voller neuer Eindrücke. Vorbauend sollten Sie sich deshalb darauf konzentrieren, potenzielle Reibungspunkte zu eliminieren und Ihre neuen Teammitglieder darin zu bestärken, dass sie die richtige Entscheidung getroffen haben. Damit sollten Sie am besten bereits 15 Tage vor dem ersten Arbeitstag beginnen.
Wussten Sie schon?
Die Wahrscheinlichkeit, dass Unternehmen über Preboardingprogramme verfügen, ist bei marktführenden Unternehmen um 53 % höher.
Phase 1 – Aufgaben
✓ Beantworten Sie alle Fragen neuer Mitarbeiter:innen.
✓ Informieren Sie sie über Datum, Uhrzeit und Einwahldaten (sofern zutreffend) für alle geplanten Meetings.
✓ Erläutern Sie die Unternehmensrichtlinien für virtuelle Besprechungen.
✓ Stellen Sie sicher, dass neue Mitarbeiter:innen sämtliche erforderliche Technologie rechtzeitig erhalten und sie Zugang zu den Unternehmenssystemen haben.
✓ Planen Sie ein Begrüßungsmeeting mit dem betreffenden Team.
PHASE 2
Der erste Arbeitstag
Um neue Mitarbeiter:innen nicht gleich am ersten Tag zu überfordern, sollten Sie sich zunächst darauf beschränken, ihnen einen ersten Überblick zu geben. Stellen Sie ihnen ihre neuen Kolleg:innen vor, geben Sie ihnen die wichtigsten Informationen an die Hand und erläutern Sie, wie ihre erste Arbeitswoche ablaufen wird. So sorgen Sie dafür, dass sich neue Mitarbeiter:innen willkommen und wertgeschätzt fühlen und motiviert an die Arbeit gehen.
Wussten Sie schon?
Ihr Onboardingprogramm sollte auf mindestens 90 Tage ausgelegt sein statt nur auf die erste Woche, wie es in vielen Unternehmen der Fall ist.
Phase 2 – Aufgaben
✓ Erläutern Sie wichtige Prozesse, etwa zur Arbeitszeiterfassung.
✓ Führen Sie neue Mitarbeiter:innen in die Bedienung Ihrer Unternehmenssysteme ein.
✓ Stellen Sie sie allen relevanten Teams vor, indem Sie ihr Kurzprofil und ihren Jobtitel entsprechend weitergeben.
✓ Machen Sie sie mit ihren Kolleg:innen und wichtigen Partnern bekannt.
✓ Laden Sie sie zu Teamevents ein.
PHASE 3
Der zweite Arbeitstag
Geben Sie neuen Mitarbeiter:innen in persönlichen Gesprächen Gelegenheit, Sie als Führungskraft kennenzulernen. Erläutern Sie Ihren Führungsstil sowie Ihre Erwartungen und beantworten Sie alle Fragen. Bei Bedarf können Sie auch über die jeweiligen künftigen Aufgaben und den Zeitplan für das Onboarding sprechen.
Wussten Sie schon?
In 60 % der Unternehmen werden neuen Mitarbeiter:innen keine kurzfristigen Ziele vorgegeben.
Phase 3 Aufgaben
✓ Besprechen Sie den Zeitplan für die erste Woche und bestätigen Sie Termine für relevante Schulungen.
✓ Erläutern Sie die mit der Position einhergehenden Tätigkeiten, Aufgaben und Erwartungen.
✓ Sprechen Sie über Ihre jeweiligen Präferenzen und klären Sie, wie sich Ihre Zusammenarbeit optimal gestalten lässt.
✓ Gehen Sie interne Prozesse und Arbeitsabläufe durch.
✓ Planen Sie ausreichend Zeit für Fragen ein.
PHASE 4
Die erste Arbeitswoche
Betrauen Sie neue Mitarbeiter:innen von Anfang an mit den Aufgaben, die künftig zu ihrem Tagesgeschäft gehören werden – und achten Sie darauf, sie mit ihrem ersten Arbeitsauftrag zwar zu fordern, aber nicht zu überfordern. Stellen Sie ihnen am besten auch direkt eine:n Mentor:in aus demselben Tätigkeitsbereich zur Seite. Das erleichtert es ihnen, Kontakte zu knüpfen, Antworten auf ihre Fragen zu erhalten und ihren Platz im Team zu finden.
Wussten Sie schon?
In 87 % der Unternehmen wird die Ergänzung des Onboardingprogramms um ein Mentorenprogramm als effektive Strategie zur Beschleunigung der Einarbeitung betrachtet.
Phase 4 – Aufgaben
✓ Stellen Sie wichtige Ressourcen bereit, zum Beispiel Produktinformationen und Markenmaterialien.
✓ Erläutern Sie Philosophie, Werte und Ziele des Unternehmens.
✓ Vereinbaren Sie Termine für regelmäßige kurze Meetings, um den Fortschritt beim Onboarding zu besprechen und etwaige Fragen zu klären.
✓ Weisen Sie neuen Teammitgliedern eine:n Onboardingpartner:in zu.
✓ Planen Sie den ersten Arbeitsauftrag so, dass er Ihr neues Teammitglied fordert, aber nicht überfordert.
PHASE 5
Der erste Arbeitsmonat
In dieser Phase sollten neue Mitarbeiter:innen wissen, was von ihnen erwartet wird und wie sie ihre Ziele erreichen können. Achten Sie darauf, sich regelmäßig nach ihrem Fortschritt zu erkundigen, kontinuierlich Feedback zu geben und Performanceziele zu setzen, die Sie dann im jährlichen Mitarbeitergespräch besprechen. Dies ist außerdem ein guter Zeitpunkt für die Zuweisung von Mentor:innen. Dazu wählen Sie am besten erfahrenere Mitarbeiter:innen, die neuen Teammitgliedern helfen können, die richtigen Weichen zu stellen.
Wussten Sie schon?
77 % der Beschäftigten, die ein offizielles Onboardingprogramm durchlaufen, erreichen ihre ersten Performanceziele.
Phase 5 – Aufgaben
✓ Helfen Sie neuen Mitarbeiter:innen, Kontakte zu knüpfen.
✓ Vereinbaren Sie einen Termin, um ihren ersten Arbeitsauftrag zu besprechen.
✓ Geben Sie klare Ziele für die ersten sechs Monate vor.
✓ Weisen Sie neuen Teammitgliedern eine:n Mentor:in zu und machen Sie sie miteinander bekannt.
✓ Erläutern Sie Ihre Erwartungen an die Performance und dass Sie ihnen monatlich entsprechendes Feedback geben werden.
PHASE 6
Der zweite Arbeitsmonat und danach
Viele Expert:innen sind sich darin einig, dass es bis zu einem Jahr dauern kann, bis neue Mitarbeiter:innen vollständig eingearbeitet sind. Nach einem halben Jahr haben Sie aber bereits einen guten Eindruck von ihrer Arbeitsweise. Lassen Sie sie wissen, was sie gut machen, und bitten Sie sie um Feedback zu ihrem Onboarding, damit auch Sie Ihre Prozesse weiter verbessern können.
Wussten Sie schon?
Unternehmen mit einem effektiven Onboadingprogramm profitieren von einer um 82 % stärkeren Mitarbeiterbindung.
Phase 6 – Aufgaben
✓ Achten Sie auf ein realistisches Arbeitspensum.
✓ Nehmen Sie zur Kenntnis, welche Aufgaben und Projekte Ihr neues Teammitglied bevorzugt.
✓ Unterstützen Sie neue Mitarbeiter:innen in ihren Stärken.
✓ Bieten Sie bereichsübergreifende Schulungen an.
✓ Bitten Sie neue Mitarbeiter:innen um Feedback und geben Sie dieses an Ihre Personal-, IT- und Recruitingteams weiter.
Bonusmaterial
Mitarbeiterbindung stärken – in 5 Schritten
Kommunizieren Sie Ihre Erwartungen klar und direkt.
Erläutern Sie genau, welche Aufgaben eine Stelle beinhaltet, und helfen Sie Kandidat:innen mit konkreten Beispielen, sich eine realistische Vorstellung von der betreffenden Rolle machen zu können.
Vermitteln Sie Einblicke in Ihren Führungsstil.
Geben Sie Kandidat:innen bereits während des Bewerbungsprozesses in persönlichen Gesprächen die Möglichkeit, Ihren Führungsstil kennenzulernen.
Fördern Sie die persönliche Weiterentwicklung.
In Einzelgesprächen lässt sich ausloten, ob und in welchen Bereichen Schulungsbedarf besteht. Ist dies der Fall, sollten die Schulungen so schnell wie möglich erfolgen.
Berücksichtigen Sie persönliche Präferenzen.
Neue Mitarbeiter:innen sollten die Möglichkeit haben, an verschiedenen Projekten für unterschiedliche Teams mitzuwirken und so ihren Platz im Unternehmen zu finden.
Zeigen Sie Wertschätzung.
Geben Sie Mitarbeiter:innen regelmäßig Feedback. So wissen sie, dass ihr Engagement wahrgenommen und geschätzt wird.
90% of organizations are concerned about employee retention and providing learning opportunities is the No. 1 retention strategy. (Workplace Learning Report)
Ohne Onboarding geht es nicht
Von einem erfolgreichen Onboarding profitieren alle: Sie, Ihre neuen Mitarbeiter:innen und Ihr Unternehmen. Deshalb ist es so wichtig, den Prozess gut zu planen und Kandidat:innen von Anfang an klar zu vermitteln, was Sie von ihnen erwarten. So stellen Sie sicher, dass sich neue Mitarbeiter:innen schnell einarbeiten – und Ihrem Unternehmen langfristig treu bleiben.
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