Ce document décrit les modalités de mise en œuvre et les aspects liés à la sécurité de la synchronisation CRM de Sales Navigator pour Microsoft Dynamics, une fonctionnalité qui importe les données CRM de MS Dynamics dans Sales Navigator, puis procède à l’écriture différée de certaines activités effectuées dans Sales Navigator dans le CRM. 

Qu’est-ce que la synchronisation CRM de LinkedIn Sales Navigator ?

Fonctionnalités et avantages

La synchronisation CRM est une fonctionnalité qui permet à Sales Navigator d’associer des profils LinkedIn (membres ou entreprises) aux prospects, aux contacts et aux comptes présents dans votre CRM. Elle offre également tout un éventail de fonctions qui vous permettront de gagner du temps :

  • Enregistrement automatique : les comptes et les contacts associés à des opportunités en cours sont enregistrés automatiquement pour le propriétaire de l’opportunité, ce qui évite à ce dernier de devoir le faire manuellement. En outre, les propriétaires reçoivent des alertes concernant leurs comptes et leurs contacts les plus importants. 

  • Badges CRM : permet de créer des liens vers le CRM depuis l’interface Sales Navigator, et ainsi d’accéder directement aux enregistrements MS Dynamics associés à vos données Sales Navigator. 

  • Écriture différée des activités : permet aux administrateurs Sales Navigator d’activer l’écriture différée des activités. En un clic, les utilisateurs de Sales Navigator peuvent consigner les InMails, les messages, les appels, les notes et les vues PointDrive dans le CRM. De plus, une fois la fonctionnalité activée pour un utilisateur donné, elle mémorise ses préférences et les applique à ses notes et à ses InMails suivants (cette fonctionnalité peut être désactivée par l’utilisateur). 

  • Coordonnées : affiche les coordonnées présentes dans le CRM sur les pages de prospects de Sales Navigator. Ainsi, les utilisateurs peuvent accéder plus facilement à ces informations lorsqu’ils travaillent dans Sales Navigator. 

  • Filtres de recherche : active un nouveau filtre de recherche vous permettant de restreindre les résultats de votre recherche de prospects uniquement aux contacts contenus dans votre CRM ou à ceux qui n’y figurent pas. 

  • Attribution des accès : permet aux administrateurs Sales Navigator d’attribuer des accès en fonction des utilisateurs contenus dans le CRM. 

Limites de la synchronisation CRM à l’heure actuelle

  • Création de données dans le CRM : la fonctionnalité d’écriture différée des activités ne transfère pas, ne met pas à jour et ne crée pas de données sur l’entreprise ou le membre LinkedIn dans le CRM ; elle ne transmet que les activités effectuées par les utilisateurs.

  • Correspondance avec un seul enregistrement CRM : les profils et les comptes LinkedIn ne peuvent être associés qu’à un seul enregistrement CRM. Ainsi, si vous avez volontairement dupliqué un prospect ou un contact CRM, notre modèle ne sélectionnera que la correspondance dont la notation est la plus élevée, et toutes les fonctionnalités ne seront appliquées qu’à ce contact. 

  • Nous ne désenregistrons PAS les données enregistrées automatiquement si des changements sont effectués (par exemple au niveau du propriétaire). Cela dit, les contacts font l’objet d’un nouvel enregistrement automatique s’ils sont associés à de nouvelles opportunités en cours correspondant à de nouveaux propriétaires. 

  • L’écriture différée d’activités spécifiques doit être activée pour chaque utilisateur (une fois l’ option générale activée par l’administrateur pour le contrat/tableau de bord) et peut être désactivée par les utilisateurs en fonction de leurs besoins (les utilisateurs peuvent par exemple choisir les messages spécifiques qu’ils souhaitent consigner). Cette fonctionnalité ne peut pas être activée par défaut pour tous les utilisateurs/toutes les activités. Cependant, une fois activée pour un utilisateur, elle mémorise ses paramètres et les applique aux InMails ou aux notes suivants.  

Exigences techniques

  • La synchronisation CRM n’est disponible que pour les clients disposant de l’éditions Sales Navigator Team ou Enterprise (certaines fonctionnalités sont réservées à l’édition Enterprise) et doit être activée par l’intermédiaire d’un représentant de compte LinkedIn.

  • La synchronisation CRM nécessite que l’accès à l’API soit activé et n’est compatible qu’avec les versions suivantes de Dynamics :
    • Microsoft Dynamics 2016 en ligne (y compris la version 0.1 et la mise à jour 1) ou Dynamics 365 for Sales (en ligne uniquement).
    • Vous aurez besoin d’un compte administrateur Dynamics pour pouvoir installer l’intégration.
  • L’application Sales Navigator pour Microsoft Dynamics, installée par un administrateur Dynamics (nécessaire à l’écriture différée des données dans le CRM. Nous recommandons la dernière version afin que toutes les nouvelles fonctionnalités soient prises en charge).
  • Un compte administrateur Sales Navigator :
    • Afin de pouvoir effectuer des tests plus facilement, nous vous recommandons fortement l’utilisation d’un compte Membre de l’équipe + Administrateur. 

  • Un navigateur compatible avec JavaScript qui permette de se connecter/d’effectuer une configuration dans un environnement dépourvu de cookies (par exemple, mode Incognito dans Chrome, navigation privée dans Firefox, etc.). 

  • L’installation sandbox n’est pas prise en charge pour le moment. 

Fonctionnement (flux de données)

La synchronisation CRM (et l’écriture différée des activités) est un flux de données bidirectionnel qui s’appuie sur des API sûres et dédiées entre Sales Navigator (LinkedIn) et votre CRM. Lorsqu’elles transitent entre Microsoft Dynamics et LinkedIn, les données sont chiffrées à l’aide d’un protocole TLS, qui vient s’ajouter aux API dédiées. Le protocole OAuth est utilisé pour authentifier un seul compte d’intégration administrateur ou système, qui effectue certaines actions au nom des utilisateurs. Les clients gardent ainsi le contrôle de leurs données et les utilisateurs finaux bénéficient d’une expérience utilisateur plus fluide. 

 

Par conséquent, LinkedIn n’a pas accès aux identifiants CRM du membre (administrateur). Par ailleurs, l’administrateur peut annuler le jeton d’accès à tout moment, soit via les préférences administrateur de Sales Navigator, soit via le flux d’autorisation de l’application Microsoft Dynamics du fournisseur d’accès.

Importation et mise en correspondance des données

Quelles données du CRM sont importées dans Sales Navigator ?

Sales Navigator importe/télécharge les données relatives aux opportunités, aux contacts, aux comptes et aux prospects à partir de votre CRM. Ces données sont traitées afin d’identifier les personnes et les entreprises présentes à la fois sur LinkedIn et dans votre CRM. Les correspondances sont établies en se fondant sur un modèle de notation, qui repose sur plusieurs critères tels que le nom, les coordonnées et les informations géographiques. 

L’annexe indique tous les objets et les champs téléchargés utilisés pour établir les correspondances. 

Stratégie d’importation et de mise en correspondance

Les données importées sont stockées en toute sécurité dans une base de données LinkedIn. 

  • Enregistrements correspondants : les comptes et les prospects CRM pour lesquels une correspondance est établie sont accompagnés d’un badge/lien “CRM”. Ceux associés à une opportunité en cours sont enregistrés automatiquement dans Sales Navigator pour le propriétaire de l’opportunité.
    • Badge CRM : tous les enregistrements pour lesquels une correspondance est établie (à savoir, les comptes, les contacts et les prospects CRM) seront accompagnés d’un badge “CRM” dans Sales Navigator. En cliquant sur ce badge, les utilisateurs pourront accéder directement à l’enregistrement CRM correspondant dans Microsoft Dynamics. 
    • Tous les utilisateurs de Sales Navigator peuvent voir le badge “Badge CRM”, même s’ils ne disposent pas des autorisations nécessaires pour voir l’objet correspondant dans le CRM (les autorisations permettent de restreindre les accès au CRM). 

  • Enregistrements sans correspondance : les enregistrements CRM pour lesquels aucune correspondance n’a été établie ne sont pas accompagnés d’un badge CRM. Cependant, les utilisateurs peuvent établir une correspondance manuelle au sein du CRM à l’aide de l’intégration Profils incorporés (widget d’affichage). Les correspondances ainsi créées seront stockées et visibles par tous les utilisateurs inclus dans le contrat Sales Navigator.

  • Correspondances incorrectes : si vous repérez des correspondances incorrectes, vous pouvez utiliser l’intégration Profils incorporés (widget d’affichage) pour les modifier une par une et associer les données au bon prospect/compte Sales Navigator à partir du CRM. Les correspondances corrigées seront stockées pour tous les utilisateurs inclus dans le contrat. 

Le taux de correspondance de l’ensemble des données est agrégé dans un rapport disponible dans la console administrateur de Sales Navigator.

 

Fréquence d’importation des données

Sales Navigator importe les données une première fois lors de la configuration initiale, puis extrait les mises à jour/modifications/nouvelles informations toutes les 12 heures. Les nouvelles données importées sont traitées de manières à ajouter de nouveaux badges, à actualiser les coordonnées, à enregistrer automatiquement les prospects et les comptes, et à mettre à jour les filtres de recherche. Les administrateurs Sales Navigator peuvent vérifier quand a eu lieu la dernière synchronisation CRM en consultant l’horodatage affiché dans les préférences administrateur de Sales Navigator. 

Sales Navigator optimise ses appels d’API vers Microsoft Dynamics à l’aide du module Bulk API. Ce dernier permet d’effectuer des appels groupés et réduit le nombre total d’appels d’API, ce qui permet d’éviter d’atteindre le plafond d’appels d’API du CRM. 

Sales Navigator ne désenregistre PAS les correspondances enregistrées automatiquement si des changements sont effectués (par exemple au niveau du propriétaire). Cela dit, les contacts font l’objet d’un nouvel enregistrement automatique s’ils sont associés à de nouvelles opportunités en cours correspondant à de nouveaux propriétaires.

Exportation des données (écriture différée des activités)

Les administrateurs Sales Navigator peuvent activer l’écriture différée des activités afin de permettre aux utilisateurs de consigner leurs InMails, leurs messages, leurs appels, leurs notes et leurs vues PointDrive dans le CRM.

  • Ainsi, les utilisateurs peuvent procéder à l’écriture différée de certaines activités effectuées dans Sales Navigator (notes, InMails, messages, appels et vues de PointDrive) et les attribuer aux enregistrements de compte/contact/prospect correspondants dans le CRM.  

  • L’écriture différée fonctionne principalement avec les prospects et les contacts du CRM. Pour les comptes CRM, seules les notes sont prises en charge. 

Stratégie d’écriture différée des données

  • Les InMails et les messages sont catégorisés comme “Activités”, tandis que les notes sont catégorisées dans la section “Notes et pièces jointes” de la présentation de page.  

  • Lors de l’écriture différée des activités, l’utilisateur de l’intégration système est défini comme “créateur” et l’utilisateur individuel Sales Navigator comme “propriétaire”.

  • Il est possible de procéder à l’écriture différée d’activités liées à des prospects pour lesquels aucune correspondance n’a été établie, mais ces activités seront enregistrées en tant qu’activités non attribuées. Les utilisateurs devront donc les attribuer manuellement au prospect ou au contact correct dans le CRM. 

Fréquence d’exportation

L’écriture différée des activités dans le CRM a lieu plus fréquemment, toutes les deux à cinq minutes environ.  

Questions fréquentes

Comment LinkedIn utilise-t-il les données CRM importées ?

L’importation des données CRM permet à l’utilisateur final de synchroniser rapidement les comptes et les contacts qui sont pertinents pour lui et d’exploiter tout le potentiel de nos outils Sales Navigator grâce à de meilleures alertes, à une recherche plus efficace et à un accès simple et centralisé aux coordonnées des contacts. De plus, ce système garantit que les actions effectuées dans Sales Navigator sont immédiatement enregistrées dans le CRM, afin qu’aucune information ne soit perdue et que l’équipe commerciale n’ait pas besoin de les saisir manuellement.

Avec votre accord, LinkedIn est également susceptible d’utiliser vos données CRM importées à des fins d’analyse, notamment dans le but de générer votre rapport “ROI” personnalisé. Ce rapport peut vous aider à comprendre l’influence de LinkedIn/Sales Navigator sur les opportunités de votre pipeline, la valeur de ces opportunités et l’efficacité de vos commerciaux pour les concrétiser.

Quels protocoles/mesures de sécurité LinkedIn utilise-t-il pour protéger les données client, et où celles-ci sont-elles stockées ? 

LinkedIn applique une politique stricte en matière de contrôle d’accès et de protection des données client, et se tient aux plus hautes exigences d’intégrité afin de garantir le respect de la propriété intellectuelle. Notre politique de confidentialité définit les données que nous recueillons sur les membres et les clients, ainsi que l’utilisation que nous en faisons : https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy.

De plus, les données importées sont stockées en sécurité sur des bases de données de production dont l’accès est limité et surveillé, et sont chiffrées lorsqu’elles sont au repos. Ces mesures garantissent que vos données privées ne sont jamais utilisées à d’autres fins que celles mentionnées ci-dessus.

Quelles données et personnalisations sont envoyées dans mon CRM ?

L’annexe présente un tableau qui récapitule toutes les données faisant l’objet d’une écriture différée dans le CRM. Notez que les données existantes ne sont jamais écrasées ni fusionnées ; nous n’ ajoutons de nouvelles informations qu’au sein de nouvelles activités ou de nouvelles notes.

L’application Sales Navigator pour Microsoft Dynamics permet de personnaliser certains aspects du CRM. Elle contient des métadonnées, des champs et des types d’enregistrement spécifiques aux activités LinkedIn (InMails et messages, par exemple).

Puis-je supprimer définitivement toutes les données de mon CRM importées dans Sales Navigator ?

Oui. Vous pouvez à tout moment purger toutes les données CRM importées en sélectionnant “Déconnecter la synchronisation CRM”, puis “Oui, purger toutes les données importées précédemment de CRM”.

Nous vous déconseillons d’utiliser cette option si vous souhaitez simplement déconnecter temporairement les données CRM, car la fonctionnalité peut mettre plus de temps à réagir.

Dois-je forcément activer l’écriture différée des données vers mon CRM pour utiliser la fonctionnalité de synchronisation CRM ?

Non. Vous pouvez activer la synchronisation CRM afin d’importer vos données CRM dans Sales Navigator (voir détails plus haut) sans avoir pour autant à activer l’écriture différée des activités. 

Au moment d’activer l’écriture différée des activités, l’administrateur peut choisir les activités spécifiques qui doivent être écrites dans le CRM.

Comment LinkedIn s’authentifie-t-il auprès de mon instance Dynamics ? Quelles sont les mesures de sécurité en place sur cette communication ?

Toutes les intégrations de données utilisent le protocole OAuth afin de faciliter le processus d’intégration et de faire en sorte que les membres aient en permanence le contrôle de leurs données. Dans le cadre de ces intégrations, LinkedIn n’a pas accès aux identifiants du membre (administrateur), et celui-ci peut annuler le jeton d’accès à tout moment, soit via les préférences administrateur de Sales Navigator, soit via le flux d’autorisation de l’application Microsoft Dynamics. Toutes nos communications entre LinkedIn et Dynamics utilisent le protocole TLS 1.2.

LinkedIn a-t-il réalisé des tests d’intrusion ?

Oui, la fonctionnalité de synchronisation CRM a été soumise à des tests d’intrusion internes. À ce jour, nous n’avons connaissance d’aucun problème qui risquerait de compromettre la confidentialité et l’intégrité des données CRM stockées sur la plateforme de LinkedIn.

La synchronisation CRM a-t-elle été certifiée sur Microsoft AppSource ?

Oui. LinkedIn est un partenaire certifié de Microsoft Dynamics et notre intégration est soumise à un processus standard de vérification de la sécurité. La synchronisation CRM n’est pas distribuée via Microsoft AppSource : elle utilise directement l’API Dynamics pour accéder aux données CRM des clients et les écrire.

Quels sont les outils de configuration à disposition des administrateurs pour gérer la fonctionnalité de synchronisation ?

Grâce à LinkedIn, vous pouvez définir quels utilisateurs disposent des fonctionnalités d’enregistrement automatique et d’écriture différée, contrôler l’activation globale de l’écriture différée, mais aussi connaître le moment où les contrats entrent dans votre pipeline et le champ dans lequel les informations sur les revenus sont stockées. Pour obtenir plus de détails, veuillez consulter le guide d’activation de la synchronisation ici. 

Annexe

Objets et champs importés depuis le CRM

Objet Champ Utilisation
Compte
Accountid,_owninguser_value, _parentaccountid_value, customertypecode, revenue, fax, name, numberofemployees, telephone1, industrycode, tickersymbol, websiteurl, createdon, modifiedon 
 		 Associer les comptes CRM aux comptes dans Sales Navigator 


Contact

 contactid,_owninguser_value, _parentcustomerid_value, department,
emailaddress1,fax, firstname, fullname, jobtitle, lastname, leadsourcecode, telephone1, createdon, modifiedon, address1_line1, address1_city, address1_stateorprovince, address1_postalcode, address1_country, address2_line1, address2_city, address2_stateorprovince, address2_postalcode, address2_country

Associer les contacts CRM aux prospects dans Sales Navigator 
Prospect leadid, _owninguser_value, _qualifyingopportunityid_value, statecode, revenue, companyname,emailaddress1,fax, firstname, fullname, 
numberofemployees, jobtitle, lastname, leadsourcecode, mobilephone, telephone1, industrycode, _transactioncurrencyid_value, websiteurl, createdon, modifiedon, address1_line1, address1_city, address1_stateorprovince, address1_postalcode, address1_country, address2_line1, address2_city, address2_stateorprovince, address2_postalcode, address2_country 

Associer les prospects CRM aux prospects dans Sales Navigator 


Opportunité

 

 

opportunityid, _owninguser_value, _parentaccountid_value, estimatedvalue, statecode,  actualclosedate,name, stepname, createdon, modifiedon, _parentcontactid_value 

Filtrer les comptes et les contacts afin d’importer uniquement dans Sales Navigator ceux liés à des opportunités en cours dont le degré d’avancement est supérieur à l’étape sélectionnée dans les préférences de la synchronisation CRM 


Utilisateur système 
 systemuserid,_positionid_value, isdisabled, fullname, firstname, 
lastname, internalemailaddress, mobilephone, title, createdon, modifiedon 
Mapper les utilisateurs du CRM avec les utilisateurs Sales Navigator 
Poste
 positionid, name, _parentpositionid_value, createdon, modifiedon            
Filtrer les utilisateurs du CRM sur des groupes spécifiques pour sélectionner les utilisateurs auxquels attribuer des accès 

Objets et champs écrits dans le CRM

Objet Champ Utilisation


InMails
(activité de tâche personnalisée)

senton, actualstart, subject, ownerid, regardingobjectid_account, description, statecode 

InMails envoyés à des personnes qui ne sont pas des relations 


Message
(activité de tâche personnalisée)

senton, actualstart, subject, ownerid, regardingobjectid_account, description, statecode 

Messages LinkedIn envoyés à des relations de 1er niveau 


Notes
(objet standard)

subject, objectid_account, notetext 

Notes prises sur les comptes ou les prospects dans Sales Navigator 


Tâche (objet standard) 

actualstart, description, ownerid, subject, regardingobjectid_xxx@odata.bind 

Appels passés via l’application Sales Navigator Mobile 
Présentation Pointdrive vue (type d’activité personnalisée) actualstart, ownerid, description li_url,location, senton, subject  Présentation PointDrive vue 

Certifications et normes de conformité

  • LinkedIn est certifiée ISO 27001 et ISO 27018, et se conforme aux obligations de rapport SOC 2 Type I pour la certification SSAE-18

  • LinkedIn justifie des normes de conformité suivantes : 

Pour consulter notre politique de confidentialité, rendez-vous sur la page https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy

Pour plus d’informations sur nos pratiques de sécurité, rendez-vous sur https://security.linkedin.com