Questo documento descrive gli aspetti legati all’implementazione tecnica e alla sicurezza della sincronizzazione CRM di Sales Navigator per Microsoft Dynamics, una funzione che importa i dati del CRM MS Dynamics in Sales Navigator e riporta nel CRM (writeback) specifiche attività di Sales Navigator.  

Che cos’è la sincronizzazione CRM di LinkedIn Sales Navigator?

Attuali funzionalità e vantaggi

La sincronizzazione CRM permette a LinkedIn Sales Solutions di associare persone e aziende ai lead, contatti e account nel tuo CRM, rendendo possibile una serie di funzionalità che ti faranno risparmiare tempo prezioso.

  • Salvataggio automatico – Il salvataggio automatico di account e contatti associati alle opportunità aperte per il proprietario dell’opportunità elimina un passaggio manuale, e garantisce che i proprietari ricevano sempre gli ultimi avvisi sugli account e i contatti più importanti. 

  • Badge CRM – Questa funzione abilita i link al CRM nell’interfaccia di Sales Navigator, che permettono di spostarsi all’istante tra Sales Navigator e i record correlati di MS Dynamics.  

  • Writeback attività – Gli amministratori di Sales Navigator possono abilitare il writeback dell’attività, dando modo agli utenti di Sales Navigator di registrare con un clic messaggi InMail, messaggi, chiamate, note e visualizzazioni PointDrive nel CRM. Una volta attivata per il singolo utente, l’impostazione viene ricordata per il messaggio InMail o la nota seguente. (L’utente può scegliere di disattivarla.) 

  • Informazioni di contatto – Le informazioni di contatto presenti nel CRM vengono visualizzate sulle pagine Lead di Sales Navigator, così l’utente non deve cercarle in un’altra applicazione. 

  • Filtri di ricerca – Un nuovo filtro permette di limitare i risultati delle ricerche di lead ai soli contatti inclusi nel CRM o a quelli non presenti nel CRM. 

  • Assegnazione delle licenze – Gli amministratori di Sales Navigator possono assegnare le licenze in base agli utenti trovati nel CRM. 

Attuali limitazioni della sincronizzazione CRM

  • Creazione di dati nel CRM – La funzionalità di writeback nel CRM non invia, aggiorna o crea dati su aziende o persone di LinkedIn nel CRM: invia solo le attività svolte dagli utenti.

  • Limite di corrispondenza a un solo record CRM – Profili e account LinkedIn possono essere associati a un solo record nel CRM; se hai duplicato volutamente lead o contatti nel CRM, il nostro modello sceglierà il record con la migliore corrispondenza e tutte le funzionalità verranno applicate solo a quel contatto. 

  • Dopo il salvataggio automatico, NON annulleremo automaticamente l’associazione in caso di modifiche, ad esempio a livello di proprietario. Tuttavia, salveremo di nuovo i contatti se verranno associati a nuove opportunità per nuovi proprietari. 

  • Il writeback di attività specifiche deve essere abilitato per i singoli utenti (dopo che l’amministratore ha attivato il controllo per il contratto o la dashboard), e può essere disattivato dagli utenti su base ad hoc (per esempio, gli utenti possono decidere nello specifico quali messaggi riportare nel CRM). Non può essere abilitato come impostazione predefinita per tutti gli utenti e/o le attività, tuttavia l’impostazione scelta dall’utente viene memorizzata dal sistema (persiste per il messaggio InMail o la nota seguente).  

Requisiti tecnici

  • La sincronizzazione CRM è disponibile solo per gli utenti di Sales Navigator Team o Enterprise (alcune funzionalità sono limitate all’edizione Enterprise) e deve essere abilitata da un responsabile del tuo account LinkedIn.

  • La sincronizzazione CRM è compatibile solo con le seguenti versioni di Dynamics con accesso API abilitato:
    • Microsoft Dynamics 2016 online (incluse le release 0.1 e l’aggiornamento 1) o Dynamics 365 for Sales (solo online).
    • Per installare l’integrazione è necessario un account amministratore Dynamics.
  • App Sales Navigator for Microsoft Dynamics, installata da un amministratore Dynamics (richiesto per il writeback dei dati nel CRM; è consigliabile l’uso dell’ultima versione per poter usufruire di tutte le funzionalità più recenti). 
  • Un account amministratore Sales Navigator: 
    • È consigliabile un account Membro del team + Amministratore per semplificare i test. 

  • Browser con JavaScript abilitato e la possibilità di effettuare login/configurazione in un ambiente privo di cookie (esempio: Chrome Incognito, navigazione privata in Firefox ecc.). 

  • Al momento l’installazione Sandbox non è supportata. 

Come funziona (flusso dei dati)

La sincronizzazione CRM (& il writeback dell’attività) è un flusso di dati bidirezionale che si basa su API dedicate e sicure fra Sales Navigator (LinkedIn) e il tuo CRM. I dati in transito fra Microsoft Dynamics e LinkedIn sono crittografati e viaggiano su API dedicate con protocollo TLS. Viene utilizzato il protocollo OAuth per l’autenticazione come singolo amministratore o come account di integrazione di sistema che effettua azioni per conto degli utenti; in questo modo, gli utenti finali usufruiscono di un’esperienza semplice e trasparente e, nel contempo, mantengono il controllo dei propri dati. 

 

Come conseguenza, LinkedIn non ha accesso alle credenziali CRM degli utenti, e l’amministratore può revocare il token di accesso in qualsiasi momento tramite le impostazioni amministratore di Sales Navigator o tramite il flusso di autorizzazione dell’applicazione Microsoft Dynamics del fornitore del servizio.

Importazione e associazione dei dati

Quali dati del CRM vengono importati in Sales Navigator?

Sales Navigator importa/scarica dal CRM i dati su opportunità, contatti, account e lead. Questi dati vengono quindi elaborati per individuare persone e aziende corrispondenti che esistono sia in LinkedIn che nel CRM. Le associazioni si basano su un modello di corrispondenza che utilizza una varietà di criteri, tra cui nomi, informazioni di contatto e informazioni geografiche. 

L’elenco di tutti gli oggetti e i campi scaricati e usati per l’associazione è disponibile in appendice. 

Strategia di importazione e associazione

I dati importati sono archiviati in modo sicuro in un database di LinkedIn. 

  • Record associati – Gli account e i lead del CRM con corrispondenze hanno un badge/link “CRM”, e quelli associati a un’opportunità aperta vengono salvati automaticamente in Sales Navigator per il proprietario dell’opportunità.
    • Badge CRM – Gli utenti vedranno un badge “CRM” in Sales Navigator per tutti i record con corrispondenze (account, contatti e lead nel CRM). Cliccando sul badge passeranno subito al relativo record CRM in Microsoft Dynamics. 
    • Il badge CRM è visibile a tutti gli utenti di Sales Navigator, anche a chi non è autorizzato a visualizzare l’oggetto corrispondente nel CRM (i permessi consentono di limitare l’accesso nel CRM). 

  • Record senza corrispondenza – I record non associati non riportano il badge CRM, ma gli utenti possono creare corrispondenze manualmente dal CRM utilizzando l’integrazione Embedded Profile (Display Widget); le corrispondenze create in questo modo verranno memorizzate e saranno visibili a tutti gli utenti nel contratto Sales Navigator.

  • Corrispondenze sbagliate – Se notano corrispondenze sbagliate, gli utenti possono riassociare manualmente il lead o l’account Sales Navigator dal CRM, su base individuale, utilizzando l’integrazione Embedded Profile (Display Widget); la corrispondenza verrà memorizzata per tutti gli utenti nel contratto. 

I tassi di corrispondenza per tutti i dati sono riportati in forma aggregata nella console amministratore di Sales Navigator.

 

Frequenza di importazione dei dati

Sales Navigator importa i dati una volta durante la configurazione iniziale e in seguito quotidianamente, acquisendo aggiornamenti, modifiche e nuove informazioni ogni 12 ore. Ogni volta che vengono importati nuovi dati, il sistema li elabora per aggiungere nuovi badge e informazioni di contatto, salvare automaticamente lead/account e aggiornare i filtri di ricerca. Gli amministratori di Sales Navigator possono verificare l’ultima sincronizzazione del CRM controllando l’indicatore temporale nelle impostazioni amministratore di Sales Navigator. 

In Sales Navigator, la maggior parte delle chiamate API a Microsoft Dynamics vengono effettuate tramite le API Bulk. In questo modo le chiamate possono essere elaborate in batch: il numero totale di chiamate si riduce e, di conseguenza, diminuisce anche il rischio di raggiungere i limiti di API del CRM.   

Dopo il salvataggio automatico delle corrispondenze, Sales Navigator NON annulla automaticamente l’associazione in caso di modifiche, ad esempio a livello di proprietario. Tuttavia, i contatti saranno salvati di nuovo se verranno associati a nuove opportunità per nuovi proprietari.

Esportazione dei dati (writeback dell’attività)

Gli amministratori di Sales Navigator possono abilitare il writeback dell’attività, consentendo agli utenti di registrare messaggi InMail, messaggi, chiamate, note e visualizzazioni PointDrive nel CRM.

  • Gli utenti possono effettuare il writeback di determinate attività svolte in Sales Navigator (note, messaggi InMail, messaggi, chiamate, visualizzazioni PointDrive) nei record di account, contatti e lead corrispondenti nel CRM. 

  • Il writeback funziona principalmente per i lead e contatti nel CRM; per gli account, supporta solo le note. 

Strategia di writeback dei dati

  • I messaggi InMail e i messaggi sono visualizzati come “Attività” e le note vengono registrate nella sezione “Note e allegati” del layout di pagina.  

  • Durante il writeback, l’utente dell’integrazione di sistema viene impostato come “autore”, mentre il singolo utente Sales Navigator è indicato come “proprietario”.

  • Gli utenti possono sfruttare il writeback anche per le attività su lead senza corrispondenza, ma in tal caso verranno salvate come attività non assegnate e sarà necessario assegnarle manualmente al lead/contatto giusto nel CRM. 

Frequenza dell’esportazione

Le attività vengono esportate nel CRM all’incirca ogni 2-5 minuti.  

Domande frequenti

In che modo LinkedIn utilizza i dati importati dal CRM?

I dati importati dal CRM vengono usati per offrire un servizio in più all’utente finale, che in questo modo può sincronizzare velocemente account e contatti, e utilizzare al meglio gli strumenti di Sales Navigator grazie ad avvisi più mirati, ricerche più complete e un accesso centralizzato alle informazioni di contatto. Inoltre, sono utilizzati per garantire che le azioni svolte in Sales Navigator vengano subito registrate correttamente nel CRM; così, nessuna informazione andrà perduta e il commerciali non rischieranno di ripetere due volte le stesse attività.

Con la tua approvazione, LinkedIn potrebbe anche utilizzare i dati importati dal CRM a scopo di analisi per fornirti report personalizzati sul tuo ROI. I report possono aiutarti a capire l’impatto di LinkedIn/Sales Navigator sulle opportunità nella tua pipeline, il valore di tali opportunità e con quanta efficacia i tuoi commerciali sono in grado di chiuderle.

Quali misure/protocolli di sicurezza vengono usati da LinkedIn per proteggere i dati dei clienti, e dove sono conservati i dati? 

LinkedIn adotta policy molto rigide per il controllo degli accessi e la protezione dei dati,  e si attiene ai più elevati standard di integrità per garantire il rispetto della proprietà intellettuale. La raccolta e l’utilizzo dei dati degli utenti e dei dati relativi ai clienti sono regolati dall’Informativa sulla privacy di LinkedIn: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy.

Inoltre, i dati importati sono archiviati in maniera sicura in database di produzione con accesso limitato e sorvegliato, e sono crittografati anche a riposo; in questo modo, hai la certezza che i tuoi dati non verranno mai usati per scopi diversi da quelli riportati qui sopra. 

Quali dati e personalizzazioni vengono inviati al mio CRM?

I dati inviati al CRM sono specificati nella tabella in appendice. È da notare che nessun dato esistente verrà mai sovrascritto o unito; ci limitiamo ad aggiungere le nuove informazioni all’interno di nuove attività o note.

È possibile personalizzare alcuni aspetti del CRM tramite l’app Sales Navigator for Microsoft Dynamics , che contiene metadati, campi e tipi di record specifici per le attività di LinkedIn (es. messaggi InMail, messaggi).

Posso eliminare in modo permanente i dati inviati dal CRM a Sales Navigator?

Sì. In qualsiasi momento, puoi rimuovere tutti i dati importati dal CRM selezionando “Disconnetti la sincronizzazione del CRM” e l’opzione “Sì, ripulisci tutti i dati CRM precedentemente importati”.

Sconsigliamo di usare questa opzione se la disconnessione è solo temporanea, perché potrebbe ritardare la risposta della funzionalità.

Devo abilitare il writeback dei dati nel mio CRM per poter usare la sincronizzazione CRM?

No. Puoi abilitare la sincronizzazione CRM per importare i dati del CRM in Sales Navigator (trovi i dettagli nelle sezioni precedenti) senza abilitare il writeback dell’attività. 

Se in seguito vorrai abilitare il writeback, come amministratore potrai scegliere le attività specifiche da riportare nel CRM.

Come funziona l’autenticazione di LinkedIn con la mia istanza di Dynamics? Come proteggete le comunicazioni?

Per tutte le integrazioni dati, usiamo il protocollo OAuth per semplificare il processo di autenticazione e garantire che l’utente abbia sempre il controllo sui suoi dati. Per queste integrazioni, LinkedIn non ha accesso alle credenziali dell’utente, che può revocare in qualsiasi momento il token di accesso dalle impostazioni amministratore di Sales Navigator o attraverso il flusso di autorizzazione dell’applicazione Microsoft Dynamics.  Tutte le comunicazioni fra LinkedIn e Dynamics avvengono su una connessione TLS 1.2.

LinkedIn ha condotto test di intrusione?

Sì, abbiamo condotto test di intrusione interni per la funzionalità di sincronizzazione CRM, e a oggi non siamo a conoscenza di alcuna problematica che possa compromettere la riservatezza e l’integrità dei dati CRM archiviati sulla piattaforma LinkedIn.

La sincronizzazione CRM è stata certificata su Microsoft AppSource?

Sì. LinkedIn è un partner Microsoft Dynamics certificato e la nostra integrazione è stata sottoposta a un processo di revisione standard per valutarne la sicurezza. La sincronizzazione CRM non è distribuita tramite Microsoft AppSource, ma usa direttamente l’API Dynamics per consultare e scrivere i dati dei clienti nel CRM.

Quali strumenti di configurazione offrite agli amministratori per gestire la sincronizzazione?

LinkedIn permette di definire quali utenti dispongono delle funzionalità di salvataggio automatico e writeback, di controllare l’attivazione del writeback, ma anche di sapere in quale momento gli affari entrano nella pipeline e in quale campo vengono memorizzate le informazioni sui profitti. Per maggiori dettagli, consulta la guida all’attivazione della sincronizzazione che trovi qui. 

Appendice

Oggetti e campi importati dal CRM

Oggetto Campo Utilizzo
Account
 Accountid,_owninguser_value, _parentaccountid_value, customertypecode, revenue, fax, name, numberofemployees, telephone1, industrycode, tickersymbol, websiteurl, createdon, modifiedon 
 		 Associare gli account nel CRM agli account in Sales Navigator 


Contatto

 contactid,_owninguser_value, _parentcustomerid_value, department,
emailaddress1,fax, firstname, fullname, jobtitle, lastname, leadsourcecode, telephone1, createdon, modifiedon, address1_line1, address1_city, address1_stateorprovince, address1_postalcode, address1_country, address2_line1, address2_city, address2_stateorprovince, address2_postalcode, address2_country

Associare i contatti nel CRM ai contatti in Sales Navigator 
Lead leadid, _owninguser_value, _qualifyingopportunityid_value, statecode, revenue, companyname,emailaddress1,fax, firstname, fullname, 
numberofemployees, jobtitle, lastname, leadsourcecode, mobilephone, telephone1, industrycode, _transactioncurrencyid_value, websiteurl, createdon, modifiedon, address1_line1, address1_city, address1_stateorprovince, address1_postalcode, address1_country, address2_line1, address2_city, address2_stateorprovince, address2_postalcode, address2_country 

Associare i lead nel CRM ai lead in Sales Navigator 


Opportunità

 

 

opportunityid, _owninguser_value, _parentaccountid_value, estimatedvalue, statecode,  actualclosedate,name, stepname, createdon, modifiedon, _parentcontactid_value 

Filtrare gli account e i contatti da importare in Sales Navigator selezionando solo quelli relativi a opportunità aperte la cui fase è successiva alla fase selezionata nelle preferenze di sincronizzazione CRM 


Utente sistema 
 systemuserid,_positionid_value, isdisabled, fullname, firstname, 
lastname, internalemailaddress, mobilephone, title, createdon, modifiedon 
Mappare gli utenti del CRM agli utenti di Sales Navigator 
Posizione
 positionid, name, _parentpositionid_value, createdon, modifiedon            
Filtrare specifici gruppi di utenti del CRM per selezionare gli utenti a cui assegnare le licenze 

Oggetti e campi esportati nel CRM

Oggetto Campo Utilizzo


Messaggio InMail
(attività task personalizzata)

senton, actualstart, subject, ownerid, regardingobjectid_account, description, statecode 

Messaggi InMail inviati a chi non è fra i collegamenti 


Messaggio
(attività task personalizzata)

senton, actualstart, subject, ownerid, regardingobjectid_account, description, statecode 

Messaggi LinkedIn inviati a collegamenti di 1° grado 


Note
(oggetto standard)

subject, objectid_account, notetext 

Note aggiunte ad account o lead in Sales Navigator 


Task (oggetto standard) 

actualstart, description, ownerid, subject, regardingobjectid_xxx@odata.bind 

Chiamate effettuate tramite l’app mobile di Sales Navigator 
Visualizzazione presentazione PointDrive (tipo di attività personalizzato)  actualstart, ownerid, description li_url,location, senton, subject  Visualizzazione presentazione PointDrive 

Certificazioni e standard di conformità

  • LinkedIn mantiene le certificazioni ISO 27001 & ISO 27018, oltre alla certificazione SSAE-18, report SOC 2 Type I

  • LinkedIn soddisfa i seguenti standard di conformità: 

Per visualizzare la nostra Informativa sulla privacy, visita https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy

Per maggiori informazioni sulle nostre procedure di sicurezza, visita https://security.linkedin.com