Questo documento descrive gli aspetti legati all’implementazione tecnica e alla sicurezza della sincronizzazione CRM di Sales Navigator per Salesforce, una funzione che importa i dati del CRM Salesforce in Sales Navigator ed effettua il writeback di specifiche attività di Sales Navigator nel CRM.
Che cos’è la sincronizzazione CRM di LinkedIn Sales Navigator?
Attuali funzionalità e vantaggi
La sincronizzazione CRM permette a LinkedIn Sales Solutions di associare persone e aziende ai lead, contatti e account nel tuo CRM, rendendo possibile una serie di funzionalità che ti faranno risparmiare tempo prezioso.
- Salvataggio automatico – Il salvataggio automatico di account e contatti associati alle opportunità aperte per il proprietario dell’opportunità elimina un passaggio manuale, garantendo inoltre che i proprietari ricevano sempre gli ultimi avvisi sugli account e i contatti più importanti.
- Badge CRM – Questa funzione abilita link al CRM nell’interfaccia di Sales Navigator, che permettono di spostarsi all’istante tra Sales Navigator e i record correlati di Salesforce.
- Writeback attività – Gli amministratori di Sales Navigator possono abilitare il writeback dell’attività. Con un clic, gli utenti di Sales Navigator possono registrare messaggi InMail, messaggi, chiamate e visualizzazioni PointDrive nel CRM. E una volta attivata per il singolo utente, l’impostazione viene ricordata per il messaggio InMail o la nota seguente. (Può essere disattivata dall’utente.)
- Filtri di ricerca – Un nuovo filtro permette di limitare i risultati delle ricerche di lead ai soli contatti inclusi nel CRM o a quelli non presenti nel CRM.
- Informazioni di contatto – Le informazioni di contatto presenti nel CRM vengono visualizzate sulle pagine Lead di Sales Navigator, così l’utente non deve cercarle in un’altra applicazione.
- Report sul ROI (Con consenso) – Questa funzionalità permette al responsabile del tuo account LinkedIn di generare dei report personalizzati sul ROI che mostrano come l’utilizzo di Sales Navigator abbia fornito opportunità o influito su quelle presenti nel CRM.
- Assegnazione delle licenze – Gli amministratori di Sales Navigator possono assegnare le licenze in base agli utenti trovati nel CRM.
Attuali limitazioni della sincronizzazione CRM
- Creazione di dati nel CRM – La funzionalità di writeback nel CRM non invia, aggiorna o crea dati su aziende o persone di LinkedIn nel CRM: invia solo le attività svolte dagli utenti.
- Limite di corrispondenza a un solo record CRM – Profili e account LinkedIn possono essere associati a un solo record nel CRM; se hai duplicato volutamente lead o contatti nel CRM, il nostro modello sceglierà il record con la migliore corrispondenza e tutte le funzionalità verranno applicate solo a quel contatto.
- Dopo il salvataggio automatico, NON annulleremo automaticamente l’associazione in caso di modifiche, ad esempio a livello di proprietario. Tuttavia, salveremo di nuovo i contatti se verranno associati a nuove opportunità per nuovi proprietari.
- Il writeback di attività specifiche deve essere abilitato per i singoli utenti (dopo che l’amministratore ha attivato il controllo per il contratto o la dashboard) e può essere disattivato dagli utenti su base ad hoc (per esempio, gli utenti possono decidere nello specifico quali messaggi riportare nel CRM). Non può essere abilitato come impostazione predefinita per tutti gli utenti e/o le attività. Tuttavia l’impostazione scelta dall’utente viene memorizzata dal sistema (restando invariata per il messaggio InMail o la nota seguente).
Requisiti tecnici
- La sincronizzazione CRM è disponibile solo per gli utenti di Sales Navigator Team o Enterprise (alcune funzionalità sono limitate all’edizione Enterprise) e deve essere abilitata da un responsabile del tuo account LinkedIn.
- La sincronizzazione CRM è compatibile solo con le seguenti versioni di Salesforce: Enterprise, Unlimited, Developer, Performance o Professional con accesso API abilitato.
- Sono supportati Salesforce Classic e Lightning.
- Per installare l’integrazione è necessario un account amministratore Salesforce.
- App Sales Navigator per Salesforce, installata da un amministratore Salesforce (richiesto per il writeback dei dati nel CRM; è consigliabile l’uso dell’ultima versione per poter usufruire di tutte le funzionalità più recenti).
- Un account amministratore di Sales Navigator:
- È consigliabile un account Membro del team + Amministratore per semplificare i test.
- Browser con JavaScript abilitato e la possibilità di effettuare login/configurazione in un ambiente privo di cookie (esempio: Chrome Incognito, navigazione privata in Firefox ecc.).
- Al momento la configurazione della sincronizzazione con sandbox non è supportata.
Come funziona (flusso dei dati)
La sincronizzazione CRM (& il writeback dell’attività) è un flusso di dati bidirezionale che si basa su API dedicate e sicure fra Sales Navigator (LinkedIn) e il tuo CRM. I dati in transito fra Salesforce e LinkedIn sono crittografati e viaggiano su API dedicate con protocollo TLS. Viene utilizzato il protocollo OAuth per l’autenticazione come singolo amministratore o come account di integrazione di sistema che effettua azioni per conto degli utenti; in questo modo, gli utenti finali usufruiscono di un’esperienza semplice e trasparente e, nel contempo, mantengono il controllo dei propri dati.
Come conseguenza, LinkedIn non ha accesso alle credenziali CRM degli utenti, e l’amministratore può revocare il token di accesso in qualsiasi momento tramite le impostazioni amministratore di Sales Navigator o tramite il flusso di autorizzazione dell’applicazione Salesforce del fornitore del servizio.
Importazione e associazione dei dati
Quali dati del CRM vengono importati in Sales Navigator?
Sales Navigator importa/scarica dal CRM i dati su opportunità, contatti, account e lead. Questi dati vengono quindi elaborati per individuare persone e aziende corrispondenti che esistono sia in LinkedIn che nel CRM. Le associazioni si basano su un modello di corrispondenza che utilizza una varietà di criteri, tra cui nomi, informazioni di contatto e informazioni geografiche.
L’elenco di tutti gli oggetti e i campi scaricati e usati per l’associazione è disponibile in appendice.
Strategia di importazione e associazione
I dati importati sono archiviati in modo sicuro in un database di LinkedIn.
- Record associati – Gli account e i lead del CRM con corrispondenze hanno un badge/link “CRM”, e quelli associati a un’opportunità aperta vengono salvati automaticamente in Sales Navigator per il proprietario dell’opportunità.
- Badge CRM – Gli utenti vedranno un badge “CRM” in Sales Navigator per tutti i record con corrispondenze (account, contatti e lead nel CRM). Cliccando sul badge passeranno subito al relativo record CRM in Salesforce.
- Il badge CRM è visibile a tutti gli utenti di Sales Navigator, anche a chi non è autorizzato a visualizzare l’oggetto corrispondente nel CRM (i permessi consentono di limitare l’accesso nel CRM).
Record senza corrispondenza – I record non associati non riportano il badge CRM, ma gli utenti possono creare corrispondenze manualmente dal CRM utilizzando l’integrazione Embedded Profile (Display Widget); le corrispondenze create in questo modo verranno memorizzate e saranno visibili a tutti gli utenti nel contratto Sales Navigator.
- Corrispondenze sbagliate – Se notano corrispondenze sbagliate, gli utenti possono riassociare manualmente il lead o l’account Sales Navigator dal CRM, su base individuale, utilizzando l’integrazione Embedded Profile (Display Widget); la corrispondenza verrà memorizzata per tutti gli utenti nel contratto.
I tassi di corrispondenza per tutti i dati sono riportati in forma aggregata nella console amministratore di Sales Navigator.
Frequenza di importazione dei dati
Sales Navigator importa i dati una volta durante la configurazione iniziale e in seguito quotidianamente, acquisendo aggiornamenti, modifiche e nuove informazioni ogni 12 ore. Ogni volta che vengono importati nuovi dati, il sistema li elabora per aggiungere nuovi badge e informazioni di contatto, salvare automaticamente lead/account e aggiornare i filtri di ricerca. Gli amministratori di Sales Navigator possono verificare l’ultima sincronizzazione del CRM controllando l’indicatore temporale nelle impostazioni amministratore di Sales Navigator.
In Sales Navigator, la maggior parte delle chiamate API a Salesforce vengono effettuate tramite le API Bulk. In questo modo le chiamate possono essere elaborate in batch: il numero totale di chiamate si riduce e, di conseguenza, diminuisce anche il rischio di raggiungere i limiti di API del CRM.
Dopo il salvataggio automatico delle corrispondenze, Sales Navigator NON annulla automaticamente l’associazione in caso di modifiche, ad esempio a livello di proprietario. Tuttavia, i contatti saranno salvati di nuovo se verranno associati a nuove opportunità per nuovi proprietari.
Esportazione dei dati (writeback dell’attività)
Gli amministratori di Sales Navigator possono abilitare il writeback dell’attività, consentendo agli utenti di registrare messaggi InMail, messaggi, chiamate e note nel CRM.
Gli utenti possono effettuare il writeback di determinate attività svolte in Sales Navigator (note, messaggi InMail, messaggi, chiamate) nei record di account, contatti e lead corrispondenti nel CRM.
Il writeback funziona principalmente per i lead e contatti nel CRM; per gli account, supporta solo le note.
Gli amministratori di Sales Navigator possono abilitare un test del writeback dell’attività per i propri utenti sincronizzati.
Strategia di writeback dei dati
I messaggi InMail e i messaggi sono visualizzati come “Attività” e le note vengono registrate nella sezione “Note e allegati” del layout di pagina.
Durante il writeback, l’utente dell’integrazione di sistema viene impostato come “autore”, mentre il singolo utente Sales Navigator è indicato come “proprietario”.
Gli utenti possono sfruttare il writeback anche per le attività su lead senza corrispondenza, ma in tal caso verranno salvate come attività non assegnate e sarà necessario assegnarle manualmente al lead/contatto giusto nel CRM.
Frequenza dell’esportazione
- Le attività vengono esportate nel CRM all’incirca ogni 2-5 minuti.
Domande frequenti
In che modo LinkedIn utilizza i dati importati dal CRM?
I dati importati dal CRM vengono usati per offrire un servizio in più all’utente finale, che in questo modo può sincronizzare velocemente account e contatti, e utilizzare al meglio gli strumenti di Sales Navigator grazie ad avvisi più mirati, ricerche più complete e un accesso centralizzato alle informazioni di contatto. Inoltre, sono utilizzati per garantire che le azioni svolte in Sales Navigator vengano subito registrate correttamente nel CRM; così, nessuna informazione andrà perduta e i commerciali non rischieranno di ripetere due volte le stesse attività.
Con la tua approvazione, LinkedIn potrebbe anche utilizzare i dati importati dal CRM a scopo di analisi per fornirti report personalizzati sul tuo ROI. I report possono aiutarti a capire l’impatto di LinkedIn/Sales Navigator sulle opportunità nella tua pipeline, il valore di tali opportunità e con quanta efficacia i tuoi commerciali sono in grado di chiuderle.
Quali misure/protocolli di sicurezza vengono usati da LinkedIn per proteggere i dati dei clienti, e dove sono conservati i dati?
LinkedIn adotta policy molto rigide per il controllo degli accessi e la protezione dei dati, e si attiene ai più elevati standard di integrità per garantire il rispetto della proprietà intellettuale. La raccolta e l’utilizzo dei dati degli utenti e dei dati relativi ai clienti sono regolati dall’Informativa sulla privacy di LinkedIn: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy.
Inoltre, i dati importati sono archiviati in maniera sicura in database di produzione con accesso limitato e sorvegliato, e sono crittografati anche a riposo; in questo modo, hai la certezza che i tuoi dati non verranno mai usati per scopi diversi da quelli riportati qui sopra.
Quali dati e personalizzazioni vengono inviati al mio CRM?
I dati inviati al CRM sono specificati nella tabella in appendice. È da notare che nessun dato esistente verrà mai sovrascritto o unito; ci limitiamo ad aggiungere le nuove informazioni all’interno di nuove attività o note.
È possibile personalizzare alcuni aspetti del CRM tramite l’app Sales Navigator for Salesforce, che contiene metadati, campi e tipi di record specifici per le attività di LinkedIn (es. messaggi InMail, messaggi).
Posso eliminare in modo permanente i dati inviati dal CRM a Sales Navigator?
Sì. In qualsiasi momento, puoi rimuovere tutti i dati importati dal CRM selezionando “Disconnetti la sincronizzazione del CRM” e l’opzione “Sì, ripulisci tutti i dati CRM precedentemente importati”.
Sconsigliamo di usare questa opzione se la disconnessione è solo temporanea, perché potrebbe ritardare la risposta della funzionalità.
Devo abilitare il writeback dei dati nel mio CRM per poter usare la sincronizzazione CRM?
No. Puoi abilitare la sincronizzazione CRM per importare i dati del CRM in Sales Navigator (trovi i dettagli nelle sezioni precedenti) senza abilitare il writeback dell’attività.
Quando è tutto pronto per abilitare il writeback dell’attività, in qualità di amministratore puoi 1) testare la funzionalità scrivendo un contatto “test” con le relative attività nel CRM e 2) abilitare le singole attività che devono essere scritte nel CRM.
Come funziona l’autenticazione di LinkedIn con la mia istanza di Salesforce? Come proteggete le comunicazioni?
Per tutte le integrazioni dati, usiamo il protocollo OAuth per semplificare il processo di autenticazione e garantire che l’utente abbia sempre il controllo sui suoi dati. Per queste integrazioni, LinkedIn non ha accesso alle credenziali dell’utente, che può revocare in qualsiasi momento il token di accesso dalle impostazioni amministratore di Sales Navigator o attraverso il flusso di autorizzazione dell’applicazione Salesforce. Tutte le comunicazioni fra LinkedIn e Salesforce avvengono su una connessione TLS 1.2.
LinkedIn ha condotto test di intrusione?
Sì, abbiamo condotto test di intrusione interni per la funzionalità di sincronizzazione CRM, e a oggi non siamo a conoscenza di alcuna problematica che possa compromettere la riservatezza e l’integrità dei dati CRM archiviati sulla piattaforma LinkedIn.
La sincronizzazione CRM è stata certificata su Salesforce AppExchange?
Sì. LinkedIn è un partner Salesforce certificato ed è conforme a tutti i requisiti Salesforce. La sincronizzazione CRM non è distribuita tramite Salesforce AppExchange, ma usa direttamente l’API di Salesforce per consultare e scrivere i dati dei clienti in Salesforce.
Quali strumenti di configurazione offrite agli amministratori per gestire la sincronizzazione?
LinkedIn permette di definire quali utenti dispongono delle funzionalità di salvataggio automatico e writeback, di controllare l’attivazione del writeback, ma anche di sapere in quale momento gli affari entrano nella pipeline e in quale campo vengono memorizzate le informazioni sui profitti. Per maggiori dettagli, consulta la guida all’attivazione della sincronizzazione che trovi qui.
Appendice
Oggetti e campi importati dal CRM
| Oggetto | Campi | Utilizzo |
| Lead | Id, City, Company, ConvertedAccountId, ConvertedContactId, ConvertedDate, ConvertedOpportunityId, Country, CreatedDate, Email, FirstName, Industry, IsConverted, IsUnreadByOwner, LastActivityDate, LastName, LastReferencedDate, LastViewedDate, LeadSource, OwnerId, Phone, State, Status, Street, Title, Website, LastModifiedDate | Associare i lead nel CRM ai lead in Sales Navigator |
Contatto | Id, AccountId, CreatedDate, Department, Description, Email, Fax, FirstName, LastActivityDate, LastName, LastModifiedDate, LastReferencedDate, LastViewedDate, LeadSource, MailingStreet, MailingCity, MailingCountry, MailingState, Name, Phone, Title | Associare i contatti nel CRM ai contatti in Sales Navigator |
| Account | Id, Name, Website, AnnualRevenue, NumberOfEmployees, Phone, Industry, Type, BillingStreet, BillingCity, BillingState, BillingCountry, BillingPostalCode, CreatedDate, LastModifiedDate, OwnerId, Description, Fax,ParentId,ShippingCity, ShippingCountry, ShippingPostalCode, ShippingState, ShippingStreet, LastReferencedDate, LastViewedDate, Rating, TickerSymbol,Ownership | Associare gli account nel CRM agli account in Sales Navigator |
Opportunità | Id, AccountId, Amount, CloseDate, CreatedDate, IsClosed, IsWon, LastActivityDate, LastReferencedDate, LastViewedDate, LeadSource, Name, OwnerId, StageName, Type, LastModifiedDate | Abilitare il salvataggio automatico permettendo di
Abilitare i report sul ROI |
OpportunityContactRole | Id, ContactId, IsPrimary, OpportunityId, Role, CreatedDate, LastModifiedDate | Raggruppare le informazioni su opportunità e contatti per elaborarle |
| Utente | Id, Name, Department, Email, FirstName, LastName, Title, Phone, MobilePhone, IsActive, UserRoleId, CreatedDate, LastModifiedDate | Collegare gli utenti del CRM agli utenti di Sales Navigator |
UserRole | Id, Name, ParentRoleId, LastModifiedDate | Filtrare specifici gruppi di utenti CRM per selezionare gli utenti a cui assegnare le licenze |
Oggetti e campi esportati nel CRM
| Oggetto | Campi | Utilizzo |
Messaggio InMail (attività task personalizzata) | ActivityDate, OwnerId, WhoId, WhatId, RecordTypeId, Subject, Status, Description | Messaggi InMail inviati a chi non è fra i collegamenti |
Messaggio (attività task personalizzata) | ActivityDate, RecordTypeId, OwnerId, WhatId, WhoId, Subject, Status, Description | Messaggi LinkedIn inviati a collegamenti di 1° grado |
Note (oggetto standard) | Owner, ParentId, Title, Body | Note aggiunte ad account o Lead in Sales Navigator |
Chiamata (oggetto standard) | RecordTypeId (custom task activity), OwnerId, WhoId, WhatId, Subject, Status, Description | Chiamate effettuate attraverso l’app mobile Sales Navigator |
Certificazioni e standard di conformità
- LinkedIn mantiene le certificazioni ISO 27001 & ISO 27018, oltre alla certificazione SSAE-18, report SOC 2 Type I
- LinkedIn soddisfa i seguenti standard di conformità:
- Sigillo Privacy di TRUSTe
- U.S.-E.U. e U.S.-Swiss Safe Harbor Framework
- Regolamento generale in materia di protezione dei dati (GDPR)
Per visualizzare la nostra Informativa sulla privacy, visita https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy
Per maggiori informazioni sulle nostre procedure di sicurezza, visita https://security.linkedin.com