Dit document beschrijft de technische implementatie en beveiliging van Sales Navigator CRM-synchronisatie voor  Microsoft Dynamics, een functie waarmee CRM-gegevens vanuit MS Dynamics kunnen worden geïmporteerd naar Sales Navigator en bepaalde Sales Navigator-activiteit kunnen worden teruggeschreven naar het CRM-systeem. 

Wat is LinkedIn Sales Navigator CRM-synchronisatie?

Huidige functies en voordelen

CRM-synchronisatie geeft LinkedIn Sales Solutions de mogelijkheid om personen en bedrijven te matchen met leads, contacten en accounts binnen uw CRM-systeem, hetgeen de volgende tijdbesparende functies mogelijk maakt:

  • Automatisch opslaan: het automatisch opslaan van accounts en contacten als een onderdeel van ‘Open Opportunities’ voor de eigenaar van opportunity’s. Dit maakt de handmatige stap overbodig en zorgt ervoor dat die eigenaren altijd de nieuwste meldingen over hun belangrijkste accounts en contacten ontvangen. 

  • CRM-badges: dit koppelt de CRM- en Sales Navigator-interface, hetgeen directe navigatie tussen Sales Navigator en verwante MS Dynamics -gegevens mogelijk maakt. 

  • Terugschrijven van activiteit: biedt Sales Navigator-beheerders de mogelijkheid om activiteiten terug te schrijven. Sales Navigator-gebruikers kunnen met één klik InMails, berichten, telefoongesprekken, opmerkingen en PointDrive-weergaven toevoegen aan het CRM-systeem. Zodra deze mogelijkheid per gebruiker is ingesteld, wordt de instelling onthouden voor de volgende InMail of opmerking. Kan door de gebruiker worden uitgeschakeld. 

  • Contactgegevens:  geeft contactgegevens die aanwezig zijn in het CRM-systeem, weer op Sales Navigator-pagina’s met leads, waardoor u eenvoudiger toegang krijgt tot deze gegevens terwijl u in Sales Navigator werkt. 

  • Zoekfilters: activeert een nieuw zoekfilter waarmee u  zoekresultaten voor leads kunt beperken tot alleen die contacten die zijn opgenomen in uw CRM-systeem of die niet voorkomen in uw CRM-systeem. 

  • Toewijzen van licenties: stelt Sales Navigator-beheerders in staat licenties toe te wijzen op basis van gebruikers die in het CRM-systeem zijn gevonden. 

Huidige beperkingen van CRM-synchronisatie

  • Aanmaken van gegevens in CRM:   via de terugschrijffunctie van het CRM-systeem kunnen geen LinkedIn-bedrijfsgegevens of gegevens van personen worden gepusht, bijgewerkt of aangemaakt. Alleen de activiteiten die gebruikers in beweging zetten worden teruggeschreven.

  • Gegevensmatch-limiet voor één enkele CRM-record: LinkedIn-accounts en profielen kunnen uitsluitend worden gekoppeld aan één CRM-record, dus als u met opzet CRM-leads en -contacten hebt gedupliceerd, kiest ons model de beste match en wordt de gehele functie toegepast op deze contactpersoon. 

  • Als de auto-save items eenmaal zijn verwerkt, maken we dit NIET ongedaan als er zich eigendomswijzigingen of andere wijzigingen voordoen. Toch slaan we contacten automatisch opnieuw op, omdat deze worden geassocieerd met nieuwe open opportunity’s voor nieuwe eigenaren. 

  • Het terugschrijven van specifieke activiteiten moet per gebruiker worden ingeschakeld (nadat de beheerder de controle voor het contract/dashboard activeert) en kan worden gedeactiveerd door gebruikers op een ad hoc-basis (bijvoorbeeld gebruikers kunnen bepalen welke berichten moeten worden teruggeschreven). Dit kan niet standaard worden ingesteld op ‘ingeschakeld’ voor alle gebruikers/activiteiten, maar blijft wel behouden als het eenmaal ingeschakeld is per gebruiker (het onthoudt de instelling voor de volgende InMail of opmerking).  

Technische vereisten

  • CRM-synchronisatie is alleen beschikbaar voor de klanten van de Sales Navigator Team- of Enterprise-editie (sommige functies zijn beperkt tot Enterprise) en moet worden ingeschakeld via een LinkedIn-accountmedewerker.

  • CRM-synchronisatie is alleen compatibel met de volgende versies van Dynamics waarvoor API-toegang is ingeschakeld:
    • Microsoft Dynamics 2016 online (waaronder releases 0.1 en update 1) of Dynamics 365 voor Sales (alleen online).
    • Een Dynamics-beheerdersaccount is vereist wanneer u de integratie installeert.
  • De Sales Navigator for Microsoft Dynamics-app, geïnstalleerd door een Dynamics-beheerder (vereist voor het terugschrijven van gegevens naar het CRM-systeem; de laatste versie wordt aanbevolen om ervoor te zorgen dat alle nieuwste functies worden ondersteund).
  • Een  Sales Navigator-beheerdersaccount:
    • Een teamlid + beheerder-account wordt sterk aanbevolen om eenvoudig tests uit te voeren. 

  • Een browser met JavaScript en de mogelijkheid om in te loggen/te configureren in een cookievrije omgeving (bijvoorbeeld: Chrome Incognito, Firefox Private Browsing, etc.). 

  • Sandbox-installaties worden op dit moment niet ondersteund. 

Hoe het werkt (gegevensstroom)

De CRM-synchronisatie (en het terugschrijven activiteit) is een bidirectionele gegevensstroom die vertrouwt op beveiligde en speciale API’s tussen Sales Navigator (LinkedIn) en uw CRM-systeem. Gegevens worden versleuteld tussen Microsoft Dynamics en LinkedIn, via TLS en speciale API’s. OAuth wordt voor authenticatie gebruikt als acties door één beheerder of systeemintegratieaccount worden uitgevoerd namens gebruikers. Dit zorgt ervoor dat klanten controle houden over hun eigen gegevens en eindgebruikers een gestroomlijnde ervaring hebben. 

 

Dit betekent ook dat LinkedIn geen toegang tot de CRM-inloggegevens van het lid heeft. De beheerder kan op elk moment toegang ontzeggen via de beheerdersinstellingen van Sales Navigator of de Microsoft Dynamics -applicatieverificatie van de serviceprovider.

Gegevens matchen en importeren

Welke gegevens worden er er van CRM naar Sales Navigator geïmporteerd?

Sales Navigator importeert/downloadt opportunity-, contact-, account- en leadgegevens van CRM. Deze gegevens worden verwerkt om bestaande overeenkomende personen en bedrijven zowel op LinkedIn als in uw CRM-systeem te identificeren. Matches worden gebaseerd op een scoremodel dat verschillende criteria gebruikt, zoals namen, contactgegevens en locatiegegevens. 

Een lijst met alle objecten en gedownloade velden voor het matchen is opgenomen in de  bijlage. 

Import- en matchstrategie

Geïmporteerde gegevens worden veilig opgeslagen in een LinkedIn-database. 

  • Gematchte gegevens:  gematchte CRM-accounts en -leads hebben de CRM-badge/-link. Degenen die worden geassocieerd met een open opportunity, worden automatisch opgeslagen in Sales Navigator voor de eigenaar van de opportunity.
    • CRM-badge: gebruikers zien een CRM-badge binnen Sales Navigator voor alle gematchte gegevens (CRM-accounts, -contacten en -leads). Het aanklikken van deze badge bespaart gebruikers tijd en neemt hen onmiddellijk naar de overeenkomende CRM-record binnen Microsoft Dynamics. 
    • De CRM-badge wordt weergegeven voor alle Sales Navigator-gebruikers, zelfs als ze geen toestemming hebben om het overeenkomende object in het CRM-systeem weer te geven  (toestemming beperkt toegang in het CRM-systeem). 

  • Niet-gematchte gegevens: CRM-records die niet worden gematcht, hebben geen CRM-badge, maar gebruikers kunnen handmatig matches creëren binnen het CRM-systeem via de integratie van het ingevoegde profiel (weergavewidget). Matches die op deze manier tot stand komen, worden opgeslagen en zijn voor alle gebruikers van het Sales Navigator-contract zichtbaar.

  • Onjuiste matches: als onjuiste matches worden gevonden, kunnen gebruikers ze handmatig opnieuw matchen met de juiste Sales Navigator-lead of -account binnen het CRM-systeem, op individuele basis, met gebruik van de integratie van het ingevoegde profiel (weergavewidgets). Deze match wordt voor alle gebruikers van het contract opgeslagen. 

Matchpercentages voor alle gegevens worden geaggregeerd gemeld binnen het beheer van Sales Navigator.

 

Frequentie van gegevensimport

Sales Navigator importeert gegevens eenmalig tijdens de aanvankelijke configuratie en vervolgens dagelijks, waarbij elke twaalf uur updates, wijzigingen en nieuwe informatie worden opgehaald. Elke keer dat nieuwe gegevens worden geïmporteerd, worden ze verwerkt om nieuwe badges, contactgegevens, leads/account op te slaan en zoekfilters bij te werken. Sales Navigator-beheerders kunnen de laatste CRM-synchronisatie verifiëren door de tijd te controleren in de beheerdersinstellingen in Sales Navigator. 

Sales Navigator haalt zoveel mogelijk uit API-oproepen met Microsoft Dynamics door middel van bulk-API’s. Op deze manier worden gegevens gebundeld. Daardoor vermindert het aantal API-oproepen   en daardoor de kans dat u API-limieten binnen uw CRM-systeem bereikt. 

Zodra gematchte, automatisch opgeslagen gegevens zijn verwerkt, maakt Sales Navigator dit NIET meer ongedaan  als er wijzigingen van eigendom/andere wijzigingen plaatsvinden. Contacten worden echter automatisch opnieuw opgeslagen zodra ze worden geassocieerd met nieuwe open opportunity’s voor nieuwe eigenaren.

Gegevensexport (terugschrijven van activiteit)

Sales Navigator-beheerders kunnen het terugschrijven van activiteit inschakelen, zodat gebruikers  InMails, berichten, telefoongesprekken, opmerkingen en PointDrive-weergaven kunnen terugschrijven naar het CRM-systeem.

  • Gebruikers kunnen Sales Navigator-activiteiten terugschrijven (opmerkingen,  InMails, berichten, telefoongesprekken, PointDrive-weergaven) naar de gematchte gegevens van het/de account/contact/lead in het CRM-systeem. 

  • Terugschrijven werkt voornamelijk voor CRM-leads/contacten. Het terugschrijven van accounts ondersteunt alleen opmerkingen. 

Strategie voor terugschrijven van gegevens

  • InMails en berichten worden weergegeven als ‘activiteiten’ en opmerkingen worden bijgehouden binnen het onderdeel ‘Opmerkingen en bijlagen’ van de pagina.  

  • Activiteiten worden teruggeschreven met de gebruiker van de systeemintegratie als de ‘maker’ terwijl de individuele Sales Navigator-gebruiker de ‘eigenaar’ is.

  • Gebruikers kunnen activiteiten terugschrijven voor niet-gematchte leads, maar ze worden opgeslagen als niet-toegewezen activiteiten. Gebruikers moeten ze handmatig toewijzen aan de juiste lead/het juiste contact in het CRM-systeem.{109)

Frequentie van het exporteren

Activiteit wordt elke 2-5 minuten teruggeschreven naar het CRM-systeem.  

Veelgestelde vragen

Hoe worden de CRM-gegevens door LinkedIn gebruikt?

De geïmporteerde CRM-gegevens worden gebruikt voor het gemak van de eindgebruiker om snel hun relevante accounts en contacten te synchroniseren en om optimaal gebruik te maken van onze Sales Navigator-tools met betere meldingen, zoekfunctie en eenvoudige gecentraliseerde toegang tot contactgegevens. Daarnaast worden de geïmporteerde CRM-gegevens gebruikt om ervoor te zorgen dat uitgevoerde acties binnen Sales Navigator op de juiste manier en direct worden opgenomen in het CRM-systeem, zodat er geen informatie verloren gaat en dubbel werk niet nodig is voor de salesteams.

Met uw goedkeuring kan LinkedIn ook uw geïmporteerde CRM-gegevens gebruiken voor analyse en om u te voorzien van aangepaste rendementsmeldingen. Deze meldingen kunnen u helpen de invloed van LinkedIn/Sales Navigator (beter) te begrijpen wat betreft opportunity’s in uw pipeline, de waarde van die opportunity’s en hoe efficiënt uw salesprofessionals deals binnenhalen.

Welke beveiligingsprotocollen/maatregelen gebruikt LinkedIn om klantgegevens te beschermen en waar worden de gegevens opgeslagen? 

LinkedIn gebruikt strenge toegangscontrole en een beschermingsbeleid en houdt zich aan de hoogste integriteitsnormen op het gebied van intellectuele eigendom. Ons verzamelen en gebruik van de gegevens van leden en gegevens van klanten zijn onderhevig aan het privacybeleid van LinkedIn: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy.

Daarnaast worden de geïmporteerde gegevens beschermd in productiedatabases met beperkte controletoegang en deze wordt versleuteld. Zodoende worden uw privégegevens alleen gebruikt voor de bovengenoemde doeleinden.

Welke gegevens en aanpassingen worden er naar mijn CRM-systeem gepusht?

De gegevens die worden teruggeschreven naar uw CRM-systeem,  staan  in de tabel  in de  bijlage. Bestaande gegevens worden nooit overschreven of samengevoegd. We sluiten geen nieuwe informatie bij binnen nieuwe activiteiten of opmerkingen.

Beperkte aanpassingen worden binnen uw CRM-systeem gemaakt via de app Sales Navigator for Salesforce, die specifieke metagegevens, velden en gegevenstypen voor LinkedIn-activiteiten bevat (bijvoorbeeld InMails en berichten).

Kan ik gegevens die zijn verzonden van mijn CRM-systeem naar Sales Navigator, permanent verwijderen?

Ja. U kunt alle geïmporteerde CRM-gegevens op elk moment wissen door ‘Disconnect CRM Sync’ en ‘Yes, clean up all previously imported CRM data’ te selecteren.

Als u tijdelijk de verbinding verbreekt, bevelen we deze optie niet aan omdat het de reactie van de functie kan vertragen.

Moet ik het terugschrijven  van gegevens naar mijn CRM-systeem inschakelen om de functie voor CRM-synchronisatie te gebruiken?

Nee. U kunt CRM-synchronisatie inschakelen om  CRM-gegevens (details hierboven)  te importeren naar  Sales Navigator zonder het terugschrijven van activiteiten in te schakelen.

Wanneer u klaar bent om het terugschrijven van activiteiten in te schakelen, kunt u als beheerder ervoor kiezen om de specifieke activiteiten in te schakelen die u wilt schrijven naar het CRM-systeem.

Hoe verifieert LinkedIn mijn Dynamics-account? Hoe is die communicatie beveiligd?

Voor alle gegevensintegraties gebruiken we OAuth om het integratieproces zo naadloos mogelijk te maken en om ervoor te zorgen dat leden zeggenschap houden over hun gegevens. Voor deze integraties heeft LinkedIn geen toegang tot de inloggegevens van leden. Leden kunnen op elk gewenst moment de toegang ontzeggen via de beheerdersinstellingen van Sales Navigator of via de applicatieverificatie van(159)Microsoft Dynamics(160). Alle communicatie tussen LinkedIn en Dynamics gebeurt via TLS 1.2.

Heeft LinkedIn penetratietesten uitgevoerd?

Ja, we hebben volledige interne penetratietesten van de CRM-synchronisatiefunctie uitgevoerd. Tot op heden zijn we ons niet bewust van problemen die de vertrouwelijkheid en integriteit van de CRM-gegevens op het LinkedIn-platform in gevaar brengen.

Is de CRM-synchronisatie gecertificeerd op Microsoft AppSource?

Ja. LinkedIn is een gecertificeerde Microsoft Dynamics-partner en doorloopt een standaardproces waarmee de veiligheid van onze integratie wordt beoordeeld. CRM-synchronisatie wordt niet gedistribueerd via de Microsoft AppSource, maar gebruikt de Dynamics-API rechtstreeks voor het openen en schrijven van CRM-gegevens van klanten.

Welke configuratietools voor beheerders worden er aangeboden om de synchronisatiefunctionaliteit te beheren?

LinkedIn biedt de mogelijkheid om te bepalen welke gebruikers de functie voor automatisch opslaan en terugschrijven hebben en of deze functie is ingeschakeld of niet. Ook biedt LinkedIn de mogelijkheid om duidelijk te maken wanneer deals uw pipeline binnenkomen en in welk veld inkomstengegevens worden opgeslagen. Voor meer informatie kunt u de gids voor het instellen van synchronisatie hier raadplegen. 

Bijlage

Uit het CRM-systeem geëxporteerde objecten en velden

Object Veld Gebruik
Account
 Accountid,_owninguser_value, _parentaccountid_value, customertypecode, revenue, fax, name, numberofemployees, telephone1, industrycode, tickersymbol, websiteurl, createdon, modifiedon 
 		 CRM-accounts matchen met accounts in Sales Navigator 


Contactgegevens

 contactid,_owninguser_value, _parentcustomerid_value, department,
emailaddress1,fax, firstname, fullname, jobtitle, lastname, leadsourcecode, telephone1, createdon, modifiedon, address1_line1, address1_city, address1_stateorprovince, address1_postalcode, address1_country, address2_line1, address2_city, address2_stateorprovince, address2_postalcode, address2_country

CRM-contacten matchen met leads in Sales Navigator
Lead leadid, _owninguser_value, _qualifyingopportunityid_value, statecode, revenue, companyname,emailaddress1,fax, firstname, fullname, 
numberofemployees, jobtitle, lastname, leadsourcecode, mobilephone, telephone1, industrycode, _transactioncurrencyid_value, websiteurl, createdon, modifiedon, address1_line1, address1_city, address1_stateorprovince, address1_postalcode, address1_country, address2_line1, address2_city, address2_stateorprovince, address2_postalcode, address2_country 

CRM-leads matchen met leads in Sales Navigator 


Opportunity

 

 

opportunityid, _owninguser_value, _parentaccountid_value, estimatedvalue, statecode,  actualclosedate,name, stepname, createdon, modifiedon, _parentcontactid_value 

Filter accounts en contacten die u wilt importeren in Sales Navigator door alleen die accounts en contacten te selecteren zijn gerelateerd aan open opportunity’s in een later stadium dan het stadium dat is geselecteerd in de voorkeuren voor CRM-synchronisatie. 


SystemUser 
 systemuserid,_positionid_value, isdisabled, fullname, firstname, 
lastname, internalemailaddress, mobilephone, title, createdon, modifiedon 
CRM-gebruikers toewijzen aan Sales Navigator-gebruikers 
Functie
 positionid, name, _parentpositionid_value, createdon, modifiedon            
CRM-gebruikers filteren in specifieke groepen wanneer u gebruikers selecteert voor het toewijzen van plaatsen 

Naar het CRM-systeem geschreven objecten en velden

Object Veld Gebruik


InMail
(aangepaste taakactiviteit)

senton, actualstart, subject, ownerid, regardingobjectid_account, description, statecode 

InMail-berichten geschreven naar niet-connecties 


Bericht
(aangepaste taakactiviteit)

senton, actualstart, subject, ownerid, regardingobjectid_account, description, statecode 

LinkedIn-berichten aan eerstegraads connecties 


Opmerkingen
(standaardobject)

subject, objectid_account, notetext 

Opmerkingen vastgelegd op basis van accounts en leads in Sales Navigator 


Taak (standaardobject) 

actualstart, description, ownerid, subject, regardingobjectid_xxx@odata.bind 

Oproepen via de mobiele app van Sales Navigator 
PointDrive- presentatie weergegeven (aangepast activiteitstype)  actualstart, ownerid, description li_url,location, senton, subject  Pointdrive- presentatie weergegeven 

Certificering en normen wat betreft de navolging van regelgeving

  • LinkedIn handhaaft ISO 27001 & ISO 27018-certificaties evenals een SSAE-18-certificatie, SOC 2-rapport type I

  • LinkedIn houdt zich aan de volgende compliance-normen: 

Als u het privacybeleid wilt bekijken, gaat u naar https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy.

Voor meer informatie over onze beveiligingsmethodes kunt u {183https://security.linkedin.com bezoeken.