Este documento descreve a implantação técnica e de segurança da sincronização do Sales Navigator com o Microsoft Dynamics, um recurso que importa dados do CRM do MS Dynamics para o Sales Navigator e grava atividades selecionadas do Sales Navigator no CRM. 

O que é a sincronização com o CRM do LinkedIn Sales Navigator?

Recursos e benefícios

A sincronização com o CRM é um recurso que possibilita que as Soluções de Vendas do LinkedIn associe pessoas e empresas aos leads, contatos e contas do seu CRM, o que habilita diversos recursos que poupam tempo:

  • Salvamento automático – salva automaticamente as contas e contatos associados a oportunidades abertas para o proprietário dessas oportunidades, removendo a etapa manual e garantindo que ele sempre obtenha os mais recentes alertas sobre suas contas e contatos mais importantes. 

  • Crachás do CRM – ativa links para o CRM na interface do Sales Navigator, permitindo a navegação imediata entre o Sales Navigator e os registros relacionados no MS Dynamics . 

  • Gravação de atividades – permite aos administradores do Sales Navigator habilitar a gravação de atividades. Com apenas um clique, os usuários do Sales Navigator podem registrar InMails, mensagens, chamadas, notas e visualizações do PointDrive no CRM. E quando habilitado por usuário, a configuração será válida para o InMail ou nota seguinte. (Pode ser desativada pelo usuário.) 

  • Informações de contato – mostra os dados de contato presentes no CRM nas páginas de leads do Sales Navigator,  reduzindo o esforço dos usuários para acessá-los ao trabalhar no Sales Navigator. 

  • Filtros de pesquisa – ativa um novo filtro que limita os resultados de pesquisas de leads aos contatos que constam ou que não constam no seu CRM. 

  • Atribuição de licenças – permite aos administradores do Sales Navigator atribuir licenças com base nos usuários presentes no CRM. 

Atuais limitações da sincronização com o CRM

  • Criação de dados no CRM – a funcionalidade de gravação no CRM não envia, não atualiza nem cria dados de uma pessoa ou empresa do LinkedIn no CRM. Ela só envia as respectivas atividades.

  • Limite de correspondências com registros do CRM – os perfis e contas do LinkedIn só podem ser associados a um registro do CRM. Portanto, se você tiver duplicado deliberadamente os leads ou contatos do CRM, nosso modelo selecionará apenas a melhor correspondência, e todas as funcionalidades serão aplicadas a esse único contato. 

  • Caso ocorra mudança de propriedade ou outro tipo de mudança, NÃO será possível desfazer os salvamentos automáticos após seu processamento. Com isso, os contatos serão salvos automaticamente, pois estão associados a novas oportunidades abertas para novos proprietários. 

  • A gravação de atividades específicas precisa ser habilitada individualmente para cada usuário (depois que o administrador ativa o controle para o contrato/painel) e pode ser desativada de acordo com a preferência dos usuários (ou seja, os usuários podem decidir especificamente quais mensagens querem que sejam gravadas). Não é possível habilitá-la por padrão para todos os usuários/atividades, mas ela ficará registrada quando feita um a um.   

Requisitos técnicos

  • A sincronização com o CRM só está disponível para clientes das edições Sales Navigator Team ou Enterprise (alguns recursos limitam-se à Enterprise) e deve ser habilitada por um representante de conta do LinkedIn.

  • A sincronização com o CRM é compatível apenas com as seguintes versões do Dynamics com acesso à API habilitado:
    • Microsoft Dynamics 2016 on-line (incluindo a versão 0.1 e a atualização 1) ou Dynamics 365 for Sales (on-line apenas).
    • É necessário ter conta de administrador do Dynamics para instalar a integração.
  • O aplicativo Sales Navigator para o Microsoft Dynamics instalado por um administrador do Dynamics (obrigatório no caso da gravação de dados no CRM. Recomenda-se a versão mais recente para garantir o suporte aos recursos mais recentes). 
  • Uma conta de administrador do Sales Navigator:
    • Recomendamos uma conta de membro de equipe e outra de administrador para facilitar os testes. 
  • Navegador com JavaScript habilitado com a possibilidade de acessar ou configurar o sistema em um ambiente sem cookies (ex.: Chrome Incognito, Firefox Private Browsing etc.). 

  • No momento, não há suporte a instalações sandbox. 

Como funciona (fluxo de dados)

A sincronização com o CRM (e a gravação de atividades) é um fluxo de dados bidirecional que depende de APIs seguras e dedicadas entre o Sales Navigator (LinkedIn) e o CRM. Os dados são criptografados em trânsito entre o Microsoft Dynamics e o LinkedIn, com base em TLS via APIs dedicadas. Para autenticação, usa-se o OAuth como conta de administrador único ou de integração do sistema que executa ações em nome dos usuários. Isso garante aos clientes o controle dos dados e propicia uma experiência única aos usuários finais. 

 

Por isso, o LinkedIn não tem acesso às credenciais de CRM dos usuários, e o administrador pode revogar o token de acesso quando quiser por meio das configurações do administrador do Sales Navigator ou do fluxo de autorização do aplicativo Microsoft Dynamics do provedor de serviços.

Importação e correspondência de dados

O que é importado do CRM para o Sales Navigator?

O Sales Navigator importa/baixa do CRM dados de oportunidades, contatos, contas e leads. Esses dados são processados para identificar as pessoas e empresas correspondentes que existem no LinkedIn e no seu CRM. As correspondências se baseiam num modelo de pontuação que usa diversos critérios, entre os quais nomes, informações de contato e informações geográficas. 

A lista com todos os objetos e campos baixados e utilizados na correspondência pode ser encontrada no apêndice

Estratégia de importação e vinculação

Os dados importados ficam armazenados com segurança num banco de dados do LinkedIn. 

  • Registros vinculados – as contas e leads com correspondência no CRM exibirão um crachá/link do “CRM” utilizado, e os que estiverem associados a oportunidades serão salvos automaticamente no Sales Navigator para os proprietários das mesmas.
    • Crachá do CRM – os usuários verão um crachá do “CRM” em todos os registros correspondentes (contas, contatos e leads do CRM) no Sales Navigator. Clicando nesse crachá, os usuários poupam tempo pois são direcionados ao registro correspondente no Microsoft Dynamics. 
    • O “crachá do CRM” é exibido para todos os usuários do Sales Navigator, mesmo que eles não tenham permissão para visualizar o objeto correspondente no CRM (as permissões restringem o acesso ao CRM). 
  • Registros do CRM sem correspondência – os registros do CRM para os quais não há nenhuma correspondência não apresentarão o crachá. Porém, os usuários podem criar vinculações manualmente dentro do próprio CRM usando os perfis integrados (widget de exibição). As vinculações estabelecidas serão armazenadas e ficam visíveis para todos os usuários no contrato do Sales Navigator.

  • Correspondências incorretas – caso surjam correspondências incorretas, os usuários poderão usar os perfis integrados (widget de exibição) e refazê-las manualmente com cada lead/conta correto do SN no CRM. Essas correspondências serão armazenadas para todos os usuários no contrato. 

As médias de correspondência dos dados são apresentadas no console do administrador do Sales Navigator.

 

Frequência de importação de dados

O Sales Navigator importa dados uma vez durante a configuração inicial e também diariamente, extraindo atualizações/alterações/novas informações a cada 12 horas. Cada vez que há importação de novos dados, eles são processados para acrescentar novos crachás e informações de contato, salvar leads/contas automaticamente e atualizar filtros de pesquisa. Os administradores do Sales Navigator podem verificar a última sincronização com o CRM por meio do carimbo de data e hora das configurações do administrador do Sales Navigator. 

O Sales Navigator extrai o máximo de suas chamadas de API para o Microsoft Dynamics usando as APIs em lote. Esse recurso permite que as chamadas sejam agrupadas em lotes, reduzindo assim o total de chamadas e diminuindo a probabilidade de que os limites da API do CRM sejam atingidos. 

Após o processamento dos salvamentos automáticos vinculados, o Sales Navigator NÃO poderá mais desfazê-los caso ocorra mudança de propriedade ou outro tipo de mudança. Entretanto, os contatos tornam a ser salvos automaticamente, pois estão associados a novas oportunidades abertas para novos proprietários.

Exportação de dados (gravação de atividades)

Os administradores do Sales Navigator podem habilitar a gravação de atividades, o que permite aos usuários registrar InMails, mensagens, chamadas, notas e visualizações do PointDrive no CRM.

  • Os usuários podem fazer a gravação de determinadas atividades do Sales Navigator (notas, InMails, mensagens, chamadas e visualizações do PointDrive) nos registros de contas/contatos/leads vinculados do CRM.  

  • A gravação funciona principalmente com leads, contatos e contas do CRM e só é compatível com notas. 

Estratégia de gravação de dados

  • Os InMails e mensagens são exibidos como “atividades”, e as notas são registradas na seção “Notas e anexos” do layout de página.  

  • A gravação de atividades é feita com o usuário de integração do sistema como “criador”, enquanto o usuário individual do Sales Navigator é o “proprietário”.

  • Os usuários podem fazer a gravação das atividades de leads sem correspondência, mas elas serão salvas como atividades não atribuídas, e eles precisarão atribuí-las manualmente ao lead/contato correto do CRM.  

Frequência de exportação

A gravação de atividades no CRM é mais frequente, em geral a cada 2-5 minutos.  

Perguntas frequentes

Como o LinkedIn utiliza os dados importados do CRM?

Os dados importados do CRM são usados para propiciar aos usuários finais a comodidade de sincronizar rapidamente suas contas e contatos relevantes e aprimorar a utilização das ferramentas do nosso Sales Navigator com melhores alertas e pesquisas, além de acesso centralizado fácil a informações de contato. Além disso, os dados importados do CRM são utilizados para garantir que as ações empreendidas no Sales Navigator sejam imediata e devidamente registradas no CRM, de modo que não haja perda de informações nem necessidade de executar duas vezes as mesmas ações por parte das equipes de vendas.

Com sua aprovação, o LinkedIn também pode analisar os dados importados do seu CRM para fornecer-lhe relatórios personalizados de “ROI”. Esses relatórios podem ajudar você a entender a influência do LinkedIn/Sales Navigator sobre as oportunidades do seu pipeline, o valor dessas oportunidades e o grau de eficiência com que seus profissionais de vendas são capazes de fechá-las.

Quais são os protocolos/medidas de segurança adotados pelo LinkedIn para proteger os dados dos clientes e onde esses dados são armazenados? 

Além de empregar controles de acesso e políticas de proteção rigorosos, o LinkedIn segue altos padrões de integridade no que se refere à propriedade intelectual. Nossa coleta e nosso uso de dados de usuários e dados relacionados aos clientes são regidos pela Política de Privacidade do LinkedIn: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy.

Além disso, os dados importados são guardados com segurança em bancos de dados com acesso limitado e auditado. Esses dados também são criptografados quando estão inativos, o que garante que seus dados privados jamais sejam usados senão para os fins acima mencionados.

Quais os dados e personalizações enviados ao meu CRM?

Os dados que são gravados no CRM são especificados em uma tabela específica do apêndice. Vale ressaltar que os dados existentes jamais são substituídos ou misturados, nós apenas anexamos novas informações a novas atividades ou notas.

As personalizações feitas no CRM por meio do aplicativo Sales Navigator para o Microsoft Dynamics , que contém metadados, campos e tipos de registros específicos de atividades do LinkedIn (ex.: InMails, mensagens), são limitadas.

Posso excluir definitivamente algum dado enviado do meu CRM para o Sales Navigator?

Sim. Você pode expurgar quando quiser todos os dados importados do CRM selecionando “Desconectar sincronização com o CRM” e “Sim, limpar todos os dados anteriormente importados do CRM”.

Não recomendamos o uso dessa opção se você desejar apenas desconectar temporariamente os dados do CRM, pois o recurso pode demorar mais para responder.

Preciso habilitar a gravação de dados para meu CRM se quiser usar o recurso de sincronização com o CRM?

Não. Você pode habilitar a sincronização com o CRM para importar dados do CRM (detalhes acima) para o Sales Navigator sem ativar a gravação de atividades. 

Como administrador, você pode decidir habilitar especificamente as atividades que desejar gravar no CRM.

Como o LinkedIn faz a autenticação em minha instância do Dynamics? Como é garantida a segurança dessa comunicação?

Em todas as integrações de dados, usamos OAuth para tornar o processo de integração ininterrupto e para garantir aos usuários o controle constante de seus dados. Nessas integrações, o LinkedIn não tem acesso às credenciais dos usuários, e estes podem revogar o token de acesso quando quiserem por meio das configurações de administrador do Sales Navigator ou do fluxo de autorização do aplicativo Microsoft Dynamics . Toda a comunicação entre o LinkedIn e o Dynamics se processa via TLS 1.2.

O LinkedIn fez algum teste de invasão?

Sim, realizamos diversos testes de invasão do recurso de sincronização com o CRM e, até o momento, não detectamos nenhum problema que comprometesse a confidencialidade nem a integridade dos dados de CRM armazenados na plataforma do LinkedIn.

A sincronização com o CRM tem certificação da Microsoft AppSource?

Sim. O LinkedIn é parceiro certificado do Microsoft Dynamics e, no caso desta integração, submeteu-se a um processo padrão de revisão de segurança. A sincronização com o CRM não é distribuída pela Microsoft AppSource. Ela usa diretamente a API do Dynamics para acessar e gravar os dados de CRM dos clientes.

Quais as ferramentas de configuração do administrador oferecidas para gerenciar a sincronização?

O LinkedIn permite definir: 1) os usuários que podem ter salvamento automático e gravação de atividades, 2) se a gravação será ou não habilitada, 3) quando as oportunidades entram no seu pipeline e 4) em qual o campo serão armazenados os dados de receita. Para mais detalhes, consulte o guia de habilitação da sincronização aqui

Apêndice

Objetos e campos importados do CRM

Objeto Campo Utilização
Conta
Accountid,_owninguser_value, _parentaccountid_value, customertypecode, revenue, fax, name, numberofemployees, telephone1, industrycode, tickersymbol, websiteurl, createdon, modifiedon 
 
Associar as contas do CRM às contas do Sales Navigator 


Contato

contactid,_owninguser_value, _parentcustomerid_value, department,
emailaddress1,fax, firstname, fullname, jobtitle, lastname, leadsourcecode, telephone1, createdon, modifiedon, address1_line1, address1_city, address1_stateorprovince, address1_postalcode, address1_country, address2_line1, address2_city, address2_stateorprovince, address2_postalcode, address2_country


Associar os contatos do CRM aos leads do Sales Navigator 

Lead leadid, _owninguser_value, _qualifyingopportunityid_value, statecode, revenue, companyname,emailaddress1,fax, firstname, fullname, 
numberofemployees, jobtitle, lastname, leadsourcecode, mobilephone, telephone1, industrycode, _transactioncurrencyid_value, websiteurl, createdon, modifiedon, address1_line1, address1_city, address1_stateorprovince, address1_postalcode, address1_country, address2_line1, address2_city, address2_stateorprovince, address2_postalcode, address2_country 


Associar os leads do CRM aos leads do Sales Navigator 



Oportunidade

 

 

opportunityid, _owninguser_value, _parentaccountid_value, estimatedvalue, statecode,  actualclosedate,name, stepname, createdon, modifiedon, _parentcontactid_value 

Filtrar contas e contatos a serem importados para o Sales Navigator, selecionando apenas os que estiverem relacionados a oportunidades abertas cujo estágio seja posterior ao estágio selecionado nas preferências de sincronização com o CRM 



SystemUser 
systemuserid,_positionid_value, isdisabled, fullname, firstname, 
lastname, internalemailaddress, mobilephone, title, createdon, modifiedon 


Mapear usuários do CRM a usuários do Sales Navigator 

Cargo
positionid, name, _parentpositionid_value, createdon, modifiedon            


Filtrar usuários do CRM em grupos específicos quando selecionar usuários para atribuição de licenças 

Objetos e campos gravados no CRM

Objeto Campo Utilização


InMail
(atividade de tarefa personalizada)



senton, actualstart, subject, ownerid, regardingobjectid_account, description, statecode 



Mensagens de InMail enviadas a usuários que não são conexões 



Mensagem
(atividade de tarefa personalizada)



senton, actualstart, subject, ownerid, regardingobjectid_account, description, statecode 



Mensagens de InMail enviadas a conexões de 1º grau 



Notas
(objeto padrão)



subject, objectid_account, notetext 



Notas capturadas em contas ou leads do Sales Navigator 



Tarefa (objeto padrão) 


actualstart, description, ownerid, subject, regardingobjectid_xxx@odata.bind 



Chamadas telefônicas feitas com o aplicativo Sales Navigator Mobile 

Apresentação do Pointdrive visualizada (tipo de atividade personalizada)  actualstart, ownerid, description li_url,location, senton, subject  Apresentação do Pointdrive visualizada

Certificados e padrões de conformidade

  • O LinkedIn possui os certificados ISO 27001 & ISO 27018, além de um certificado SSAE-18, SOC 2 Type I report

  • O LinkedIn atende aos seguintes padrões de conformidade: 

Para conhecer nossa Política de Privacidade, acesse https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy

Para mais informações sobre nossas práticas de segurança, visite https://security.linkedin.com