¿Qué es un flujo de ventas?
Flujo de ventas: guía completa para responsables de ventas
Aprende todo lo que necesitas sobre un flujo de ventas, desde qué es hasta cómo evaluarlo, para tener una panorámica completa de todas las fases por las que pasan tus posibles clientes.
Cuando piensas en una venta, seguramente te viene a la cabeza el cierre del acuerdo. Pero para entender bien cómo funciona el proceso de venta, necesitas saber qué engloba desde el principio hasta el final. ¿Cómo avanza tu posible cliente por cada fase del ciclo de ventas hasta que se convierte en comprador? Eso es el flujo de ventas.
Cuanto más control e información tengas sobre el tuyo, más oportunidades habrá de convertir a los clientes y, en última instancia, generar más ingresos. Se puede conseguir un flujo de ventas robusto mediante una gestión estratégica. Para empezar, hemos recopilado esta completa guía sobre flujos de ventas, en la que veremos:
¿Qué es un flujo de ventas?
El flujo de ventas ofrece una representación visual del punto en el que se encuentran tus posibles clientes. A medida que tus posibles clientes avancen por el flujo de ventas completando actividades específicas, que puedes identificar en tu CRM, más fácil lo tendrás para materializar el cierre del acuerdo, además de prever los ingresos y el estado de tu negocio.
Por lo general, los posibles clientes avanzan por el flujo de ventas a velocidades distintas en función de su nivel de interés, de la demanda y de cuánto hayan investigado sobre el tipo de producto o servicio que estás ofreciendo. Los procesos de ventas varían entre empresas dependiendo de la complejidad de la oferta del producto o servicio, por lo que tu ciclo no se parecerá a ningún otro. No obstante, debería ser un reflejo del recorrido típico del comprador, que comprende lo siguiente:
- Conocimiento: el comprador es consciente de que tiene un problema o una oportunidad específicos
- Percepción: el comprador define sus obstáculos y necesidades, y se informa sobre posibles soluciones
- Decisión: el comprador ultima su decisión y empieza a comparar ofertas de distintas empresas
Ventajas de un flujo de ventas
Información de los posibles clientes e indicadores
Los flujos de ventas ofrecen a los comerciales la información que necesitan para indicar qué acuerdos es más probable que se cierren.
Rendimiento del equipo de ventas
Los flujos de ventas te permiten ver el rendimiento de tu equipo de ventas para analizar en qué punto se encuentra cada comercial con respecto a los objetivos.
Anticipación de los ingresos
Los flujos de ventas indican el valor de los posibles acuerdos, lo que te ayuda a predecir mejor los ingresos mensuales.
Flujo de ventas frente al embudo de ventas
Los términos flujo de ventas y embudo de ventas suelen usarse como sinónimos, pero en realidad son procesos distintos que ni muestran los mismos datos ni lo hacen de la misma forma. Un embudo de ventas gira en torno a los posibles clientes e incluye las fases por las que pasan antes de convertirse en compradores. En cambio, un flujo de ventas hace referencia a los pasos que los posibles clientes siguen en el proceso de ventas que has adoptado, desde el inicio hasta el cierre de un acuerdo.
Tampoco hay que confundir un flujo de ventas con una previsión de ventas. Aunque se analizan a partir de conjuntos de datos similares, un flujo de ventas se centra en lo que deben hacer los comerciales durante el proceso de ventas, mientras que una previsión de ventas estima los ingresos que puede conseguir potencialmente una empresa si esas oportunidades se llevan a término.
Fases de un flujo de ventas
Cuanto más complejo sea tu producto o servicio, más largo será el ciclo de ventas y más fases integrará el flujo de ventas. Normalmente, el flujo de ventas tiene entre 5 y 7 fases que suelen implicar la captación de las ventas, el afianzamiento de la relación con los posibles clientes y la gestión de las objeciones. Si tu negocio sigue un proceso de ventas B2B típico, tu flujo podría parecerse al siguiente:
1. Captación
Generar contactos implica contactar con varios posibles clientes de una vez mediante varias campañas, pero en ventas, la captación de clientes requiere de un enfoque más personalizado para atraer a personas que quieran usar tu producto o servicio. Con los métodos estándar y de atracción de captación de clientes, los comerciales pueden evaluar el interés de los posibles compradores a través de emails personalizados, recomendaciones de otros clientes, eventos del sector y ventas con redes sociales. Obtén más información sobre cómo captar clientes durante el proceso de venta con nuestra completa guía.
2. Cualificación de los posibles clientes
En este paso fundamental, te centrarás en crear tu perfil de cliente ideal para filtrar los posibles clientes. Identifica rasgos como el sector de preferencia, la ubicación, el tamaño de la empresa, los problemas principales y otras características clave que te ayuden a decidir si alguien es adecuado para tu producto o servicio.
Para lograr que los posibles clientes avancen por las fases del flujo de ventas, ofréceles una guía, un seminario web, un caso práctico u otro recurso gratuito en la primera toma de contacto para determinar si les interesa obtener más información sobre lo que ofrece tu empresa.
3. Reunión/demostración
Después de haber filtrado los posibles clientes que no estén preparados para comprar o no sean adecuados, puedes empezar a reducir los que sí. Cuando tengas tu lista de posibles compradores, programa una reunión para presentarles tu producto o servicio. En esta fase evaluarás si hay un caso de negocio para que el comprador reciba una propuesta.
4. Propuesta
Ahora puedes hacer una oferta en firme a tu posible comprador resumiendo cómo tu empresa puede ayudarle a abordar sus necesidades. Expón cómo los precios que propones están a la altura del valor de tu producto para compensar el coste de interacción. Este también es el punto del ciclo del flujo de ventas en el que expondrás qué ventajas únicas diferencian a tu producto o servicio de la competencia. Es fundamental que adaptes tu propuesta a los problemas específicos de tu posible cliente y le ofrezcas una propuesta personalizada, no una general.
5. Negociación/compromiso
Una vez que tu posible cliente ya ha expresado interés en comprar tus servicios, llega la fase de la negociación. Los posibles clientes pueden tener alguna reticencia o peticiones adicionales que requieran negociar la propuesta inicial. Por tanto, puedes estudiar la posibilidad de ampliar o reducir el ámbito de trabajo, ajustar el precio o las condiciones, y establecer otras expectativas para acordar una propuesta que beneficie a ambas partes.
6. Cerrar el acuerdo
Acabas de cerrar un acuerdo. ¡Es hora de celebrarlo! Pónselo fácil a tu cliente y mándale el contrato a través de un servicio electrónico que le permita firmar y enviar el documento cómodamente desde cualquier lugar. Después, puedes avanzar a la fase de gestión del pedido.
Nota: Hay ocasiones en las que el comprador no está preparado aún para cerrar el acuerdo. Puedes marcar estos casos como «desarrollo» y retomar el contacto más adelante.
7. Retención
El flujo de ventas no se acaba cuando cierras el acuerdo. De hecho, la experiencia real del cliente no ha hecho más que empezar. En este punto, los comerciales pueden aprovechar aún más sus ofertas y hacer que su empresa destaque en el mercado. Como tu nuevo cliente esperará un servicio muy atento durante la fase de orientación inicial junto con un control regular del progreso de la cuenta, es fundamental mantener una buena comunicación.
Mantén viva la conversación usando técnicas de ventas cruzadas con tus clientes actuales para ofrecerles otros servicios de los que podrían beneficiarse. Cuando el contrato esté a punto de vencer, puedes analizar opciones de renovación o incluso ampliar las ventas con soluciones premium que puedan resultarles de interés. Lo fundamental es que hayas tratado bien a tus nuevos clientes al final del día, porque las futuras ventas y recomendaciones pueden depender de ello.
Cómo crear un flujo de ventas
Ahora que sabes qué es un flujo de ventas, por qué es importante y cómo son las fases, ¿cómo puedes crear uno? Este será único para tu proceso de ventas, tu empresa y lo que vendes, pero hay ciertas generalidades a la hora de crearlo. Después, puedes adaptarlo a tus necesidades específicas.
1. Identifica a tus compradores y las fases de tu flujo de ventas
Primero, consolida tus posibles clientes y ubícalos en sus respectivas fases en función del punto en el que se encuentren en el recorrido de compra. Por ejemplo, si has contactado con un posible cliente y compartido una guía promocional, dicha persona estaría en la fase de cualificación. Si ha solicitado una demostración de tu producto, estaría en la fase de reunión/demostración. ¿Ha demostrado que está listo para comprar y quizá habéis hablado sobre las condiciones de tu propuesta? Entonces puedes ubicarlo en la fase de cierre del acuerdo.
Identificar en qué fases están tus posibles clientes te ayudará a organizar cada oportunidad fase por fase.
2. Delega las actividades de ventas entre los miembros de tu equipo
Con tantas responsabilidades como implican las distintas fases, deberás asignar tareas específicas a tu equipo de ventas para garantizar que todo vaya como la seda. Si has decidido que la primera fase de tu flujo de ventas será iniciar el contacto, identifica las correspondientes actividades de ventas. Las tareas pueden incluir enviar emails, controlar los indicadores, recopilar y compartir las ventajas para los posibles clientes, y crear contenido promocional. Asignar responsabilidades específicas a tus ventas simplificará el proceso y te ayudará a que todo el mundo tenga claras sus funciones.
3. Establece la duración de tu ciclo de ventas
La duración de tu ciclo de ventas variará según lo poco o lo mucho que tus comerciales tarden en cerrar los acuerdos. Determina si se aplica alguno de los factores siguientes:
Complejidad: si tu producto o servicio es complejo, el ciclo de ventas durará más porque se necesitarán varias personas o equipos para ayudar a los posibles clientes a entender esas complejidades y convencerlos para que compren.
Personalización: ¿tu producto o servicio requiere personalización? Si es así, el acuerdo puede tardar más en cerrarse debido a los requisitos especiales del cliente.
Fuente del posible cliente: los posibles clientes conseguidos con métodos de atracción, como recomendaciones directas o contactos de redes sociales, funcionan mejor que las ventas estándar, como las llamadas telefónicas o el marketing por email.
4. Determina el tamaño ideal de tu flujo de ventas
Aquí tienes que analizar en detalle los objetivos de tu equipo para identificar a cuántos posibles clientes están siguiendo tus comerciales. Con el tiempo, los posibles clientes pierden el interés y puede que no terminen en venta, por lo que no basta con intentar alcanzar un objetivo de ventas. De hecho, el 24 % de los acuerdos proyectados no se materializan.
Para garantizar que tus oportunidades lleguen a la última fase de tu flujo de ventas, tienes que empezar con un número mucho más alto de posibles clientes. Por ejemplo, en retrospectiva desde tu objetivo de ventas, si tu equipo tiene que cerrar 500 acuerdos, deberás tener al menos 1.000 posibles clientes en tu cartera.
5. Elimina los posibles clientes inactivos del flujo
Como hemos comentado antes, los posibles clientes no lo son para siempre. Controla su antigüedad para determinar si han sobrepasado la duración de tu ciclo de ventas. Si siguen siendo aptos, dales prioridad. Si no, trasládalos a tu lista de posibles clientes infructuosos.
Junto con el reparto de tareas, deberás suministrar a las personas de tu equipo un sistema que les permita hacer un seguimiento de los posibles clientes, incluyendo los plazos, la frecuencia y el método de contacto. Esto permitirá eliminar los posibles clientes estancados sin probabilidad de convertirse y agilizar el flujo.
6. Define los indicadores de tu flujo de ventas
Los flujos de ventas cambian según las actividades, por lo que controlar los indicadores puede ayudarte a garantizar que su estado sea bueno. Cuando definas tus objetivos de ventas, controla indicadores como el valor medio de los acuerdos, la tasa media de oportunidades cerradas y la tasa de conversión. Así podrás identificar cuántos acuerdos necesita cerrar tu equipo para obtener beneficios. También trataremos esta cuestión en detalle.
Como puedes ver, el flujo de ventas tiene que discurrir bien para que su estado sea bueno. Analízalo con regularidad para tener datos uniformes y fiables sobre cada oportunidad. En definitiva, conseguir posibles clientes nuevos, cualificarlos y afianzar la relación con ellos para generar interés en tu producto derivará en cierres de acuerdos.
Gestión del flujo de ventas
La gestión del flujo de ventas es una estimación de los ingresos que conseguirán tus comerciales a partir de los posibles clientes actuales. Con un control periódico, tu equipo de ventas puede organizar sus posibles clientes para contrastar sus acuerdos con sus objetivos. Gestionar tu flujo de ventas también puede ayudarte a detectar pequeños problemas antes de vayan a peor y puedan afectar a los ingresos.
Para estimar tus ingresos, tendrás que conocer los siguientes indicadores (tu CRM también puede rellenarlos automáticamente por ti):
- Número de posibles clientes activos con los que están trabajando tus comerciales
- La fase del flujo de ventas en la que se encuentra cada oportunidad
- Número de posibles clientes que suelen avanzar de una fase a la siguiente
- Tamaño medio del acuerdo
- Duración media del ciclo de ventas
Al principio, la gestión del ciclo de ventas puede resultar engorrosa, pero con la ayuda de un CRM y una comunicación clara y periódica con tu equipo, generará ingresos regulares. Veamos cuatro formas de gestionar de manera eficaz tu flujo de ventas.
1. Analiza tu flujo de ventas
Es importante programar reuniones periódicas de análisis para evitar que tu flujo de ventas se estanque. Esto puede ayudarte a entender el estado de los posibles clientes, si se necesitan más para alcanzar los objetivos y la eficacia de tu equipo. Estudia tu flujo de ventas cada mes y reúnete semanalmente con tu equipo de ventas, así podréis idear oportunidades tangibles para seguir avanzando por el proceso y descubrir dónde puede haber un estancamiento.
2. Lleva el control de tus posibles clientes con un CRM
Usar un software de CRM te permite estar al corriente de todos los posibles clientes de tu flujo de ventas y determinar en qué fase se encuentra cada uno. Esto es fundamental para evitar estancamientos. Incluir un CRM en la estrategia de tu flujo de ventas también te ayuda a eliminar tareas manuales porque permite a los equipos programar llamadas y demostraciones automáticamente o enviar recordatorios, entre otras opciones.
Más información sobre cómo se sincroniza LinkedIn Sales Navigator con tu CRM
3. Fomenta la colaboración entre equipos
Para que un flujo de ventas sea eficaz desde el concepto inicial hasta su puesta en marcha, se necesita que varios equipos trabajen bien en sus respectivas funciones y que estén sincronizados entre sí. Garantiza que todos los departamentos puedan acceder al flujo de ventas de tu empresa, incluyendo los de ventas estándar y de atracción, finanzas, marketing, directiva y otras personas importantes implicadas. Un CRM también puede ayudar a todos esos equipos a coordinarse y a conseguir la visibilidad que necesitan.
4. Crea informes de tus flujos de ventas
Para evitar un estancamiento de tu flujo de ventas, mide tus índices de ventas regularmente y haz los cambios necesarios. Por ejemplo, si detectas que un posible cliente lleva semanas en la misma fase, deberás comprobar que el comercial responsable cuente con los recursos necesarios para hacer que avance por el proceso.
Crear un informe del flujo de ventas en un CRM que incorpore plantillas personalizadas te ayuda a ahorrar tiempo y a tomar mejores decisiones. Además, puedes estimar los ingresos entrantes y consolidar tu estrategia de la manera más adecuada.
Una estrategia de flujo de ventas y un proceso de gestión efectivos no solo benefician al equipo de ventas: todo el mundo sale ganando cuando tu empresa se coordina en torno a unos objetivos de ingresos. Usa nuestros consejos y herramientas para mantener procesos que permitan a los comerciales prestar un mejor servicio a los posibles clientes y, en última instancia, te lleven a alcanzar tus objetivos.
Crea un flujo de ventas eficaz con LinkedIn Sales Navigator