Guía completa para la orientación en remoto de nuevos empleados
Una lista de tareas paso a paso para los primeros dos meses.
Guía completa para la orientación en remoto de nuevos empleados
Una lista de tareas paso a paso para los primeros dos meses.
¿Qué es la orientación?
La orientación es el proceso inicial en el que se guía y forma a los nuevos empleados para que puedan integrarse al equipo. Además de ofrecerles los conocimientos y las herramientas que necesitarán para tener éxito en su nuevo cargo, la orientación también debería ayudarlos a familiarizarse con la cultura empresarial. Esto implica no solo estrechar lazos con los recién llegados, sino también demostrarles que te interesa invertir en su crecimiento profesional.
La orientación marca el rumbo de toda la experiencia del empleado
Cuando un empleado nuevo se incorpora a tu empresa, los primeros meses sientan las bases. Si todo va como la seda, el proceso puede mejorar su satisfacción a largo plazo, el rendimiento laboral y la retención. Como gerente, desempeñas un papel clave en el éxito de cada empleado nuevo. Esta guía puede ayudarte a crear un programa de orientación eficaz y flexible para que los empleados empiecen con buen pie.
Con un programa de orientación bien estructurado, hay 2,8 veces más posibilidades de que los empleados digan que tienen el mejor trabajo.
Fase 1
Antes del primer día
El primer día de un nuevo empleado puede ser abrumador. Por eso, el objetivo es evitar cualquier contratiempo para que sienta que realmente ha tomado la decisión correcta. El proceso debería comenzar unos 15 días antes de la fecha de inicio.
¿Sabías que…?
Las mejores empresas tienen un 53 % más posibilidades que otras de implementar un proceso de preorientación.
Tareas de la fase 1
✓ Resuelve las dudas del nuevo empleado
✓ Facilita la fecha y hora de todas las reuniones del primer día, así como la información para conectarse (si corresponde)
✓ Explica las pautas de la empresa para las reuniones virtuales
✓ Procura que cuente con las herramientas tecnológicas necesarias y que esté dado de alta en los sistemas de la empresa
✓ Organiza una reunión de bienvenida al equipo
Fase 2
Primer día
Describe el trabajo en términos generales para no saturar al nuevo empleado. Preséntale al equipo, aporta información básica y cuéntale cómo será el resto de su semana. Al final de la jornada, el nuevo empleado debe sentirse bien recibido, a gusto y con ganas de explorar hasta el último detalle de su puesto.
Consejo:
Para ayudar a los nuevos empleados, la orientación debe durar, al menos, 90 días. Casi todas las empresas solo se centran en la primera semana.
Tareas de la fase 2
✓ Describe procesos relevantes, por ejemplo, cómo rellenar planillas de control de horas
✓ Explica cómo usar los sistemas de la empresa
✓ Avisa de la incorporación del empleado a los departamentos que corresponda e incluye una breve reseña biográfica y su cargo
✓ Organiza presentaciones con sus compañeros de trabajo y otros socios
✓ Envía invitaciones a eventos del equipo
Fase 3
Segundo día
Para que el nuevo empleado tenga la oportunidad de conocerte como gerente, reserva un hueco en tu agenda para tener una reunión individual. Explica tu estilo de trabajo y expectativas, y responde preguntas. También puedes hablar sobre sus tareas y repasar el calendario de formación.
¿Sabías que…?
El 60 % de las empresas no marcan objetivos a corto plazo para los nuevos empleados.
Tareas de la fase 3
✓ Facilítale el programa de la semana y confirma la formación necesaria
✓ Repasa la descripción del empleo, las obligaciones y las expectativas
✓ Habla sobre preferencias y haz preguntas para determinar la mejor forma de trabajar en equipo
✓ Repasa los procesos internos y el flujo de trabajo
✓ Procura que haya tiempo de sobra para hacer preguntas
Fase 4
Primera semana
Para que el nuevo empleado se haga una idea del tipo de trabajo diario que desempeñará, asígnale una tarea inicial que suponga un reto, pero que esté a su alcance. También es un buen momento para buscarle un compañero orientador que tenga responsabilidades similares. Esto puede ayudarle a hacer contactos, resolver dudas y sentirse parte del equipo.
¿Sabías que…?
El 87 % de las empresas que usan un programa de mentores dicen que es muy eficaz para aumentar el nivel de competencia del nuevo empleado.
Tareas de la fase 4
✓ Facilita recursos esenciales, como información sobre productos y materiales de marca
✓ Repasa la filosofía, los valores y los objetivos de la empresa
✓ Programa encuentros diarios para valorar cómo avanza con la orientación y responder sus dudas
✓ Asigna al nuevo empleado un compañero más veterano
✓ Diseña una tarea inicial que suponga un reto, pero que esté a su alcance
Fase 5
Primer mes
A estas alturas, el nuevo empleado debe tener claras las expectativas y cómo cumplirlas. Mantén el contacto, haz observaciones sobre su trabajo y define objetivos de rendimiento que se incluirán en su valoración anual. Este es el momento ideal para asignarle un mentor formal, es decir, alguien que ocupe un cargo superior y que pueda encaminarlo hacia el éxito.
¿Sabías que…?
El 77 % de los empleados que siguen un programa de orientación formal logran sus primeros objetivos de rendimiento.
Tareas de la fase 5
✓ Presenta al nuevo empleado a distintas personas
✓ Dedica tiempo a reunirte con el nuevo empleado para hablar de las primeras tareas
✓ Establece objetivos claros que evaluaréis tras los primeros seis meses
✓ Asígnale un mentor y haz las presentaciones pertinentes
✓ Establece las expectativas de rendimiento y explícale que le darás valoraciones sobre su trabajo cada mes
Fase 6
Segundo mes y los siguientes
Muchos expertos concuerdan en que puede llevar hasta un año lograr que un empleado nuevo se adapte totalmente al trabajo. Durante los primeros seis meses, te harás una idea de cuál es su estilo de trabajo. Dile qué está haciendo bien y pídele opinión sobre su experiencia en la orientación, así puedes mejorar el proceso.
¿Sabías que…?
Un programa de orientación eficaz puede mejorar la retención en un 82 %.
Tareas de la fase 6
✓ Procura que la carga de trabajo del nuevo empleado sea manejable
✓ Toma nota de las tareas y los proyectos que más le gustan
✓ Aprovecha las fortalezas del nuevo empleado
✓ Ofrece oportunidades de formación interdisciplinaria
✓ Recaba sus opiniones y compártelas con los equipos de recursos humanos, informática y selección de personal
Extra
5 formas de mejorar la retención de empleados
Define expectativas claras sobre el puesto
Procura dejar bien claro en qué consiste el empleo y da ejemplos reales para que los nuevos empleados se visualicen en el puesto.
Sigue el estilo de liderazgo más adecuado
Conoce a los candidatos durante el proceso de entrevistas para que se hagan una idea de tu estilo de liderazgo.
Apuesta por la formación y el desarrollo profesional
Durante las sesiones individuales con los nuevos empleados, pregunta si necesitan más formación en algún área en particular. En caso afirmativo, organiza esa formación lo antes posible.
Asígnales el tipo de trabajo que más disfrutan
Dales la oportunidad de trabajar en tareas diferentes con otros equipos para que descubran lo que más les gusta.
Haz que se sientan valorados
Comparte periódicamente observaciones sobre sus logros para demostrarles que valoras su esfuerzo.
La orientación es primordial
Una buena orientación supone ventajas para ti, para el nuevo empleado y para toda la empresa. Por eso, planifica con antelación y establece expectativas claras desde el momento en que se hace una oferta de empleo. Esta es la mejor forma de garantizar que el nuevo empleado se adapte a la empresa rápidamente y no quiera marcharse.
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