Hulpbronnen  /  Sollicitatiegesprekken voeren

Gids voor structuur in een effectief sollicitatiegesprek

In 1998 hebben twee onderzoekers een uitgebreid onderzoek naar evaluatietechnieken voor prestaties op het werk gepubliceerd over een periode van 85 jaar aan onderzoek. Ze hebben ontdekt dat met ongestructureerde sollicitatiegesprekken slechts 14% van de werkelijke werkprestaties van een medewerker kan worden voorspeld. Gestructureerde sollicitatiegesprekken daarentegen bleken de op twee na beste voorspellende factor voor prestaties, met een score van circa 26%.

Zelfs twee decennia later zijn deze cijfers opzienbarend. Om de een of andere reden vertrouwen veel bedrijven nog steeds op ongestructureerde gesprekken en dit is nadelig voor hun wervingsproces.

Het is onmogelijk om prestaties op het werk met volledige zekerheid te voorspellen. Maar door structuur toe te voegen aan sollicitatiegesprekken, kunt u de kans op systematisch selecteren van de juiste kandidaat voor de vacature enorm verhogen. Hiermee verminderen vooroordelen en zit het hele team meer op één lijn.

Om te beginnen, hebben we enkele belangrijke stappen beschreven voor het structureren van het meest geschikte gespreksproces. Zie dit als een handige checklist. Vink elk item aan en pas het zo nodig aan om het af te stemmen op de stijl van uw bedrijf.

1. Bepaal hoeveel gesprekken en interviews er nodig zijn en hoe u deze op de efficiëntste manier kunt plannen

De eerste stap voor het toevoegen van structuur aan het gespreksproces is bepalen hoeveel gesprekken en interviewers er nodig zullen zijn. Als u dit vooraf bepaalt, kunt u later veel planningsfrustratie voorkomen en de kandidaat een betere ervaring bieden.

Als u wilt bepalen hoeveel gesprekken er nodig zijn, kijk dan naar uw statistieken op het gebied van wervingskwaliteit en vergelijk deze met de feedback van interviewers. Als de interviewers continu kandidaten aanbevelen die niet geschikt blijken te zijn voor de vacature, kan dit een indicatie zijn dat er meer tijd nodig is om de kandidaten te evalueren. Vanuit het oogpunt van de kandidaten heeft LinkedIn ontdekt dat de gemiddelde kandidaat ongeveer drie gesprekken per rol heeft en 84% is tevreden met dat cijfer.

Misschien moet u wat experimenteren om de cijfers optimaal te krijgen. Bij Google heeft het team bijvoorbeeld een ‘regel van vier’ ingesteld nadat ze hun gespreksgegevens hadden bekeken en ontdekten dat bij meer dan vier gesprekken en interviewers de resultaten minder werden.

Denk ook goed na over het aantal teamleden dat betrokken is bij elk gesprek. Gesprekken met een panel zijn een nuttige manier om het gespreksproces te stroomlijnen en vooroordelen te verminderen, omdat alle interviewers op hetzelfde moment hetzelfde verhaal horen. Maar een te groot panel kan leiden tot planningsproblemen of kan intimiderend zijn voor kandidaten. Bekijk nogmaals de gegevens van uw bedrijf en kijk of gesprekken met grotere of kleinere panels succesvoller zijn geweest in het voorspellen van de kwaliteit van de aangenomen kandidaat. Baseer uw beslissing op deze informatie en doe aanpassingen naarmate u meer gegevens verzamelt.

Als u de interviewgegevens niet bijhoudt, is dit het ideale moment om hiermee te beginnen (hierover later meer). In de tussentijd kunt u mogelijk een oordeel geven over de mate van succes van het proces in het verleden. Als u in het verleden twee ronden hebt gedaan en u vindt dat de meerderheid van de aangenomen kandidaten een succes was, is dat waarschijnlijk een goed cijfer om te behouden, in ieder geval totdat u meer informatie hebt.

2. Zorg dat de vragen van het sollicitatiegesprek en de vaardigheidstests overeenkomen met de vereisten van de rol

Als u voor elke vacature dezelfde basislijst met gespreksvragen gebruikt, kan het een uitdaging zijn om voor elke vacature de juiste persoon te vinden. Het kan zelfs snel voorspelbaar worden en leiden tot ingestudeerde antwoorden waarmee u geen sterk inzicht krijgt in de geschiktheid van de kandidaat. Het is prima als u enkele favoriete vragen hebt, maar het is beter om de lijst af te stemmen op de vereisten van elke individuele rol en om deze regelmatig te herzien.

Probeer te kiezen voor een gezonde mix met vragen over gedrag en situaties in plaats van biografische vragen. Met gedragsvragen, zoals: ‘Vertel me over een situatie waarbij u moest…’, kunt u een idee krijgen van hoe een kandidaat in het verleden uitdagingen heeft aangepakt. Met situatievragen, zoals: ‘Wat zou u doen als…’, kunt u de hardskills en softskills in actie zien. Voor inspiratie kunt u deze handige generator voor gespreksvragen gebruiken om een aanpasbare lijst te maken van vragen die zijn afgestemd op de vaardigheden en karaktereigenschappen die u zoekt.

Met de juiste vragen komt u erachter of een kandidaat beschikt over de essentiële competenties voor de vacature. Door dezelfde vragen te stellen aan elke kandidaat die in aanmerking komt voor de rol, zal het eenvoudiger zijn om de kandidaten te vergelijken. Hierdoor kunt u onbewuste vooroordelen verminderen en zo veel mogelijk eerlijkheid inbouwen in het proces.

Vragen zijn natuurlijk niet de enige manier om kandidaten te evalueren tijdens het gespreksproces. LinkedIn heeft ontdekt dat werkopdrachten één van de effectiefste, maar minst gebruikte interviewtechnieken zijn. U kunt deze tests ook meegeven om thuis te laten doen. Als u een kandidaat vraagt om een opdracht uit te voeren als onderdeel van het sollicitatiegesprek, kunt u zien hoe ze hun vaardigheden in realtime toepassen en een indruk krijgen van hun werkstijl.

Wanneer u de werkopdracht bedenkt, probeer deze dan zo dicht mogelijk bij het type werk te houden dat de aangenomen kandidaat dagelijks zal doen. Als u bijvoorbeeld een software engineer werft, vraag dan om een werkelijk coderingsprobleem op te lossen waarmee het team in het verleden te maken heeft gehad. Op die manier krijgt u niet alleen een beter idee van de vaardigheden van de kandidaat, maar krijgt de kandidaat ook een beter idee van het werk in de rol.

3. Train alle interviewers en geef ze de beste werkwijzen voor gesprekken

Niet iedereen is van nature een interviewer, dus geef alle personen die betrokken zijn bij het proces een basistraining in interviewen. Hoewel er externe interview-workshops beschikbaar zijn, kunt u dit ook intern doen door enkele uren te reserveren voor training in enkele basisprincipes en beste werkwijzen voor het afnemen van sollicitatiegesprekken.

Een belangrijk onderwerp is wettelijke en ethische vereisten. Verstrek een lijst van vragen die volgens de wet niet mogen worden gesteld of die ongemakkelijk zijn. Leg de interviewers uit waarom deze vragen niet zijn toegestaan. Zelfs als iets voor u vanzelfsprekend lijkt, kan het zijn dat iemand dit voor het eerst hoort, dus sla het niet over.

Stimuleer ook een discussie over wat onbewuste vooroordelen zijn en de verschillende manieren waarop deze bij het proces kunnen voorkomen. Overweeg om het team een of meerdere tests van de Harvard’s Implicit Association Tests te laten doen om bewustzijn te verhogen rond het feit dat iedereen vooroordelen heeft. Deze korte en gratis tests kunnen een echte wake-upcall zijn waardoor interviewers worden gewezen op hun eigen vooroordelen en meningen.

Een ander belangrijk aspect van de training is ervoor zorgen dat alle deelnemers hun rol in het proces kennen, wat de functie inhoudt en wat u zoekt in een kandidaat. Benadruk welke vaardigheden onmisbaar zijn en welke slechts een pre zijn. Aangezien 57% van de talentprofessionals zegt dat ze het moeilijk vinden om softskills goed te beoordelen, is het de moeite waard om elke gewenste softskill duidelijk te definiëren en hiervan concrete voorbeelden te geven. Hierdoor kunt u verwarring onder de interviewers verminderen, zodat ze allemaal op één lijn zitten.

Een manier om aan te tonen hoe verschillend percepties van mensen kunnen zijn, is om een rollenspel toe te voegen aan de training. Het Product-team van LinkedIn laat bijvoorbeeld een stagiaire de rol van kandidaat spelen terwijl iemand anders de rol van interviewer speelt. Ze hebben drie minuten de tijd om een vraag-en-antwoord-scenario te doorlopen en de andere stagiaires geven het antwoord een score door een pingpongbatje omhoog te houden met daarop een nummer van één tot en met vijf. Daarna moeten ze uitleggen waarom het antwoord die score verdient.

Met rollenspellen krijgen de interviewers ook de kans om te oefenen in een situatie met minder belangen en kunnen ze direct feedback krijgen. Het kan dus zeer lonend zijn om tijd vrij te maken voor deze oefeningen.

4. Beschrijf het proces van het sollicitatiegesprek op de vacaturesite en stuur een gedetailleerd schema naar alle sollicitanten

LinkedIn heeft ontdekt dat 65% van de kandidaten de website van uw bedrijf gebruiken om onderzoek te doen voorafgaand aan een sollicitatiegesprek. U kunt hun vertrouwen winnen en de kwaliteit van de sollicitatiegesprekken verbeteren door online een beschrijving van het proces te geven.

U bepaalt zelf welke en hoeveel informatie u wilt geven. Sommige bedrijven geven tips en veelgestelde vragen, terwijl andere bedrijven zo ver gaan dat ze oefenvragen voor het sollicitatiegesprek en voorbeeldtests geven. Maar als uw bedrijf het niet prettig vindt om te veel te vertellen, is er toch veel basisinformatie die u kunt verstrekken, zoals wat kandidaten kunnen verwachten als ze aankomen op de locatie of hoe ze de locatie het beste kunnen bereiken vanaf het dichtstbijzijnde treinstation.

Of u nu informatie online deelt of niet, geef de kandidaten vooraf een gedetailleerde agenda. Stacy Zapar, oprichter van The Talent Agency en een zelfbenoemde wervingsnerd, stuurt een ‘e-mail ter voorbereiding op het sollicitatiegesprek’ met 12 punten, waaronder een planning, informatie over de waarden van het bedrijf en de namen van de interviewers.

Zonder te veel informatie te geven, is het delen van informatie over het proces voor de kandidaat een signaal dat uw bedrijf zich inzet voor transparantie en investeert in hun succes. Wanneer kandidaten met vertrouwen en goed voorbereid op gesprek komen, zullen ze waarschijnlijk optimaal presteren, zodat u ze beter kunt evalueren. Verder krijgt u waarschijnlijk minder e-mails en telefoontjes met vragen voordat ze bij het bedrijf aankomen.

5. Help kandidaten door vooraf de STAR-beantwoordingsmethode uit te leggen

Een andere manier om het gespreksproces te stroomlijnen en vage antwoorden te voorkomen, is om de STAR-beantwoordingsmethode aan het begin van elk sollicitatiegesprek uit te leggen. Leg uit dat dit een aanbevolen manier is om gedragsvragen beknopt, maar grondig te beantwoorden met behulp van vier stappen. Deze zijn:

Als kandidaten deze techniek beheersen, stijgt hun vertrouwen in uw bedrijf verder en kunt u de informatie die u nodig hebt op een effectievere manier verzamelen. Als alternatief kunt u ook informatie over deze methode verzenden in uw e-mail vóór het gesprek of de informatie vermelden op uw website. Als kandidaten deze techniek gebruiken, weet u dat ze hun huiswerk hebben gedaan.

6. Maak en verspreid een gestandaardiseerd evaluatieformulier dat alle interviewers moeten invullen

Voordat uw interviewers de kandidaten ontmoeten, reikt u ze een eenvoudige methode aan om feedback te geven. Een gestandaardiseerd evaluatieformulier afdrukken en verspreiden is een snelle en eenvoudige manier om te benadrukken welke criteria interviewers moeten beoordelen. Hierdoor is de kans kleiner dat interviewers de kandidaten beoordelen op hun eigen subjectieve criteria.

Voeg vakken toe waar interviewers elke kandidaat kunnen beoordelen op zaken zoals kernvaardigheden en kennis. Voeg ook een ruimte toe waar ze eventuele extra opmerkingen kunnen noteren. Hierdoor is het ook eenvoudiger om kandidaten eerlijk met elkaar te vergelijken, omdat u ze vergelijkt op basis van dezelfde criteria.

Als onderdeel van de recente herziening van het wervingsproces laat het Product-team van LinkedIn kandidaten voor de rol van productmanager nu op locatie vier aparte gesprekken met verschillende specialisten doen. Elk interview is één-op-één en is gericht op een van de vier kerncompetenties die het Product-team zoekt. In het evaluatieformulier van het Product-team worden interviewers om vier soorten informatie gevraagd: 1) een score van 1 t/m 5 ; 2) de vraag of ze de kandidaat wel of niet zouden aannemen; 3) welke vragen ze hebben gesteld; en 4) hun evaluatie van de sterke en zwakke punten van de kandidaat.

7. Zorg dat niet alles draait om wat u wilt, maar probeer ook te weten te komen wat de kandidaat wil van de rol

Evaluatie van de vaardigheden en ervaring van een kandidaat is belangrijk. Maar als het gesprek alleen is gericht op hun vaardigheden, kan dit wat koud overkomen.

Stel af en toe een vraag waarmee u een emotionele band opbouwt met de kandidaten. Vraag wat ze graag willen in een rol en van een werkgever. Probeer te weten te komen welke type vaardigheden ze willen leren of ontwikkelen. Bespreek interesses die niet direct te maken hebben met de rol. Structureer de vragen zodanig dat de antwoorden extra inzicht geven in de softskills en persoonlijke waarden van een kandidaat.

Deze typen vragen hebben twee doelen. Ten eerste toont u hiermee dat uw bedrijf geïnteresseerd is om de mens achter de kandidaat te leren kennen en de kandidaat niet alleen ziet als een naam op een klembord. Ten tweede kunt u hiermee ook een betere indruk krijgen van hun potentieel, zodat u een idee krijgt waar ze het beste zouden passen binnen het bedrijf.

8. Maak tijd vrij om de kandidaat een positieve ervaring te geven, bijvoorbeeld door een rondleiding door het kantoor te geven.

U moet veel mensen ontmoeten en veel vragen doorlopen, maar verwaarloos de kandidaatervaring niet. Dat kan schadelijk zijn op lange termijn en hierdoor kan de kans kleiner worden dat ze een baanaanbod accepteren (en mogelijk uw bedrijf een slechte reputatie bezorgen).

De beste kandidaten hebben opties en ze komen naar het sollicitatiegesprek omdat ze willen weten of de functie goed bij hen past. Daarom moet het sollicitatiegesprek meer gaan over de kandidaat die uw bedrijf leert kennen dan over uw team die de kandidaat leert kennen.

Reserveer tijd in uw agenda voor dingen zoals een rondleiding door het kantoor (of een virtuele rondleiding als het gesprek plaatsvindt via videoconferentie). Een bezoek aan het kantoor is de favoriete manier van kandidaten om de cultuur van uw bedrijf te leren kennen. Als u kandidaten de fysieke ruimte laat zien waar ze mogelijk komen te werken, kunnen ze zichzelf visueel inbeelden in de rol, waardoor de kans groter wordt dat ze een aanbod accepteren, als u een aanbod doet. U kunt de gesprekken ook laten plaatsvinden op verschillende interessante plekken op kantoor of op de campus in plaats van de kandidaten de hele dag naar vergaderzalen te sturen. Zo krijgen ze een dynamischer beeld van uw bedrijf.

Plan tijd in om kandidaten voor te stellen aan de mensen die mogelijk hun toekomstige collega’s worden. Aangezien deze mensen dagelijks de cultuur beleven, kunnen ze nuttige en betrouwbare inzichten geven over de dagelijkse werkervaring.

Probeer ook een korte ontmoeting met de wervingsmanager in te plannen, indien mogelijk. Enkele woorden uitwisselen en handen schudden zijn al genoeg. En als u de wervingsmanager zover kunt krijgen om een gedegen gesprek met de kandidaat te voeren, kan de kandidaat zelf kiezen of de baan geschikt is. Mogelijk ontdekken ze dat de managementstijl van de baas niet past bij hun werkstijl. En het is beter om dat te ontdekken tijdens een sollicitatiegesprek dan tijdens de eerste week van een nieuwe baan. Of misschien ontdekken ze dat het een perfecte match is en raken ze geïnspireerd door de woorden van de manager, waardoor ze nog meer betrokken raken bij het proces en enthousiast worden over de mogelijkheid om bij het team te komen.

9. Geef kandidaten een duidelijke tijdlijn en vervolgstappen

Beëindig sollicitatiegesprekken niet met onzekerheid. Voordat de kandidaat vertrekt, bespreekt u eerlijk wat er daarna gebeurt, inclusief een duidelijke tijdlijn voor wanneer ze een bericht van u kunnen verwachten, bijvoorbeeld binnen een week.

Kandidaten weten dat u niet meteen een antwoord voor ze hebt. Dat accepteren ze. Maar de meeste mensen hebben minimaal een keer meegemaakt dat ze een sollicitatiegesprek hadden bij een bedrijf en daarna niets meer hebben gehoord. U wilt vooraf duidelijk maken dat jullie niet zo’n bedrijf zijn. Dit is niet alleen goed voor de relatie tussen u en de kandidaat, maar mogelijk denken kandidaten nog een keer na voordat ze ergens anders een aanbod accepteren, omdat ze weten dat ze vóór een bepaalde datum van u zullen horen.

10. Vraag feedback van elke interviewer terwijl het gesprek nog vers in het geheugen zit en laat interviewers niet eerst onderling over kandidaten spreken

Een goede eerste stap is om het gestandaardiseerde evaluatieformulier van elke interviewer te verzamelen. Zorg dat het formulier eenvoudig is en houd bij wie het formulier invult en wie niet. Het Product-team van LinkedIn vraagt interviewers om slechts vier vragen te beantwoorden, waaronder de vraag of ze deze persoon zouden aannemen en wat de evaluatie van de sterke en zwakke punten van de kandidaat is. Sinds ze zijn gestart met het nauwkeurig bijhouden van hoe vaak elk teamlid het formulier invult, hebben de interviewers in 93% van de gevallen de evaluatie ingevuld.

Soms wilt u wat meer informatie om het hele verhaal te krijgen. In dat geval moet u persoonlijk met de interviewers spreken. Zij zijn vaak druk, dus probeer wat tijd in hun agenda te reserveren om met ze te spreken direct nadat de sollicitatiegesprekken voorbij zijn. Anders moet u ze mogelijk dagenlang achterna zitten en neemt de kans toe dat ze belangrijke informatie vergeten.

Het is ook mogelijk dat interviewers met elkaar over kandidaten praten voordat ze hun evaluatie aan u geven. Dit kan leiden tot een vooroordeel waarbij mensen hun mening bijstellen zodat deze beter aansluit bij de consensus van de groep.

U kunt dit voorkomen door interviewers eraan te herinneren dat ze niet over kandidaten mogen spreken tot alle feedback is verzameld en door nabesprekingen individueel te doen en niet als groep. Hoe sneller u feedback kunt verzamelen, hoe minder gefilterd en hoe zuiverder deze zal zijn.

11. Houd kandidaten op de hoogte totdat u klaar bent om een aanbod te doen

Zelfs als u kandidaten hebt geïnformeerd over de vervolgstappen, houdt u contact met ze tijdens het hele besluitvormingsproces. Dit is met name belangrijk wanneer u beseft dat u geen definitief antwoord hebt binnen het oorspronkelijk medegedeelde tijdsbestek. Of u nu op schema ligt of niet, door een kort vervolgbericht te verzenden, kunt u aantonen dat u zich inzet om kandidaten op de hoogte te houden, waardoor hun interesse in de baan mogelijk sterker wordt.

Als u dit consistent wilt doen, probeert u de methode die Stacy Zapar toepast. Elke vrijdagmiddag reserveert Stacy twee uur in haar agenda voor wat ze een korte vrijdagfeedback noemt. Tijdens deze periode stuurt ze een update naar elke kandidaat, zelfs als het enige nieuws is dat er geen nieuws is. Bovendien vertelt ze elke kandidaat vooraf dat ze nooit het weekend in zullen gaan zonder iets van haar te horen. Zo stuurt ze hun verwachtingen en ontvangt ze in de tussentijd minder ongeruste berichten.

Als u tijdens deze essentiële periode regelmatig contact houdt, toont u aan kandidaten dat u om hun gevoelens geeft. Als u besluit om aan een kandidaat een aanbod te doen, kan dit contact de beslissende factor zijn om de baan te accepteren. En als u geen aanbod doet, zullen ze dankbaar zijn voor uw inspanningen en dit kan leiden tot positieve ervaringen die mogelijk mondeling of online worden gedeeld.

12. Verzamel feedback van de kandidaat en maak tijdens het proces aanpassingen

Nadat een aanbod is geaccepteerd, is het verleidelijk om enthousiast te raken over de onboarding en de sollicitatiegesprekken te laten liggen tot de volgende keer. Maar er is nog een belangrijke stap in dit deel van het proces: feedback van kandidaten verzamelen zodat u de volgende sollicitatiegesprekken kunt verbeteren.

Vraag feedback van elke kandidaat met wie u een sollicitatiegesprek hebt gehad en niet alleen van de persoon die u uiteindelijk hebt aangenomen. Deze kandidaat heeft ten slotte de baan aangenomen en heeft mogelijk een positievere ervaring gehad dan de rest van de kandidaten. De kandidaat die is aangenomen, wil mogelijk niets negatiefs zeggen over een nieuwe werkgever.

Kijk naar veel aspecten om te begrijpen wat u goed hebt gedaan en wat u kunt verbeteren. Als u kandidaten vraagt om hun mening te delen, benadrukt u weer dat uw bedrijf om hun ervaring geeft en wil begrijpen hoe ze het beter kunnen doen.

Maak ook een notitie van de statistieken. Uw bedrijf kan meer nadruk leggen op bepaalde statistieken ten opzichte van andere, maar over het algemeen is het nuttig om te meten hoe lang het proces van sollicitatiegesprekken duurt, hoeveel kandidaten worden geïnterviewd voor elke vacature, wat de verhouding is tussen gedane aanbiedingen en geaccepteerde aanbiedingen, en hoeveel aangenomen kandidaten in het bedrijf blijven werken. Het is ook goed om te kijken naar welke van de interviewers steeds hoge cijfers geven aan de kandidaten aan wie een baan wordt aangeboden en u imponeren met hun werk. Als u deze gegevens over een langere periode bijhoudt, zult u patronen en trends zien. Hiermee kunt u meten hoe succesvol uw proces is en kunt u gericht aanpassingen doen.

Conclusie: betere sollicitatiegesprekken leiden tot betere aangenomen kandidaten

Met een doordacht en goed georganiseerd sollicitatieproces krijgen kandidaten vertrouwen in uw bedrijf. Elke wrijving geeft nieuwe reden tot twijfel bij de kandidaat. Wanneer uw favoriete kandidaat voldoende twijfel heeft, kan de kandidaat aarzelen nadat een baanaanbod is gedaan.

Focus u op het stroomlijnen van het proces en het maken van een nuttige en effectieve kandidaatervaring. Geef de interviewers alle tools en middelen die ze nodig hebben om de kandidaten effectiever te evalueren en stimuleer ze om elke kandidaat te behandelen als een VIP. Als u de beste kandidaten geen reden geeft om nee te zeggen, bent u een stap dichter bij het begin van een dienstverband.