Verschil functioneringsgesprek en beoordelingsgesprek

Het grootste verschil tussen een functioneringsgesprek en een beoordelingsgesprek zijn de richting en de focus ervan. Waar eerstgenoemde een dialoog tussen en over beide partijen is, gaat het bij een beoordelingsgesprek alleen over het functioneren van de werknemer vanuit het perspectief van de leidinggevende.

Evaluatiegesprekken zijn van onschatbare waarde voor iedere organisatie met ambities en de wens om zich voortdurend verder te ontwikkelen. Ze bieden namelijk de mogelijkheid om eens in de zoveel tijd te evalueren hoe de samenwerking bevalt en wat er nog verbeterd kan worden om het potentieel zo optimaal mogelijk te benutten.

Tijdens zo’n evaluatiegesprek kunnen zowel de werknemer als de leidinggevende de sterke en zwakke punten van een dienstverband in kaart brengen. Het grote voordeel van periodieke evaluatiegesprekken is dat ze zonder specifieke (negatieve) aanleiding gehouden worden. Daardoor kunnen de gespreksgenoten vrijer en opener de dialoog met elkaar aangaan.

Ook voor werknemers is het belangrijk dat er met enige regelmaat een gesprek over hun functioneren gevoerd wordt. Niet alleen hebben ze daarin de mogelijkheid om belangrijke punten aan te stippen, maar belangrijker nog: ze krijgen feedback. Voor werknemers is het belangrijk om regelmatig feedback te krijgen. Dit wordt tijdens de dagelijkse gang van zaken nogal eens over het hoofd gezien. 

Wat is het doel van een functioneringsgesprek?

Het doel van een evaluatiegesprek is uiteindelijk om het dienstverband van een werknemer zo goed en aangenaam mogelijk vorm te geven. Als organisatie wilt u zo succesvol mogelijk zijn. Om als geheel succesvol te zijn, moet elke afzonderlijke schakel ook succesvol zijn en zijn taken goed kunnen uitvoeren. Tijdens een evaluatiegesprek kunnen medewerkers aangeven waarom ze eventueel minder goed presteren en wat hen daarbij hindert. Andersom kunt u dergelijke zaken ook aanstippen.

Hoe vaak is een functioneringsgesprek nodig?

Alhoewel evaluatiegesprekken cruciaal zijn voor een goed geoliede organisatie, bestaat er geen eenduidige vuistregel over hoe vaak u ze moet voeren. In het verleden was het gangbaar om ongeveer eenmaal per jaar samen te evalueren. Tegenwoordig is het gebruikelijker om er meerdere keren per jaar de tijd voor te nemen. Uiteindelijk spelen meerdere factoren een rol: de individuele medewerker, de gesprekslengte en de beschikbaarheid. 

Is een functioneringsgesprek verplicht?

Nee. Het is niet wettelijk verplicht om het functioneren van werknemers te evalueren. Veel cao’s bevatten echter wel een bepaling over verplichte evaluatiegesprekken. 

Hoe kunt u zich op een functioneringsgesprek voorbereiden?

Tijdens een evaluatiegesprek wilt u zorgvuldig te werk gaan. U wilt zowel belangrijke onderwerpen aansnijden en constructieve feedback geven, maar ook goed luisteren naar wat uw medewerkers te zeggen hebben. Daarom is het voorbereiden van een functioneringsgesprek essentieel.

• Vorig evaluatiegesprek/beoordelingsgesprek doornemen

Als u al eerder een evaluatiegesprek of beoordelingsgesprek met de betreffende werknemer gevoerd hebt, is het handig om een verslag hierover nog eens door te nemen en gemaakte afspraken te bekijken. Deze informatie kunt u gebruiken als grondslag voor het nieuwe gesprek.

• Concrete informatie inwinnen

Het is van groot belang dat u van tevoren feiten verzamelt en inlichtingen inwint om een concrete basis voor uw argumentatie te hebben. U wilt uiteraard geen onwaarheden verkondigen en het vertrouwen van u medewerker beschadigen.

• Vooraf agendapunten meedelen

Om medewerkers de gelegenheid te bieden zich goed voor te bereiden, kunt u hun vooraf de agenda toesturen, zodat ze weten welke onderwerpen tijdens het gesprek aan bod komen. Zo kunnen ze ook relevantere informatie mee aan tafel brengen.

Wat bespreekt U in een functioneringsgesprek? Voorbeelden van onderwerpen

Al naargelang de functie, de specifieke medewerker en de frequentie zijn er verschillende onderwerpen die tijdens een evaluatiegesprek aan bod kunnen komen. Hieronder volgen een paar voorbeelden van thema’s voor een functioneringsgesprek:

• Feedback van beide kanten

Beide partijen kunnen positieve en negatieve aspecten ter sprake brengen.

• Gestelde doelen en nieuwe doelstellingen

U bekijkt of gestelde doelen behaald zijn en kunt nieuwe doelstellingen formuleren.

• Ontwikkeling en doorgroeimogelijkheden

Het is belangrijk dat medewerkers zich blijven ontwikkelen en hiertoe ook de mogelijkheid krijgen. Het functionerings- of beoordelingsgesprek is een handig moment om zulke onderwerpen aan te snijden.

• Samenwerking met collega’s

Hoe medewerkers binnen hun team functioneren is van essentieel belang. Feedback over dit thema is dus onontbeerlijk.

• Relevante informatie over de persoonlijke situatie

Soms belemmeren persoonlijke omstandigheden het functioneren. Voor beide partijen is het goed om dit aan te kaarten zodat er naar oplossingen gekeken kan worden.