Alles wat u moet weten over human resource management system (HRMS) software
Wat is HRMS (human resource management system)?
Een ‘human resource management system’ (HRMS) is een softwareoplossing waarmee bedrijven hun hr-processen en werknemersadministratie kunnen bijhouden en beheren. Human resource management systems zijn rond de eeuwwisseling ontstaan en zijn in feite een verder ontwikkelde vorm van de zogenaamde ‘human resource information systems’ (HRIS).
HRMS-software maakt het voor organisaties eenvoudig om zaken zoals personeelsgegevens, urenregistratie en salarisadministratie bij te houden, te beheren en te verwerken. Ook andere gegevens over bijvoorbeeld scholingen en trainingen, secundaire voorwaarden en beloningen kunt u met software voor HR management bijhouden en verwerken.
Bovenop zulke voornamelijk administratieve functies beschikken human resource management systems ook over geavanceerdere functionaliteiten. Zo kunt u HRMS-software gebruiken voor belangrijke aspecten zoals talentbeheer, maar ook voor processen bij de werving en onboarding van nieuwe werknemers.
Vandaag de dag is HR-managementsoftware onmisbaar om cruciale zaken als planning en de salarisadministratie correct, op tijd en betaalbaar uit te voeren. En dankzij human resource management systems kunnen personeelsgegevens en documenten digitaal worden opgeslagen en verwerkt. Daardoor kunnen belangrijke processen makkelijker en veiliger uitgevoerd worden.
In het Nederlands wordt soms ook wel het begrip ‘personeelsinformatiesysteem’ gebruikt wanneer het om software voor HR-management gaat. Deze term is echter niet eenduidig en wordt gebruikt om bijvoorbeeld HRMS, HRIS en HCM aan te duiden.
Wat is het verschil tussen HRMS, HRIS en HCM?
De drie begrippen HRIS, HRMS en HCM zijn nauw met elkaar verbonden en worden nogal eens door elkaar gehaald en zelfs inwisselbaar gebruikt. Ze verschillen echter qua betekenis op een paar kleine punten.
Wat is HRIS?
De afkorting HRIS staat voor human resource information system. Human resource information systems behoren tot de vroegste commerciële softwares voor hr-afdelingen. HRIS-software werd in het leven geroepen om een oplossing te bieden voor de vele administratieve werkzaamheden waar hr-afdelingen in de alledaagse praktijk mee te maken hadden. Hierdoor hoefden gegevens niet meer op papier en in mappen te worden bijgehouden en beheerd, maar konden ze overzichtelijker opgeslagen en makkelijker teruggevonden worden.
Wat is HCM?
HCM is een overkoepelende term voor alles omtrent HRM en is een afkorting van human capital management. Dit begrip wordt ook vaak inwisselbaar gebruikt met de afkorting HRMS. HCM verwijst naar alle processen, procedures en softwareoplossingen die gebruikt worden binnen personeelsmanagement, vanaf de werving tot en met de uitdiensttreding.
De verschillen tussen HRMS, HRIS en HCM
Strikt genomen is HCM de parapluterm voor HRMS en HRIS. Binnen het HCM wordt gebruik gemaakt van HRMS-software om bepaalde processen te stroomlijnen. HRMS is op zijn beurt weer een verder ontwikkelde versie van HRIS.
Volgens de oorspronkelijke betekenis gaat het bij een HRIS om het opslaan van informatie, oftewel om gegevens. Software voor human resource management system dient om vervolgens ook nog eens iets met die gegevens te doen: u wilt ze analyseren en er slimmer van worden. Het HCM maakt hier vervolgens gebruik van.
De voordelen van HRMS-software
Software voor HR-management is vandaag de dag een onmisbare schakel voor vrijwel alle bedrijven. Met deze software is het voor de hr-afdeling, de medewerkers en de organisatie als geheel een stuk eenvoudiger om alles op het gebied van personeel te regelen en in goede banen te leiden. Hieronder volgt een overzicht van een paar van de voornaamste voordelen van human resource managament systems.
Digitale opslag en administratie
Dankzij HRMS-software is het mogelijk om alle belangrijke gegevens en documenten digitaal op te slaan. Dit neemt niet alleen minder ruimte in beslag, maar maakt het ook makkelijker om alles veilig te houden en back-ups te maken.
Overzichtelijkheid en toegankelijkheid
Doordat alle gegevens en documenten digitaal worden bijgehouden, kunt u altijd precies de informatie vinden die u zoekt. HRMS-software maakt het beheren een stuk overzichtelijker. Bovendien zijn gegevens en documenten voor meerdere medewerkers tegelijkertijd en overal ter wereld beschikbaar.
Automatiseren en controleren
Een van de grootste voordelen van software voor HR-management is automatisering: de software werkt voor u en doet wat u anders handmatig had moeten doen. U hoeft alleen maar aan te geven wat het programma voor u moet doen in plaats van het zelf uit te voeren. Op die manier bespaart u veel tijd en kunt u processen beter controleren.
Zelf invullen en aanvragen door medewerkers
Medewerkers kunnen ook zelf informatie invullen (zoals werktijden etc.) en documenten bekijken of uploaden, zodat u en uw hr-collega’s zich hier niet meer over hoeven te ontfermen. Dat scheelt tijd en moeite, en zorgt ervoor dat medewerkers meer inzicht hebben in hun gegevens en documenten.
Verder kunnen medewerkers in een human resource managament system hun aanvragen voor bijvoorbeeld verlofdagen eenvoudig digitaal invullen en inleveren.
Functionaliteiten van HRMS-software
HRMS softwareoplossingen zijn uiteraard niet allemaal hetzelfde, dus controleer van tevoren welke functionaliteiten uw keuze heeft. Hieronder volgt een overzicht van enkele essentiële functionaliteiten die het leven van hr-medewerkers veel makkelijker maken.
Werving en onboarding
Moderne functionaliteiten zoals een ATS (applicant tracking system) maken het voor omvangrijkere organisaties makkelijker om grote aantallen sollicitaties door te ziften. Het ATS maakt aan de hand van door u ingestelde criteria een selectie van geschikte kandidaten.
Ook het onboardingproces kan geautomatiseerd worden en via software voor HR-management verlopen. Op die manier hoeft u geen personeel in te zetten om de onboarding te verzorgen.
Personeelsplanning en werktijden
U kunt uw human resources management system ook gebruiken om roosters te maken en personeelsplanningen op te stellen. Verder is het mogelijk om werktijden en absentie bij te houden en om verlofaanvragen en verlofdagen te beheren.
Salarisadministratie
Salarisadministratie en HRMS-software zijn een gouden combinatie. U doet uzelf een plezier door te checken of de functionaliteit voor salarisadministratie onderdeel is van de HRMS-software die u wilt kiezen. Als uw software voor HR-management daarnaast over de functie beschikt om werktijden en absentie bij te houden, is het nog makkelijker om met accurate gegevens eenvoudig zaken zoals salariëring en extra’s te verwerken.
Primaire en secundaire voorwaarden
Het bijhouden en beheren van primaire en secundaire voorwaarden kan enorm vereenvoudigd worden met software voor human resource management. Hiermee kunt u de specifieke contractuele voorwaarden voor elke afzonderlijke werknemer eenvoudig opslaan en toepassen op berekeningen.
Analyse en databeheer
Een van de grotere voordelen van goede HRMS-software is de mogelijkheid om analyses te verrichten en daarbij gebruik te maken van actuele data. Doordat HR-managementsoftware over talloze relevante gegevens beschikt die voor u altijd toegankelijk zijn, kunt u deze altijd inzetten om uw organisatie te analyseren. Op die manier kunt u beter onderbouwde strategische beslissingen maken.
Automatische herinneringsberichten
Een handige functie van HR-managementsoftware is het versturen van automatische berichten aan managers en medewerkers om ze eraan te herinneren dat ze nog openstaande taken hebben of dat er nieuwe taken aankomen.
Zo kiest u de juiste HRMS-software uit
Voordat u besluit om een bepaalde software voor HR-management aan te schaffen, is het belangrijk om een zorgvuldige en onderbouwde keuze te maken. Als u namelijk eenmaal software voor HR gekozen hebt, kan het veel werk zijn om over te stappen naar een ander product.
Bepaal de specifieke behoeften van uw organisatie
Alle HRMS-software heeft zijn eigen plus- en minpunten. Om een goede voorselectie te kunnen maken, moet u dus eerst weten welke aspecten van een human resources management system voor uw bedrijf van belang zijn.
Bepaal uw budget
Een tweede factor bij het maken van een voorselectie is het financiële plaatje: hoeveel geld wilt u uitgeven aan een hr-systeem?
Win advies in van (ICT-)experts
Of u al kennis hebt van HR management software of niet – u doet er altijd goed aan deskundige collega’s om hun mening te vragen. Wellicht hebben zij een andere kijk waardoor ze dingen zien die u nog niet waren opgevallen.
Selecteer mogelijke aanbieders
Als u het voorbereidende werk afgerond hebt, kunt u overgaan tot het selecteren van HRMS-software die aan de voorwaarden voldoet. Zo kunt u direct het kaf van het koren scheiden.
Probeer de demoversie uit
Om zeker te weten of software voor HR-management de geschikte oplossing is voor u, is het verstandig om eerst een demoversie te testen. Zo kunt u in de praktijk ontdekken of een hr-systeem over alle door u benodigde functionaliteiten beschikt.
Kies uw favoriete HRMS
Als u alle kandidaten uitgeprobeerd hebt, is het tijd prijs en kwaliteit naast elkaar te leggen en te bepalen welke HRMS-software de beste keuze voor uw organisatie is.