Voorbeeld functiebeschrijving persoonlijk assistent

[Bedrijf X] is marktleider en we weten dat we onze topprestaties te danken hebben aan ons personeel. Onze leidinggevenden hebben een ervaren en toegewijde persoonlijk assistent nodig om workflows in goede banen te leiden en ervoor te zorgen dat junior medewerkers goed presteren. We zoeken een proactieve medewerker met sterke communicatieve vaardigheden om deze functie te vervullen. De persoonlijk assistent biedt volledige ondersteuning op alle zakelijke gebieden, waaronder communicatie, administratie, projectmanagement en klanttevredenheid. De ideale kandidaat vindt het geen probleem om in een kantooromgeving te werken waar de werkdruk hoog is.

Doelstellingen van deze functie

  • U biedt volledige ondersteuning aan leidinggevenden of senior medewerkers
  • U zorgt voor duidelijke communicatiekanalen in het gehele kantoor
  • U biedt waar nodig administratieve ondersteuning in samenwerking met ondersteunend personeel
  • U helpt bij projectmanagement en de uitvoering, zodat teams op schema blijven en de belangrijkste doelstellingen behalen
  • U zorgt voor klanttevredenheid door tijdige communicatie en levering van producten
  • U coördineert activiteiten van een klein team om een geordende en efficiënte workflow te behouden

Verantwoordelijkheden

  • U beheert agenda’s van leidinggevenden om de beschikbaarheid goed te kunnen inschatten
  • U verwerkt communicatie en correspondentie van leidinggevenden voor belangrijke updates en vragen
  • U assisteert waar nodig bij speciale projecten in een ondersteunende rol
  • U regelt reizen en accommodaties voor leidinggevenden
  • U communiceert met medewerkers op alle niveaus binnen het kantoor voor een goede coördinatie
  • U stelt dagelijks memo’s over zakelijke onderwerpen op voor leidinggevenden, personeel en klanten

Vaardigheden en kwalificaties

  • Uitstekende communicatievaardigheden in woord en geschift
  • Ervaring met samenwerken en het bieden van ondersteuning om gezamenlijke doelen te behalen
  • Werkervaring in een kantooromgeving of andere professionele setting
  • In staat zijn om meerdere taken uit te voeren en daarbij prioriteit te geven aan dringende en belangrijke taken
  • Proactief kunnen denken en initiatief tonen
  • Het vermogen hebben om discreet om te gaan met gevoelige informatie, waaronder gegevens van klanten en medewerkers

Gewenste kwalificaties

  • Uitstekende vaardigheden op het gebied van proeflezen en redigeren
  • Bekend met algemene zakelijke software
  • Zelfstandige persoonlijkheid en intellectuele nieuwsgierigheid
  • Sterk probleemoplossend vermogen
  • Goed in projectmanagement
  • Gemakkelijk kunnen samenwerken met topmanagement