Maintenir une équipe virtuelle productive
Que vous dirigiez déjà une équipe virtuelle ou que votre entreprise soit en train d’étudier des options de travail à distance, ces méthodes vous permettront de vous assurer que la production reste élevée.
Planifier en vue du succès
Pour réussir une transition vers le travail à distance, il convient de mener quelques réflexions préliminaires. Établissez différentes méthodes que les membres de votre équipe pourront utiliser pour collaborer efficacement, où qu’ils se trouvent respectivement.
Conseil 1
Alignez-vous sur les objectifs de l’entreprise et de l’équipe.
Lorsqu’ils travaillent dans un bureau, les employés se voient rappeler de façons variées quels sont les objectifs de l’équipe et de l’entreprise. Avec le télétravail, ces rappels sont d’autant plus importants et il faudra régulièrement rappeler à ceux qui travaillent à distance la nécessité de garder la mission de l’entreprise et les objectifs d’équipe dans leur ligne de mire.
Conseil 2
Communiquez les rôles et objectifs individuels.
Les membres de l’équipe ne devront pas se contenter d’assimiler les objectifs globaux de l’entreprise ; ils devront également prendre pleinement la mesure de leurs propres rôles individuels et de leurs contributions respectives au succès de l’entreprise. Passez en revue leurs principaux objectifs et fixez clairement des étapes charnières que vous aimeriez les voir franchir.
Conseil 3
Évaluez votre infrastructure existante.
Il est possible que votre équipe utilise déjà des outils du cloud dans le cadre de ses projets. Toutefois, demandez-vous quelles sont les tâches qui dépendent encore d’interactions en personne et s’il est possible de les numériser pour les adapter au travail à distance.
Conseil 4
Sollicitez des feedbacks sur votre processus en cours.
Les éventuels écarts ou points faibles dans le flux de travail de votre équipe pourront être exacerbés par le travail à distance. Avec votre équipe, essayez d’identifier des domaines d’amélioration, de tester par brainstorming les solutions possibles et de documenter vos nouveaux processus.
Outils pour la mise en place d’une infrastructure distante
Les solutions cloud telles que Dropbox, Google Drive et Microsoft OneDrive permettent à votre équipe virtuelle de partager facilement des documents et d’enregistrer des fichiers.
La productivité et la concentration sont les principales raisons pour lesquelles les gens décident de télétravailler.
Découvrez d’autres outils qui préserveront la productivité de votre équipe virtuelle. Téléchargez le guide.
Se concentrer sur la communication
Une communication efficace est plus essentielle que jamais lorsque les membres d’une équipe sont dispersés. La technologie peut vous aider à rester connecté, mais vous devrez également ajuster vos méthodes de partage d’informations, afin d’éviter les inefficacités et les angles morts.
Choisir les bons outils de communication pour votre équipe.
Il existe un grand nombre d’outils de communication numériques, mais vous pouvez vous passer de certains d’entre eux. Choisissez les options les plus intuitives et les plus évolutives afin d’éviter d’avoir à les changer plus tard.
Insister sur la transparence.
Pour bien fonctionner en tant qu’équipe distante, il faut une transparence accrue entre les membres de cette équipe. Insistez sur l’importance qu’il y a à faire des points réguliers afin de maintenir tout le monde informé. Cela permet également d’amener chacun à rendre compte de son travail.
Trouver des moyens efficaces pour diffuser les informations clés.
Demandez-vous quel est le moyen le plus rapide de communiquer des informations à l’ensemble de votre équipe. Gardez à l’esprit que les nouvelles importantes peuvent facilement se retrouver noyées sous la masse des autres informations échangées, lorsqu’elles sont transmises par messagerie instantanée. En revanche, il sera plus facile de les reconsulter ultérieurement dans un email.
Des réunions virtuelles plus productives.
Partagez en amont l’agenda de l’équipe, sans manquer d’établir quelques règles de base, telles que le bannissement du « multi-tâche ». Lorsque votre équipe se sera habituée à travailler à distance, vous pourrez remplacer certaines réunions par des emails.
Outils pour simplifier la communication à distance
Les plateformes de messagerie instantanée telles que Slack, Microsoft Teams et Google Chat permettent aux membres de votre équipe de rester connectés lorsqu’ils situés loin les uns des autres.
87 % des employés se déclarent satisfaits des outils et processus utilisés pour permettre à leurs équipes travaillant à distance de communiquer.
Lisez ce guide qui présente des astuces pour mieux recruter et s’épanouir dans un environnement de télétravail.
Suivi et mesure
Le suivi de la productivité de votre équipe fait partie des qualités qu’un bon manager doit avoir, surtout lorsqu’il est question de transitionner vers un nouveau mode de travail. Toutefois, le micromanagement peut se traduire par une baisse généralisée de la productivité, notamment de la vôtre.
Conseil 1
Laissez le temps indispensable à un travail sans interruption.
Bien qu’il soit important que vous soyez en contact régulier avec les membres de votre équipe travaillant à distance, vous devez également leur laisser des moments pour qu’ils travaillent sans distractions. Encouragez-les à désactiver leurs notifications, au besoin, mais non sans avoir prévu au préalable un moyen de les contacter en cas d’urgence.
Conseil 2
Faites un suivi des résultats plutôt que des actions individuelles.
Le micromanagement traduit avant tout un manque de confiance et vous fait perdre du temps. Tant que les membres de votre équipe s’acquittent de leur travail dans le respect des délais, il n’est pas très important de surveiller leurs tâches quotidiennes.
Conseil 3
Adoptez des outils qui offrent un niveau élevé de visibilité.
Un outil de gestion de projet vous permettra de vous assurer qu’un projet reste sur les rails, sans devoir recourir au micromanagement. Vous n'aurez ainsi pas besoin de regarder par-dessus l’épaule de vos collaborateurs, mais vous serez cependant en mesure d'identifier les retards ou les problèmes.
Conseil 4
Privilégiez les points détaillés plutôt que les réunions régulières.
Si les journées de vos collaborateurs sont consacrées aux réunions ou aux appels téléphoniques, il ne leur restera plus beaucoup de temps pour se concentrer sur des tâches productives. Au lieu de cela, planifiez des points hebdomadaires ou bi-hebdomadaires pour vérifier leurs projets et savoir où ils en sont.
Outils pour permettre à votre équipe à distance de maintenir le cap
Les outils de gestion de projet, tels monday.com, Basecamp ou Trello, offrent une vue transparente du statut des projets en cours.
42 % des travailleurs distants sont plus productifs dès lors qu’ils peuvent travailler sans être interrompus pendant de longues périodes.
Consultez nos astuces « productivités » pour le recrutement, où vous trouverez d’autres conseils, outils et modèles.
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