Comment intégrer des employés à distance
Les tout premiers mois du travail à distance sont cruciaux, en particulier pour les nouvelles recrues. Voici comment intégrer efficacement vos nouveaux collaborateurs, les préparer au succès et augmenter la probabilité qu’ils ont de rester.
Les phases d’une intégration virtuelle réussie
La pierre angulaire de tout programme d’intégration virtuelle efficace est la planification. Condenser trop de choses trop vite peut submerger votre nouveau collaborateur. Mais vous ne souhaitez pas non plus qu’il ait l’impression d’avoir été oublié. Établissez un processus pour atteindre le juste équilibre.
Avant le premier jour
Le processus d’intégration ne devra pas commencer le jour de la prise de fonctions d’un employé. Mettez à profit les semaines qui précèdent la date de début pour gérer les tâches administratives et procéder à la configuration de base, afin que le nouvel employé puisse être immédiatement opérationnel.
des candidats indiquent que les configurations technologiques n’étaient pas correctement effectuées lorsqu’ils ont pris leurs fonctions.
Envoyez tous les documents devant être signés par votre nouvel employé afin qu’il les signe électroniquement.
Mettez le nouvel employé en relation avec les RH et envoyez les documents requis sous forme numérisée, en précisant comment les remplir.
Commandez les équipements dont le nouvel employé aura besoin et envoyez-les-lui.
En faisant cela à l’avance, vous éviterez les contretemps le jour de la prise de fonctions et permettrez au nouvel employé de se familiariser en amont avec les nouvelles technologies ou procédures.
Assurez-vous que le nouveau collaborateur puisse accéder aux systèmes de l’entreprise.
Un jour de prise de fonctions n’est pas vraiment le moment indiqué pour découvrir que les systèmes de votre entreprise ne sont pas accessibles de l’extérieur. Rapprochez-vous du service informatique, ou prévoyez une transition à long terme vers des outils du cloud.
Premier jour
Lors d’une prise de fonctions virtuelle, le traditionnel déjeuner en équipe peut faire défaut, mais il existe d’autres moyens de faire en sorte que votre nouveau collaborateur se sente bien accueilli. Mettez ce temps à profit pour aider les nouveaux employés à nouer des relations.
En moyenne, une intégration compte 54 activités, dont 41 tâches administratives.
Présentez votre nouvelle recrue au reste de l’équipe via un appel vidéo.
Bien que des appels vidéos de présentation limités à deux collaborateurs soient parfaits, gardez à l'esprit qu’il pourrait être épuisant de les conduire avec tous les membres de l'équipe dès la première journée. Prévoyez plutôt une réunion vidéo avec l'ensemble de l'équipe pour une présentation générale du nouveau collaborateur.
Planifiez ensuite d’autres rendez-vous vidéos avec son manager pour qu’il s’entretienne avec ses collègues un par un.
Assurez-vous que votre nouveau collaborateur passe du temps avec son manager au cours de la première journée, pour qu’il puisse passer en revue son agenda pour la semaine et poser des questions. Vous pourrez ensuite planifier des appels vidéos réguliers pour explorer plus avant le processus d’intégration.
Formez les nouveaux employés aux systèmes et outils de communication de l’entreprise.
La formation professionnelle devra se poursuivre durant tout le premier mois de travail du nouvel employé, mais les systèmes et outils fondamentaux devront être présentés et maîtrisés au plus vite. Envoyez au nouvel employé des vidéos de formation, accompagnées d’une documentation écrite pour référence ultérieure.
Deuxième jour
Le deuxième jour de la prise de fonctions de votre nouvel employé, celui-ci devrait se sentir plus acclimaté et prêt à commencer à travailler véritablement. Ce moment est particulièrement indiqué pour s’accorder sur les attentes de chacun et les aligner, et pour jeter les bases d’une relation de travail fructueuse.
67 % des nouveaux employés veulent que les objectifs de performance soient présentés au cours de la phase d’intégration.
Passez en revue les responsabilités du nouvel employé et discutez du style de management.
Faites une présentation plus approfondie des obligations professionnelles quotidiennes liées au poste et parlez de votre propre style de management. Le nouvel employé devrait ressortir de ces échanges avec une bonne compréhension de ses responsabilités et sachant comment optimiser sa collaboration avec son manager.
Parlez des processus internes et flux de travail de l’entreprise.
Avant que votre nouvel employé ne se plonge avec assurance dans son tout premier projet, il devra maîtriser les flux de travail de l’entreprise. Comment le travail est-il assigné ? Qui l’examine ? Faites une présentation détaillée de vos processus internes pour votre nouveau collaborateur.
Fixez ses objectifs d’apprentissage au cours de la première semaine, du premier mois et au-delà.
Les nouveaux employés veulent savoir ce que l’on attend d’eux. Fixez des objectifs d’apprentissage pour les 7, 30 et 60 premiers jours en poste, de sorte que le nouvel employé ait un but vers lequel travailler et puisse évaluer ses propres progrès.
Première semaine
Tout au long de la première semaine de travail de votre nouvel employé, mettez à sa disposition des formations sur supports écrits, enregistrés et via des sessions vidéos en face à face, afin qu’il soit fin prêt pour sa première mission. Veillez à souligner la mission et les valeurs de votre entreprise.
76 % des nouveaux employés pensent que le facteur le plus important durant leur première semaine est la formation.
Donnez à l'employé de la documentation d’orientation sur les produits, les services et le secteur d’activité.
Créez un document pour la formation en ligne qui couvrira les produits de façon détaillée, les services, les études disponibles sur le marché, et qui comprendra un tour d’horizon de la concurrence, ainsi que des liens vers toute autre documentation pouvant avoir de l’intérêt pour votre nouveau collaborateur.
Consacrez une session de formation à la mission et aux valeurs de l’entreprise.
Assurez-vous que votre nouvel employé puisse se forger une compréhension globale de l’entreprise et de la façon dont son travail se fond dans cette organisation globale.
Mettez à profit ce qu’il vient d’assimiler pour lui confier sa toute première mission.
Le fait d’assigner un projet dès la première semaine permet aux managers comme aux nouveaux employés de se mettre d’accord sur les processus de travail, la réalisation attendue et le rythme à observer. Mettez votre nouvel employé à l’aise en fixant une étape clé réaliste, mais néanmoins exigeante, et assurez-vous qu’il sait où obtenir de l’aide.
Premier mois
À l’issue du premier mois, votre nouvel employé devrait se sentir en confiance et envisager avec optimisme ce qu’il doit faire pour réussir à son poste. Des prises de contact virtuelles régulières contribueront à faire en sorte que le nouvel employé se sente satisfait et bien intégré.
49 % des employés pensent que sympathiser avec ses collègues est le meilleur moyen de s’habituer à un nouvel emploi.
Contrôlez le tout premier travail réalisé par le nouvel employé et donnez-lui un retour constructif.
Un manager devra planifier une réunion pour l’examen de cette première mission. Cela permet aux deux interlocuteurs de partager leurs écrans et de souligner ce qui a été bien fait et ce qui pourrait être amélioré.
Confirmez que les objectifs d’apprentissage ont été atteints puis fixez des objectifs formels à six mois.
Fixez des objectifs de performance en vue de la revue prévue à l’issue des six premiers mois et soyez clair quant à vos attentes.
Créez des opportunités pour permettre à votre nouvel employé de rencontrer davantage de collègues et renforcer les liens au sein de l’équipe.
Organisez des « happy hours » pour présenter le nouvel employé aux autres départements, en particulier s’il travaille à distance.
Deuxième mois et au-delà
Lorsqu’un nouvel employé travaille à distance, il peut s’avérer difficile de déterminer s’il s’est acclimaté à son poste et s’il est mobilisé, ou s’il a besoin d’un petit coup de pouce supplémentaire. À l’issue du premier mois, n’arrêtez pas le processus d’intégration virtuelle.
29 % des professionnels des RH disent que l’intégration constitue le plus gros défi pour améliorer la participation des employés.
Maintenez-vous régulièrement informé pour vérifier comment votre nouvel employé se sent.
Cela pourra être une occasion pour vous de découvrir ce que votre nouvel employé apprécie le plus, et ainsi, de mieux orienter son travail et de lui éviter tout surmenage.
Donnez au nouvel employé une occasion de travailler sur des projets transversaux.
Dans la mesure du possible, créez des opportunités pour que le nouvel employé puisse travailler avec d‘autres équipes et départements. Cela lui permettra d’élargir son socle de compétences et de se connecter à un réseau plus vaste.
Sollicitez des feedbacks sur le processus d’intégration.
Demandez au nouvel employé ce qu’il pense de son expérience d’intégration ; cela vous permettra d’améliorer votre processus au fil du temps. Faites-lui parvenir un sondage ou improvisez un appel vidéo pour discuter des points forts et des points faibles du programme d’intégration.
Un programme d’intégration structuré augmente de 58 % la probabilité que de nouvelles recrues resteront dans l’entreprise pendant au moins trois ans.
Découvrez de façon plus détaillée comment améliorer l’expérience d’intégration des employés travaillant à distance. Téléchargez le guide.
Trois astuces pour une meilleure intégration virtuelle
Lors du développement de votre processus d’intégration en ligne, vous découvrirez assez vite ce qui fonctionne pour votre entreprise et ce qui ne fonctionne pas. Certaines des bonnes pratiques suivantes vous orienteront dans la bonne direction.
1. Documentez clairement votre processus.
Un processus d’intégration réussi doit être évolutif et reproductible, ce qui n'est possible que s’il a été préalablement mis par écrit. Créez un document interactif présentant le processus de votre entreprise puis partagez-le avec votre équipe et faites des ajustements au fur et à mesure que vous recevrez leurs feedbacks.
2. En cas de doute, n’hésitez pas à surcommuniquer.
Vous ne savez peut-être pas exactement à quelle fréquence faire le point avec vos nouveaux employés travaillant à distance. Tenez-vous informé tout au long de la semaine en variant avec pertinence les moyens de communication : appels vidéos, messages instantanés et emails, pour vous assurer que les nouveaux employés n’aient pas l’impression d’être invisibles — et sans risquer de « fatigue Zoom ».
3. Ne négligez pas la culture de votre entreprise.
Même si votre nouvel employé entend continuer à travailler à distance, il devra néanmoins être connecté à votre culture d’entreprise. Prévoyez des interactions culturelles tout au long du processus d’intégration, par exemple, en inscrivant votre nouveau collaborateur à un canal de discussion humoristique ou en lui assignant un compagnon d’intégration.
Vous souhaitez en savoir davantage sur le développement d’une stratégie d’intégration ? Consultez le guide des 45 premiers jours de l’intégration.
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