Wat is HR-compliance?

Wat betekent HR-compliance? Bij HR-compliance gaat het kort gezegd om het navelen van arbeidswetten. Om als bedrijf HR compliant te zijn, maakt u een beleid en creëert u procedures waarmee de organisatie zich aan de wetten en regels houdt. HR-compliance is essentieel voor uw bedrijf omdat u anders boetes kunt krijgen of met sancties te maken krijgt.

Er zijn verschillende soorten HR-compliance:

• Wettelijke compliance
Het volgen van de overheidsregels over werkgelegenheid en de werkplek. Het minimumloon, een antidiscriminatiebeleid en ergonomische werkplekken zijn daar resultaten van.

• Regelgevende compliance
De overheid stelt wetten op, maar er zijn ook instanties die regels opstellen. Voorbeelden hiervan zijn de Autoriteit Consument & Markt (ACM) en de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

• Contractuele compliance
Daarnaast zijn er afspraken die je moet naleven. Die hebt u in contracten met uw werknemers of andere organisaties vastgelegd.

• Vakbondswetgeving naleven
Ook is het belangrijk de regels te respecteren die zijn vastgesteld door vakbonden, zoals de FNV of CNV.

HR-compliance is niet altijd eenvoudig. Hier zijn enkele van de meest voorkomende HR-compliance issues en risico’s waar u mee te maken kunt krijgen:

• Veranderende wetten
De arbeidswetten en -regels veranderen regelmatig, zowel op nationaal als op Europees niveau. U moet dus altijd op de hoogte blijven van de laatste ontwikkelingen en uw beleid en procedures daarop aanpassen.

• Training van uw personeel
Zorg ervoor dat al uw medewerkers op de hoogte zijn van de HR-complianceregels en hun rechten en plichten kennen. Geef ook regelmatig trainingen om uw personeel te informeren over nieuwe of gewijzigde voorschriften.

• Beveiliging van gegevens
U moet zorgvuldig omgaan met de persoonlijke en gezondheidsinformatie van uw medewerkers en kandidaten. U dient deze informatie vertrouwelijk te houden en te beschermen tegen onbevoegde toegang. De meldplicht datalekken houdt in dat u een eventuele datalek moet melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

• Voorkomen van conflicten
Geschillen of klachten wilt u het liefste voorkomen, maar in elk geval snel oplossen. Daarnaast dient u te zorgen voor een veilige en respectvolle werkomgeving, waar geen plek is voor discriminatie, intimidatie, pesten of geweld.

Als u niet HR-compliant bent, loopt uw organisatie het risico op ernstige problemen. Hier zijn enkele van de mogelijke gevolgen:

• Boetes
U kunt een boete krijgen van een overheidsinstantie of een regelgevende instantie als u de wetten of regels overtreedt. Als u bijvoorbeeld niet voldoet aan de AVG, kunt u een boete krijgen van maximaal 20 miljoen euro of 4% van uw wereldwijde omzet.

• Sancties
U kunt een sanctie krijgen van een vakbond of een andere organisatie als u de afspraken die u heeft gemaakt niet nakomt. Als u bijvoorbeeld niet voldoet aan de cao, moet u mogelijk een schadevergoeding betalen of krijgt u te maken met een staking of een boycot.

• Rechtszaken
U kunt aangeklaagd worden door een medewerker of een andere partij als u hun rechten schendt of schade toebrengt. Als u bijvoorbeeld iemand onterecht ontslaat of discrimineert, kunt u voor de rechter worden gedaagd en veroordeeld worden tot het betalen van een vergoeding of het herstellen van de situatie.

• Reputatieschade
U kunt uw goede naam en imago verliezen als u niet voldoet aan de HR-compliance. U kunt negatieve publiciteit krijgen in de media of op sociale media, waardoor u klanten, partners of investeerders kunt verliezen. U kunt ook moeite hebben om nieuw talent aan te trekken of te behouden.

HR-compliance is niet alleen een verplichting, maar ook een kans om uw bedrijf te verbeteren en te laten groeien. Hiermee zorgt u voor betere werkomstandigheden, een hogere productiviteit, en meer diversiteit en loyaliteit. Met deze tips pakt u HR-compliance uitdagingen aan:

• Stel een beleid op
Maak duidelijke, consistente regels voor uw medewerkers die in lijn zijn met de geldende wetten en regels. Update uw beleid en procedures regelmatig om ze aan te passen aan de veranderingen.

• Communiceer uw regels
Informeer uw medewerkers over de regels en waarom ze belangrijk zijn. Gebruik verschillende communicatiekanalen en handhaaf uw regels op een eerlijke en consequente manier.

• Gebruik technologie en tools
Maak gebruik van technologie en tools om uw HR-compliance te vergemakkelijken en te verbeteren. U kunt bijvoorbeeld software gebruiken om uw administratie, gegevens, trainingen of rapportages te beheren.

• Werk samen met experts
Schakel de hulp in van experts of instanties die u kunnen adviseren of ondersteunen bij uw HR-compliance. Raadpleeg bijvoorbeeld een jurist, een accountant of een vakbond.

• Creëer een compliance-cultuur
Stimuleer HR-compliance bij uw medewerkers. Laat zien dat u HR-compliance serieus neemt en waardeert. Beloon goed gedrag en geef feedback.

HR compliance is een ingewikkeld en voortdurend proces dat veel aandacht en zorg vereist. Om u te helpen uw HR compliance op orde te houden, hebben we een checklist gemaakt met enkele noodzakelijke items die u niet mag vergeten. Deze checklist is niet uitputtend, maar geeft u een goed overzicht van de belangrijkste aspecten van HR compliance.

• Stel duidelijke en actuele HR-beleidsregels en -procedures op die in lijn zijn met de wetten en voorschriften.

• Houd een goede personeelsadministratie bij die alle relevante informatie over uw medewerkers bevat, zoals contracten, salarissen, vakanties, ziekteverzuim, beoordelingen en trainingen.

• Creëer een veilige en gezonde werkomgeving die voldoet aan de arbo-eisen en -normen.

• Behandel al uw medewerkers eerlijk en gelijk, en voorkom discriminatie, intimidatie, pesten of geweld op de werkvloer.

• Informeer uw medewerkers over uw HR-regels en -veranderingen. Gebruik verschillende communicatiekanalen en -methoden om uw boodschap over te brengen.

• Handhaaf uw HR-regels effectief en grijp in als er overtredingen zijn. Leg passende sancties op en bied mogelijkheden voor beroep of klachten.

• Beveilig en bescherm de persoonlijke en gezondheidsinformatie van uw medewerkers en kandidaten. Volg de regels van de AVG en meld eventuele datalekken bij de AP en de betrokkenen.

• Evalueer en stel uw HR-compliance regelmatig bij. Houd de veranderingen in de wetgeving of de situatie bij en pas uw beleid en procedures daarop aan. Vraag feedback aan uw medewerkers en externe partijen over uw HR-compliance.

Met deze checklist kunt u uw HR-compliance waarborgen en uw bedrijf laten bloeien. Want HR-compliance is een investering in uw medewerkers en uw toekomst.

Alles wat u over HR-compliance wilde weten

HR-compliance: uitdagingen en risico’s

Compliance-uitdagingen aanpakken

Checklist voor HR-compliance