Alles wat u moet weten over outsourcing van human resource
Wat is outsourcing van human resources (hr)?
De term ‘outsourcing van human resources’ verwijst naar het uitbesteden van hr-activiteiten aan externe partijen. Vaak kiezen organisaties om financiële of praktische redenen voor outsourcing van hun hr.
Bedrijven kunnen alle of bepaalde onderdelen van hun hr uitbesteden, bijvoorbeeld als ze zelf niet over de benodigde capaciteiten of middelen hiervoor beschikken. In andere gevallen kiezen organisaties voor outsourcing van hr om kosten te besparen of zich op hun kernactiviteiten te kunnen richten. In zulke gevallen kunnen organisaties hun loonadministratie uitbesteden of zelfs voor outsourcing van hr als geheel kiezen.
Aan de outsourcing van human resources kleven voor- en nadelen, net als aan het zelf uitvoeren van hr-activiteiten. Elke afzonderlijke organisatie doet er goed aan voor zichzelf een individuele afweging te maken en op basis daarvan te bepalen of de uitbesteding van hun human resources de juiste keuze is.
HR-taken die bedrijven vaak uitbesteden
Outsourcing van hr komt in verschillende vormen en maten. Organisaties kunnen zelf bepalen op welke vlakken en op welke schaal ze hr willen uitbesteden. Hieronder hebben we enkele activiteiten op een rijtje gezet die vaak worden uitbesteed.
Recruitment uitbesteden
Een taak die bedrijven regelmatig selecteren voor outsourcing is recruitment. Gespecialiseerde recruitmentbureaus zorgen er dan voor dat uw vacatures met de meest geschikte kandidaten bezet worden. Werving en selectie uitbesteden is een goede keuze als u zelf niet over de expertise of de middelen beschikt om het cruciale wervingsproces naar behoren te verzorgen.
Personeelsadministratie uitbesteden
Bedrijven zijn verplicht personeelsdossiers en salarisadministratie bij te houden. Dit kan veel tijd en aandacht opeisen. Als bedrijf kunt u uw personeelsadministratie uitbesteden als u zich bijvoorbeeld liever op uw kerntaken wilt concentreren. Ook is het mogelijk afzonderlijke onderdelen ervan extern te laten verzorgen.
Loonadministratie uitbesteden
De outsourcing van salarisadministratie aan payroll-bedrijven is vrij gebruikelijk. Voor organisaties die zelf niet genoeg kennis in huis hebben of zich uitsluitend op hun kerntaken willen richten, kan de outsourcing van de salarisadministratie een goede keuze zijn. Ook bij complexe loonadministratie kunnen organisaties soms beter hun payroll uitbesteden om te profiteren van de expertise van payroll-bedrijven.
De voordelen van het uitbesteden van HR-taken
Net als wanneer u het zelf doet, kent de outsourcing van human resources voor- en en nadelen. Hieronder hebben we op een paar voordelen van het uitbesteden van hr-taken op een rijtje gezet.
Schaalvoordeel 1: Kostenbesparing
Zelf een hr-afdeling hebben kost geld, hr uitbesteden echter ook. Het bepalende punt in dit opzicht is de schaal waarop de activiteiten plaatsvinden. Gespecialiseerde aanbieders van hr-activiteiten kunnen van schaalvoordelen profiteren en daardoor hun diensten tegen een gunstiger tarief aanbieden dan wanneer kleinere bedrijven het zelf zouden regelen. De uitbesteding van human resources kan dus financieel aantrekkelijk zijn.
Schaalvoordeel 2: Toepassing van specialistische kennis
Bedrijven die zich uitsluitend op uitbestede human resources-taken toeleggen, bouwen met verloop van tijd een enorme hoeveelheid waardevolle expertise en kennis op. Een eigen hr-afdeling kan ook veel expertise en kennis hebben. Maar voor veel bedrijven geldt dat de interne afdeling kleiner en alleen op de eigen organisatie gericht is. Ook in dit geval speelt de schaal waarop de activiteiten plaatsvinden een bepalende rol.
Ideale oplossing voor schommelende behoeften
Als organisatie hebt u niet op elk moment dezelfde behoeften. Soms is er sprake van flauwtes en op andere momenten hebt u zoveel omhanden dat u door de bomen het bos niet meer ziet. Het is voor veel bedrijven een risico om te veel personeel in dienst te hebben. Dus de kans is reëel dat u soms plotseling behoefte aan ondersteuning op hr-vlak hebt. In zulke gevallen kan outsourcing van uw human resources echt een uitkomst zijn.
Ondersteuning bij onderbezetting
In het geval van ziekte of verzuim kunt u niet altijd direct nieuw personeel in dienst nemen. De werkzaamheden moeten niettemin verricht worden. Ook bij ziekte of verzuim kan de uitbesteding van human resources uitkomst bieden.
Nadelen van outsourcing van hr
De outsourcing van human resources kent naast de bovenstaande voordelen ook enkele nadelen. Het is voor elke organisatie belangrijk om goed te kijken welke nadelen en voordelen van het uitbesteden van hr-taken relevant zijn voor de specifieke situatie. Het onderstaande overzicht met enkele keerzijden van de uitbesteding van human resources helpt om een uitgebalanceerde afweging te maken.
Minder zeggenschap over alle stappen van het proces
Door de verantwoordelijkheid voor hr-taken (gedeeltelijk) uit handen te geven, verliest u als bedrijf een bepaalde mate van controle. U kunt weliswaar de input bepalen en voorwaarden voor de samenwerking overeenkomen, maar in het geval van outsourcing van hr hebt u meestal minder inspraak en minder inkijk gedurende het proces.
Verlies van waardevolle gegevens
Data zijn het digitale goud. Als u uw human resources uitbesteedt, geeft u (een deel van) uw gegevens aan een derde partij weg. Uzelf beschikt dan niet meer over deze data en kunt u belangrijke inzichten mislopen.
Lange looptijd van contract met externe dienstverlener
Contracten voor de outsourcing van human resources kunnen een looptijd van meerdere jaren hebben. Een langere looptijd brengt echter niet alleen lagere kosten met zich mee, maar kan ook een risico vormen. Als er grote veranderingen binnen een organisatie plaatsvinden, kunnen bepaalde diensten overbodig worden. Bij een langlopend contract zult u er dan nog steeds voor moeten betalen.
Toenemende afhankelijkheid van derden
Veel organisaties geven aan voor een te grote afhankelijkheid van externe partijen te vrezen als ze overstappen op de outsourcing van hr. Uiteindelijk bestaat er absoluut een risico hierop, aangezien bedrijven zelf geen expertise opbouwen of vergaarde kennis weer afbouwen als ze hun hr uitbesteden.