Onboarding-gids en -hulpbronnen voor nieuwe medewerkers

Begin met de onboarding vóór de eerste werkdag van uw nieuwe medewerkers

Start het onboarding-proces van uw nieuwe medewerkers vóór de eerste werkdag. Probeer ten minste een week voor de startdatum een telefoon- of videogesprek te plannen ter voorbereiding op de eerste week. Bespreek de onboarding-planning en wie hun begeleiders zijn. Verstuur digitale kopieën van belangrijke hulpbronnen naar uw nieuwe medewerkers, zodat zij deze in hun eigen tijd kunnen doorlezen. Uw doel is ervoor te zorgen dat uw medewerkers alles hebben wat ze nodig hebben om een vliegende start te maken.

Rond administratieve taken vroegtijdig af

Regel belangrijke administratieve taken met uw nieuwe medewerkers, denk hierbij aan:

•  Het regelen van een werkcomputer en zakelijk e-mailadres voor elke nieuwe medewerker

•  Het ondertekenen van onboarding-documenten zoals uw personeelshandboek, het invullen van salarisdocumenten zoals belastingformulieren en formulieren voor directe overschrijving

•  Het bespreken van de werklocatie van medewerkers - op kantoor of thuis - en of zij tijdens de werkweek op kantoor moeten zijn.

U kunt deze taken uitvoeren vóór de eerste werkdag van de nieuwe medewerkers via e-mail, digitale documentatie en telefoon- en videogesprekken. Op die manier kunt u op kantoor meer tijd besteden aan het bijbrengen van waardevolle functievaardigheden en bedrijfskennis.

Bied een welkomstpakket aan

Een welkomstpakket is een geweldige manier om uw nieuwe medewerkers zich thuis te laten voelen bij uw bedrijf. Vul het pakket met dingen waarvan u denkt dat uw nieuwe medewerkers ze nodig hebben (of leuk vinden), bijvoorbeeld:

•  Een welkomstbrief
•  De arbeidsovereenkomst
•  Een planning voor de eerste dag
•  Het personeelshandboek
•  Een plattegrond van het kantoor
•  Artikelen met het logo van het bedrijf erop, zoals waterflessen en rugzakken
•  Snacks
•  Een plattegrond van het kantoor
•  Een gids voor leuke dingen in de buurt van het kantoor, zoals café’s en lunchplekken

Koppel begeleiders aan nieuwe medewerkers

Laat uw nieuwe medewerkers dagelijks ervaren wat collega’s met vergelijkbare functies doen. Op deze manier krijgen zij het werk snel onder de knie. Begeleiders zijn ook het aanspreekpunt voor specifieke vragen over de functie die het management misschien nog niet heeft behandeld.

Bereid een werkrelevante taak voor

Er is geen betere manier voor het leren van de ins en outs van een nieuwe functie dan door een taak uit te voeren waar uw bedrijf baat bij heeft. Geef uw nieuwe medewerkers een praktische opdracht die aansluit bij de doelstellingen van hun nieuwe functie, zodat zij beter begrijpen waarom deze functie belangrijk is voor uw bedrijf.

Plan regelmatig een een-op-eengesprek

Door de eerste weken en maanden regelmatig een gesprek met uw nieuwe medewerkers in te plannen helpt u hen op de korte en lange termijn succesvol te zijn. Gebruik deze gesprekken om prestaties te vieren en de koers aan te passen wanneer er verbetering nodig is. Beantwoord vragen en luister naar eventuele problemen die ze hebben.