De complete gids voor digitale onboarding
Een checklist die u de eerste twee maanden op weg helpt
Wat is onboarding?
Onboarding is het proces dat wordt gebruikt om nieuwe medewerkers op weg te helpen in hun nieuwe functie en ze te trainen, zodat ze een waardevol lid van het team worden. Met onboarding zorgt u er niet alleen voor dat nieuwe medewerkers worden uitgerust met de kennis en tools die zij nodig hebben om succesvol te zijn in hun functie, maar ook dat zij worden betrokken bij het bedrijf en volledig worden opgenomen in het team. Zo bouwt u een relatie op met de nieuwe medewerkers en laat u zien dat het bedrijf wil investeren in hun professionele groei.
Onboarding zet de toon voor de gehele medewerkerservaring
Als u een nieuwe medewerker in uw bedrijf verwelkomt, zijn de eerste maanden bepalend. Als alles soepel verloopt, kan dat de tevredenheid op de lange termijn, de prestaties en het behoud van de nieuwe medewerker ten goede komen. Als manager speelt u een cruciale rol in het succes van iedere nieuwe medewerker. Deze gids helpt u een effectief en schaalbaar onboardingsprogramma op te stellen waarmee u uw nieuwe medewerkers een vliegende start geeft.
Als nieuwe medewerkers een effectief onboardingsprogramma hebben doorlopen, is de kans dat ze zeggen dat ze de beste baan hebben 2,8 keer zo groot.
Stap 1
Vóór de eerste dag
De eerste dag van een nieuwe medewerker kan overweldigend zijn. Het doel is dus om frictie te voorkomen en de medewerker het gevoel te geven de juiste beslissing te hebben genomen. Het proces moet ongeveer vijftien dagen vóór de startdatum van de nieuwe medewerker beginnen.
Wist u dat?
Topbedrijven doen 53% vaker dan andere bedrijven aan pre-boarding.
Taken voor stap 1
✓ Beantwoord eventuele vragen van de nieuwe medewerker
✓ Spreek een datum en tijd af, eventueel ook de inbelgegevens, voor de eerste-dag-vergadering
✓ Leg de richtlijnen van het bedrijf omtrent virtuele vergaderingen uit
✓ Zorg ervoor dat de nieuwe medewerker over alle benodigde technologische hulpmiddelen beschikt en toegang heeft tot alle relevante bedrijfssystemen
✓ Organiseer een vergadering waarbij de nieuwe medewerker door het team wordt verwelkomd
Stap 2
Eerste dag
Voorkom dat de nieuwe medewerker wordt overweldigd door op deze dag een overzicht te geven van wat komen gaat. Stel uw nieuwe medewerker aan het team voor, geef basisinformatie en leg uit hoe de rest van de week eruit zal zien. Aan het einde van de dag moet uw nieuwe medewerker zich welkom en gewaardeerd voelen en enthousiast zijn om echt aan de slag te gaan.
Tip:
om nieuwe medewerkers optimaal te ondersteunen, raden we u aan een onboardingsperiode van 90 dagen of langer aan te houden. De meeste bedrijven focussen zich alleen op de eerste week.
Taken voor stap 2
✓ Licht relevante processen, zoals tijdschema's, uitgebreid toe
✓ Laat uw nieuwe medewerker zien hoe hij/zij de systemen van het bedrijf gebruikt
✓ Kondig de komst van de nieuwe medewerker aan en deel de bio en functietitel van de nieuwe medewerker met de relevante teams
✓ Organiseer een voorstelronde met collega's en andere belangrijke partners
✓ Stuur uitnodigingen voor teamevenementen
Stap 3
Tweede dag
Om uw nieuwe medewerker kennis te laten maken met u als manager, is het goed om tijd te reserveren voor een een-op-eengesprek. Licht zo gedetailleerd mogelijk uw managementstijl en verwachtingen toe en beantwoord eventuele vragen. U kunt ook de taken bespreken die bij de functie horen, en het trainingsschema doornemen.
Wist u dat?
60% van de bedrijven legt geen kortetermijndoelen vast voor nieuwe medewerkers.
Taken voor stap 3
✓ Neem het weekschema door en stem de relevante training af
✓ Bespreek de functiebeschrijving, taken en verwachtingen
✓ Deel voorkeuren en stel vragen om te bepalen hoe jullie het beste kunnen samenwerken
✓ Evalueer de interne processen en workflow
✓ Zorg ervoor dat er genoeg tijd is om vragen te stellen
Stap 4
Eerste week
Geef uw nieuwe medewerker taken te doen die aansluiten op het dagelijkse werk dat hij/zij in de functie zal moeten gaan verrichten en zorg ervoor dat de eerste opdracht uitdagend, maar haalbaar is. Het is ook een goed moment om uw nieuwe medewerkers aan een buddy te koppelen die hetzelfde werk doet. Zo helpt u uw nieuwe medewerkers connecties te maken, vragen beantwoord te krijgen en het gevoel te geven deel uit te maken van het team.
Wist u dat?
87% van de organisaties die tijdens het onboardingsproces een buddy aan nieuwe medewerkers toewijzen, geeft aan dat dat een effectieve manier is om nieuwe medewerkers sneller wegwijs te maken in hun functie.
Taken voor stap 4
✓ Voorzie de nieuwe medewerker van alle essentiële hulpbronnen, waaronder productinformatie en merkmaterialen
✓ Doe de missie, waarden en doelen van het bedrijf uit de doeken
✓ Plan gesprekken in waarin u vraagt hoe het gaat, de voortgang van de onboarding bespreekt en eventuele vragen beantwoordt
✓ Wijs een onboardingsbuddy toe aan uw nieuwe medewerker
✓ Verzin een uitdagende, maar haalbare eerste opdracht
Stap 5
Eerste maand
Op dit moment moet uw nieuwe medewerker duidelijk weten wat er van hem/haar verwacht wordt en hoe hij/zij aan die verwachtingen kan voldoen. Vraag zo nu en dan hoe het gaat, geef regelmatig feedback, stel prestatiedoelen op en bespreek de voortgang van die doelen tijdens de jaarlijkse evaluatie. Dit is de perfecte periode om een formele mentor toe te wijzen, iemand in een seniorfunctie die de nieuwe medewerker kan helpen succesvol te zijn.
Wist u dat?
77% van de medewerkers die een formeel onboardingsprogramma hebben doorlopen, behaalt de eerste prestatiedoelen.
Taken voor stap 5
✓ Help de nieuwe medewerkers nieuwe mensen te ontmoeten
✓ Reserveer tijd om de eerste opdracht van de nieuwe medewerker te bespreken
✓ Stel duidelijke doelen voor een beoordeling na zes maanden
✓ Wijs een mentor toe en stel de nieuwe medewerker aan nog meer mensen voor
✓ Geef aan welke prestaties u verwacht en dat u elke maand feedback zult geven
Stap 6
Tweede maand en periode daarna
Veel experts zijn het erover eens dat het meer dan een jaar kan duren voordat een nieuwe medewerker pas echt volledig ingewerkt is. In de eerste zes maanden leert u de werkstijl van uw nieuwe medewerker beter kennen. Laat de nieuwe medewerker weten wat hij/zij goed doet en vraag om feedback over de onboardingservaring, zodat u het proces kunt verbeteren.
Wist u dat?
Een sterk onboardingsprogramma kan het personeelsbehoud met 82% verhogen.
Taken voor stap 6
✓ Zorg ervoor dat de werkbelasting van de nieuwe medewerker draagbaar is
✓ Zoek uit welke taken en projecten de nieuwe medewerker het leukst vindt
✓ Speel in op de sterke punten van uw nieuwe medewerker
✓ Bied kansen voor crosstraining aan
✓ Vraag uw nieuwe medewerker om feedback en deel deze feedback met HR, IT en het wervingsteam
Bonus
Vijf manieren om het personeelsbehoud te verhogen
Geef duidelijk aan wat u verwacht van iemand die deze functie invult
Zorg ervoor dat u duidelijk maakt wat de functie inhoudt door echte voorbeelden te geven, zodat nieuwe medewerkers zich een voorstelling kunnen maken van hoe het is om de functie uit te voeren.
Zoek uit welke leiderschapsstijl bij hen past
Regel tijdens het sollicitatieproces al een ontmoeting met kandidaten, zodat ze een beeld krijgen van uw managementstijl.
Faciliteer mogelijkheden voor training en ontwikkeling
Vraag tijdens een-op-eengesprekken aan nieuwe medewerkers of ze denken dat ze op bepaalde vlakken extra training nodig hebben. Als dat het geval is, plan dan zo snel mogelijk de training in.
Match nieuwe medewerkers met het soort werk dat ze leuk vinden
Bied nieuwe medewerkers de kans om aan verschillende opdrachten te werken met verschillende
Help ze gewaardeerd te voelen
Geef regelmatig feedback over bereikte doelen om nieuwe medewerkers het gevoel te geven dat u hun harde werk waardeert.
Onboarding maakt echt het verschil!
Een positieve onboardingservaring is gunstig voor u, uw nieuwe medewerker en het bedrijf in zijn geheel. Dus plan vooruit en maak duidelijk wat u verwacht vanaf het moment dat u een aanbod doet. Het is de beste manier om uw nieuwe medewerker te helpen binnen een zo kort mogelijke periode op snelheid te raken en ervoor te zorgen dat hij/zij lange tijd bij uw bedrijf blijft.
Meer informatie over hoe LinkedIn Talent Solutions u kan helpen een naadloze kandidaatbeleving te bieden
Planning
Neem geïnformeerde beslissingen rondom diversiteit, verborgen talentpools en meer op basis van realtime gegevens.
Recruitment
Nodig de juiste kandidaten uit voor een gesprek via makkelijk te plaatsen vacatures, geavanceerde sourcing en zorgvuldige branding.
Ontwikkeling
Ondersteun uw medewerkers met tools voor ontwikkeling, interactie en prestaties.
Neem vandaag nog contact op met een salesspecialist