Functiebeschrijving

Bij [bedrijf X] weten we dat ons succes afhangt van mensen en processen. Een administratief medewerker is de ondersteunende kracht achter beide, en we zijn momenteel op zoek naar iemand die deze uitdaging aankan. De ideale persoon voor de functie heeft uitstekende communicatievaardigheden, is goed in het oplossen van problemen en heeft een buitengewoon oog voor detail. Hij/zij heeft al eerder administratieve werkzaamheden uitgevoerd en collega's ondersteund in een kantooromgeving. Een vermogen om te multitasken, complexe roosters te beheren en krappe deadlines te halen is cruciaal voor deze functie.

Doelstellingen van deze functie

• Fungeren als de ogen en oren van het kantoor, informatie verschaffen, vragen beantwoorden en verzoeken afhandelen
• Zorgen voor een optimale werking en beschikbaarheid van apparatuur, benodigdheden en inventarissen door preventief onderhoud uit te voeren
• Workflows optimaliseren door standaardprocedures, bijvoorbeeld voor planning, communicatie, kantoorindeling enz., te analyseren en perfectioneren
• Coördineren van interne en externe hulpbronnen om de workflow te versnellen
• Toezicht houden op en bereiken van organisatorische doelen met handhaving van de beste werkwijzen

Dagelijkse en maandelijkse verantwoordelijkheden

• De receptie bemannen, onder meer door het drukke telefoonsysteem met meerdere lijnen te managen, bezoekers te begroeten, inkomende en uitgaande post en verzendingen in goede banen te leiden en het kantoor geordend en schoon houden
• Directe administratieve ondersteuning bieden aan senior managers, onder meer door e-mailcorrespondentie af te handelen en memo's, brieven, spreadsheets, formulieren en faxen op te stellen en te versturen
• Vergaderingen op kantoor, op een andere locatie of via videoconferentie plannen, organiseren en inroosteren
• Binnenlandse en internationale reizen regelen voor medewerkers op alle niveaus
• Een archiefsysteem, database met contactpersonen, lijst met medewerkers en inventarissen bijhouden
• Toezicht houden op en bestellingen plaatsen voor kantoorbenodigdheden en de bezorging van maaltijden voor groepsvergaderingen

Vaardigheden en kwalificaties

• Middelbareschooldiploma of vergelijkbaar
• Bewezen ervaring op het gebied van administratie
• Uitstekende communicatievaardigheden in woord en geschift
• Sterke vaardigheden als het gaat om tijdmanagement en multitasking
• Bekwaamheid in Microsoft Office, met aanleg om nieuwe software en systemen aan te leren

Gewenste kwalificaties

• Beroepsopleiding
• Eerder succes op het vlak van officemanagement
• Ervaring met het beheren van budgetten en uitgaven
• Ervaring met het ontwikkelen van interne processen en archiefsystemen
• Gewend om met vertrouwelijke gegevens te werken