Functiebeschrijving

Bij [BedrijfX] zien we de meerwaarde van evenementen die tot in de puntjes zijn voorbereid. We zijn dan ook op zoek naar een door de wol geverfde evenementenplanner die onze reputatie als organisator van mooie evenementen hoog kan houden door de gehele organisatie van onze evenementen op zich te nemen. De ideale kandidaat is gedreven en creatief, heeft oog voor detail en spant zich graag in om klanten waar het maar kan in de watten te leggen. Deze functie vereist expertise op alle vlakken van de organisatie van evenementen en bijeenkomsten: kostenbeperking, locatieoverwegingen, logistiek van apparatuur, inrichting van ruimten en een breed scala aan praktische handigheidjes. U beschikt daarnaast over uitstekende leidinggevende vaardigheden en kunt allerlei verantwoordelijkheden delegeren zonder dat de kwaliteitsvereisten daaronder lijden. De ideale kandidaat voor ons bedrijf is een evenementenplanner die de dagelijkse gang van zaken kan aansturen en tegelijkertijd het zicht op het grotere geheel niet verliest, met unieke ervaringen tot gevolg.

Doelstellingen van deze functie

• U ontfermt u over alle aspecten van evenementenplanning en houdt daarbij strenge deadlines en begrotingsvereisten in acht
• U smeedt een band met leveranciers, locaties en andere contactpersonen in de branche om de creatieve en logistieke aspecten van alle evenementen vorm te geven en te implementeren
• U weet wat er speelt, vaak zelfs als eerste, op het gebied van evenementenplanning, design en productietrends; u brengt proactief operationele problemen in beeld en lost die op
• U stelt standaardprocedures op en legt collega’s uit hoe ze die moeten volgen
• U voldoet te allen tijde aan de vereisten gesteld door de wet, verzekeraars en arboregelgeving

Dagelijkse en maandelijkse verantwoordelijkheden

• U brengt in overleg met intern personeel, klanten, leveranciers en anderen in beeld wat er voor een evenement allemaal vereist is en treedt tijdens het gehele voorbereidende proces op als verbindende factor tussen senior executives, overheidsmedewerkers en brancheleiders
• U onderzoekt bronnen, bezoekt locaties en leidt indien nodig vergaderingen ter voorbereiding op evenementen, zodat het personeel de juiste keuzes kan maken over de precieze vormgeving en invulling
• U plant en faciliteert de gehele logistieke kant van het evenement: contractonderhandelingen, gastenlijsten, voorbereidingen ter plaatse, presentatiematerialen, beveiliging, catering, entertainment, vervoer, apparatuur, decor en marketingmateriaal
• U regelt alle klantervaringen, van concept tot nazorg, waarbij u de voorbereidingen ter plaatse, productie en afronding aanstuurt en bij alle fasen inzet op een consistent hoog serviceniveau
• U verzorgt en onderhoudt een uitgebreid bestand van branchegerelateerde contactpersonen, leveranciers en locaties
• U lost problemen op die zich op de dag van het evenement voordoen

Vaardigheden en kwalificaties

• Aantoonbare succeservaringen als evenementenplanner of -coördinator
• Sterke interpersoonlijke en communicatieve vaardigheden
• Ervaring met het opbouwen en onderhouden van nuttige zakelijke relaties
• Uitstekende organisatorische vaardigheden, waaronder multitasking, tijdmanagement en een zeer goed oog voor detail
• Vermogen om onder druk te werken en snelle beslissingen te nemen

Gewenste kwalificaties

• Bachelordiploma in evenementmanagement of een gerelateerde opleiding
• Ervaring met marketing en/of public relations
• Bekend met softwarepakketten als Cvent om aanmeldingen en de logistiek mee te coördineren
• Flexibiliteit om in het binnenland en naar het buitenland te reizen, indien nodig