Functiebeschrijving

[Bedrijf X] is een toonaangevend mondiaal merk dat het hele jaar door vergaderingen, conferenties en evenementen organiseert voor interne en externe partners. We zoeken een zeer capabele evenementencoördinator die deze bijeenkomsten efficiënt, rendabel en vooral onvergetelijk kan maken. De ideale kandidaat heeft zijn of haar handen vol aan het beoordelen van en onderhandelen met potentiële verkopers, werkt samen met het juridisch team om servicecontracten op te stellen, regelt de communicatie met gasten, sprekers en klanten. Het is cruciaal dat de kandidaat zich thuis voelt in een leidinggevende functie die een creatieve maar zakelijke instelling vereist. Hij of zij moet een langdurige relatie met verkopers kunnen onderhouden.

Doelstellingen van deze functie

• Toezicht houden op de planning en uitvoering van minstens vijf evenementen met 1000 bezoekers per jaar
• De missie van het bedrijf kunnen bevorderen door bij elk evenement onze visie neer te zetten
• Verantwoordelijkheid nemen voor alle aspecten van een evenement, van de keus van locatie tot de successtatistieken
• Ten allen tijde het budget en de planning onder controle houden
• Een uitvoerbaar plan voor fondsenwerving opstellen en de maandelijkse kasstroom beheren
• Voldoen aan alle wetgeving op lokaal, provinciaal en nationaal niveau

Dagelijkse en maandelijkse verantwoordelijkheden

• Erachter komen wat er allemaal nodig is bij elk evenement
• Onderzoek plegen naar verkopers en deze selecteren op basis van creativiteit, kwaliteit en prijs
• Locaties boeken en gasten inplannen. Hiervoor moeten contracten worden opgesteld en bevestigd en de logistiek van de dag zelf moet worden bepaald
• De inhoud van materialen voor het evenement bepalen en deze met een grafisch ontwerper produceren
• Het benodigde personeel inhuren voor alle aspecten van het evenement (registratie, opbouwen en afbreken, catering, beeld/geluid, etc.)
• De dagelijkse administratie van evenementen en programma’s zoals bestellingen doen, het draaiboek nakijken, kijken of alles goed loopt met verkopers, reizen plannen, tafels reserveren bij restaurants, aanwezigen van het bedrijf helpen, de registratie in de gaten houden, RSVP’s bijhouden, vragen beantwoorden en problemen oplossen

Vaardigheden en kwalificaties

• Diploma gastvrijheidsmanagement of public relations
• Aantoonbare ervaring met evenementen plannen of coördineren in een zakelijke omgeving
• Een cv met creatieve, succesvolle evenementen
• Ervaring met werken met grafisch ontwerpers, verkoopmedewerkers, marketingmensen en communicatiespecialisten
• Uitstekende organisatorische, communicatie- en onderhandelingsvaardigheden en goed in multitasken
• Blijft kalm onder druk en blijft klantgericht werken

Gewenste kwalificaties

• Werkt al met een groep verkopers
• Ervaring met budgetten en uitgaven beheren
• Goede kennis van Word, PowerPoint, Adobe Acrobat en Excel
• Minimaal twee talen beheersen