Functiebeschrijving

Bij [BedrijfX] doen we het goed als onze mensen het goed doen. We zijn op het moment op zoek naar een directieassistent ter ondersteuning van ons senior leidinggevend kader. De ideale persoon voor de functie heeft uitstekende communicatievaardigheden, is goed in het proactief oplossen van problemen en heeft een buitengewoon oog voor detail. Hij/zij heeft al eerder administratieve werkzaamheden uitgevoerd en het management ondersteund in een kantooromgeving. De werkomgeving van directieleden is onvoorspelbaar en grillig. Daarom verwachten we dat assistenten flexibel werken en goed vooruit kunnen kijken. Ook deinst u niet terug voor de druk van werken op een hoog niveau binnen de organisatie.

Doelstellingen van deze functie

• Uw hoofdverantwoordelijkheid is het ondersteunen van de CEO; daarnaast biedt u wanneer nodig ondersteuning aan de directie, zodat bedrijfsdoelen worden behaald en het bedrijf soepel loopt
• U onderhoudt en verfijnt interne processen ter ondersteuning van executives van het gehele bedrijf, waarbij u interne en externe hulpmiddelen coördineert om processen te versnellen
• U verzorgt de communicatie tussen de directie en medewerkers, waarbij u met interne en externe executives samenwerkt aan verschillende taken en projecten
• U organiseert werkzaamheden zodat de prioriteiten van senior Executives en de doelen van de organisatie worden behaald, terwijl u daarbij de beste werkwijzen aanhoudt

Dagelijkse en maandelijkse verantwoordelijkheden

• U beheert de zakelijke en persoonlijke agenda van de CEO: post, e-mails, belafspraken, reisbenodigdheden, klantenbeheer en andere werkgerelateerde logistieke aangelegenheden
• U faciliteert een complexe planning in de agenda en zorgt ervoor dat senior executives over de juiste informatie en materialen beschikken
• U beheert, coördineert en verzorgt reizen en reisgerelateerde activiteiten van senior executives, zoals hotelreserveringen, vervoer en maaltijden
• U voert administratieve en kantoorgerelateerde werkzaamheden uit, zoals typwerk, uitschrijfwerk, werkbladen aanmaken, faxberichten versturen en het onderhoud van een archiefsysteem en contactpersonendatabase
• U hanteert professionele standaarden en waarborgt te allen tijde de vertrouwelijkheid
• U organiseert teamcommunicatie en plant evenementen, zowel intern als extern

Vaardigheden en kwalificaties

• 4 jaar ervaring in een administratieve functie die rechtstreeks rapporteert aan het hoger management
• Uitstekende communicatievaardigheden in woord en geschift
• Goed in tijdmanagement en in staat om meerdere ballen in de lucht te houden
• Bekwaamheid in Microsoft Office, met aanleg om nieuwe software en systemen aan te leren
• Een flexibele teamspeler die zaken voor elkaar krijgt, flexibel werkt en van een uitdaging houdt
• Kan vertrouwelijke informatie van het bedrijf geheim houden

Gewenste kwalificaties

• Ervaring met het toezicht op budgetten en uitgaven
• Ervaring met het ontwikkelen van interne processen en archiefsystemen