Functiebeschrijving

Het succes van [CompanyX] is afhankelijk van onze mensen, productiviteit en procedures. Een office administrator is de drijvende kracht op al deze vlakken en we zijn momenteel op zoek naar iemand die dit heft in handen durft te nemen. De ideale kandidaat voor deze functie is een flexibele probleemoplosser met uitstekende communicatievaardigheden en oog voor detail. Hij/zij moet ervaring hebben in administratief werk binnen een kantooromgeving. Multitasken en de unieke vaardigheid om onverwachte zaken soepel op te pakken zijn essentiële kwaliteiten voor deze functie.

Doelstellingen van deze functie

• Het algemene beheer van het kantoor op zich nemen, de efficiëntie van de bedrijfsactiviteiten overzien, effectieve communicatie bewerkstelligen en andere soorten strategische en tactische planning
• Facilitaire dienstverlening verzorgen, waaronder ruimteplanning/-ontwerp, contracten en relaties met leveranciers en het faciliteren van alle kantoorfuncties en -services
• Optreden als verbindende factor tussen het bedrijf, personeel en beheer van het kantoorgebouw door informatie aan te bieden, vragen te beantwoorden en op verzoeken te reageren
• De doelstellingen van de organisatie overzien en ervoor zorgen dat deze worden bereikt en tegelijkertijd een efficiënte, productieve en positieve cultuur en medewerkerservaring waarborgen.

Dagelijkse en maandelijkse verantwoordelijkheden

• Bezoekers een warm welkom in ons bedrijf geven, telefoontjes aannemen en snel doorschakelen, telefoontjes van juristen/verkopers afhandelen en ervoor zorgen dat het kantoor efficiënt kan blijven draaien door de nodige reparaties te laten uitvoeren
• Een verscheidenheid aan administratieve taken uitvoeren, zoals het opstellen en verspreiden van memo's, brieven en spreadsheets, formulieren en faxen, alsmede het sorteren en doorsturen van inkomende post.
• Assisteren bij het voorbereiden en versturen van facturen, een klantdatabase bijhouden, accounts volgen, de factuurworkflow overzien en helpen bij het op aanvraag kopiëren en verspreiden van productieorders en andere interne documenten.
• Op aanvraag spreadsheets bijwerken die worden gebruikt door de boekhoud- of productieafdeling en diensten in het veld
• Vergaderingen en afspraken inplannen en bijhouden, alsmede vluchten en accommodaties boeken

Vaardigheden en kwalificaties

• Bewezen ervaring op het gebied van administratie
• Uitstekende communicatievaardigheden in woord en geschift
• Sterke vaardigheden als het gaat om tijdmanagement en multitasking
• Bekwaamheid in Microsoft Office, met aanleg om nieuwe software en systemen aan te leren
• Solide sociale vaardigheden
• Middelbareschooldiploma of vergelijkbaar

Gewenste kwalificaties

• Beroepsopleiding
• Eerder succes op het vlak van officemanagement
• Ervaring met het beheren van budgetten en uitgaven
• Ervaring met het ontwikkelen van interne processen en archiefsystemen
• Vertrouwd in het verwerken van vertrouwelijke gegevens
• In staat om zich op een rustige en professionele manier aan uitdagende situaties aan te passen