Functiebeschrijving

Bij [bedrijf X] vormen soepele processen en systemen de sleutel tot succes. We zijn op zoek naar een organisatorisch sterke officemanager met goede sociale vaardigheden, die zorgt dat alles soepel blijft lopen. De ideale kandidaat beschikt over natuurlijke veerkracht en is flexibel genoeg om wat voor uitdagingen ook het hoofd te bieden. U wordt de zakelijke steun en toeverlaat voor allerlei collega’s en buigt u over procedures, communicatie en veiligheid. Dankzij uw inspanningen neemt niet alleen de organisatorische efficiëntie toe, maar schept u ook een fijne werkomgeving voor al uw collega’s.

Doelstellingen van deze functie

• U zorgt ervoor dat bezoekers zich prettig en gezien voelen, waarbij u zich behulpzaam en warm opstelt
• U spant u in voor een soepele bedrijfsvoering en herkent knelpunten zodat u ze proactief kunt oplossen
• U voert beleid en procedures uit, weegt resultaten af tegen standaarden en verbetert waar nodig de bedrijfsvoering
• U coördineert interne en externe middelen en bouwt een hechte relatie op met leveranciers
• U bent het aanspreekpunt op de werkvloer, gaat in op verzoeken en reageert op vragen

Dagelijkse en maandelijkse verantwoordelijkheden

• U waarborgt de efficiëntie op kantoor door ervoor te zorgen dat gedeelde ruimten professioneel ogen; daarnaast handelt u correspondentie af, beheert u archiefsystemen en zie u toe op de voorradigheid van materialen
• U overziet de dagelijkse activiteiten op kantoor en fungeert als het voornaamste aanspreekpunt bij de ontvangstbalie; u houdt het management regelmatig op de hoogte van de algehele prestaties
• U biedt indien nodig rechtstreekse administratieve ondersteuning, bijvoorbeeld door afspraken, vergaderingen en evenementen in te plannen, reizen voor te bereiden, documenten te archiveren, pakketjes te versturen, contactpersonendatabases bij te werken en de medewerkerslijst actueel te houden
• U houdt kantoorapparatuur in de gaten om uitval en defecten te voorkomen, u herkent tijdig wanneer kantoorbenodigdheden moeten worden bijbesteld, u hebt contact met leveranciers en coördineert bezorging van eten en drinken
• U beheert het ruimtegebruik en de logistiek op de kantoorvloer (nieuwe, verplaatste of veranderende werkplekken) en denkt indien gevraagd mee over oplossingen

Vaardigheden en kwalificaties

• Meer dan twee jaar ervaring op het gebied van officemanagement
• Sterke sociale vaardigheden en vaardigheden op het gebied van flexibiliteit en multitasking
• Gevorderde computervaardigheden en ervaring met online platforms
• Bekwaamheid in Microsoft Office, met aanleg om nieuwe software en systemen aan te leren

Gewenste kwalificaties

• Bachelorgraad of vergelijkbare ervaring
• Eerder succes op het vlak van officemanagement
• Enthousiasme en optimisme
• Ervaring met het ontwikkelen van interne processen
• Discretie bij vertrouwelijke informatie