Functiebeschrijving

Bij [bedrijf X] helpen receptionisten een omgeving en cultuur tot stand te brengen die ons in staat stellen onze missie waar te maken: exceptionele klantenservice leveren. Voor deze full-time functie zijn we momenteel op zoek naar een enthousiaste professional die de uitdaging aankan. De ideale kandidaat heeft extreem veel oog voor detail, is een vriendelijke multitasker en heeft ervaring als receptionist in een dynamische kantooromgeving. Hij of zij is vindingrijk en geordend en heeft uitstekende communicatieve vaardigheden. Onze receptionist houdt het hoofd koel als de druk hoog is, kan werken met complexe planningen en levert zo een bijdrage aan de groei van ons bedrijf.

Doelstellingen van deze functie

• Kantooractiviteiten optimaliseren en toezicht houden op interne processen, benodigdheden en apparatuur
• Externe resources en leveranciers coördineren, relaties onderhouden en beste werkwijzen toepassen
• Ervoor zorgen dat ons bedrijf een goede eerste indruk maakt door bezoekers welkom te heten, vragen te beantwoorden en collega's te ondersteunen
• Er dagelijks voor zorgen dat roosters, workflows, communicatie en kantooractiviteiten zo efficiënt mogelijk zijn
• Problemen detecteren die onmiddellijk moeten worden aangepakt en het operationele management op de hoogte brengen van afwijkingen van standaardprocedures

Dagelijkse en maandelijkse verantwoordelijkheden

• Het kantoor openen, bezoekers vriendelijk begroeten, telefoontjes beantwoorden/doorverbinden, post, faxen en verzendingen beheren, e-mails sturen en beantwoorden en het afdrukken en kopiëren van documenten beheren
• Toezicht houden op standaard kantoorapparatuur en -benodigdheden, zoals printers, inkt, toner, papier enz. Storingen melden bij de juiste persoon of afdeling
• Vergaderruimtes voorbereiden voor bijeenkomsten en, op verzoek, de catering regelen
• Memo's, notulen van vergaderingen, brieven, rapporten, formulieren en vergelijkbare gedicteerde inhoud op schrift stellen
• Gedetailleerde kalenders bijhouden, roosters coördineren, prioriteit aanbrengen in vergaderverzoeken en logistiek en alle aspecten van reizen regelen
• Een archiefsysteem voor contactpersonen, bestanden en personeelsdossiers opzetten en bijhouden

Vaardigheden en kwalificaties

• Aantoonbare ervaring als receptionist
• Uitstekende communicatievaardigheden in woord en geschift
• Vermogen om te multitasken en tijd verstandig in te delen
• Praktische kennis van Microsoft Office 
• Middelbareschooldiploma of vergelijkbaar

Gewenste kwalificaties

• Eerder met succes een administratieve functie vervuld
• Ervaring met het verfijnen en ontwikkelen van processen