Functiebeschrijving

Bij [bedrijf X] weten we hoe belangrijk een secretaris is om zakelijke processen te optimaliseren. Momenteel zijn we op zoek naar een persoon die deze uitdaging aandurft. We zoeken een vriendelijke secretaris met een buitengewoon oog voor detail om fulltime aan de slag te gaan op ons dynamische kantoor. De ideale kandidaat is vindingrijk en geordend en heeft uitstekende communicatieve vaardigheden. Hij/zij heeft aantoonbare ervaring met het ondersteunen van collega's en klanten door middel van administratieve taken in een kantooromgeving. Onze secretaris houdt het hoofd koel als de druk hoog is, kan werken met complexe roosters en projecten, en levert zo een bijdrage aan de groei van ons bedrijf.

Doelstellingen van deze functie

• Zakelijke processen optimaliseren en toezicht houden op de benodigdheden, apparatuur en processen
• Elke dag geslaagde workflows, roosters en communicatie garanderen zodat op kantoor optimaal kan worden gewerkt
• Externe leveranciers en resources coördineren, relaties onderhouden en zorgen dat beste werkwijzen worden toegepast
• Allerlei administratieve taken uitvoeren als gezicht van het kantoor en telefoontjes, e-mails en vragen beantwoorden
• Problemen detecteren die onmiddellijk moeten worden opgelost en het operationele management op de hoogte brengen van afwijkingen van standaardprocedures

Dagelijkse en maandelijkse verantwoordelijkheden

• Het kantoor dagelijks openen, bezoekers welkom heten, telefoontjes beantwoorden/doorverbinden, e-mail, post en pakketten afhandelen, kopieën maken en faxen versturen
• Brieven, rapporten, memoranda, tabellen, financiële data, notulen van vergaderingen, formulieren en vergelijkbare materialen op schrift stellen op basis van gedicteerde teksten, ruwe concepten en onopgemaakte of gecorrigeerde kopij; materialen controleren op nauwkeurigheid en opmaak; geheimhoudingsverklaringen opstellen
• Personeel ondersteunen met de coördinatie van roosters, afspraken, dagelijkse operationele taken en reisvoorbereidingen
• Een archiefsysteem voor bestanden, contactpersonen en personeelsdossiers opzetten en bijhouden
• Toezicht houden en bestellingen plaatsen voor kantoorapparatuur/-benodigdheden en zorgen dat benodigdheden tijdig worden aangevuld
• Minder ervaren personeel eventueel helpen, oriënteren en/of trainen zodat zij hun taken in het kader van onboarding kunnen voltooien

Vaardigheden en kwalificaties

• Bewezen ervaring als secretaris
• Uitzonderlijke schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden
• Vermogen om te multitasken en tijd verstandig in te delen
• Praktische kennis van Microsoft Office
• Middelbareschooldiploma of vergelijkbaar

Gewenste kwalificaties

• Bacheloropleiding
• Eerder met succes een administratieve functie vervuld
• In staat te werken met budgetten en uitgaven
• Ervaring met het verfijnen en ontwikkelen van processen