Si gestionas un equipo virtual o tu empresa se está planteando opciones de trabajo a distancia, echa un vistazo a estos métodos para que la productividad no decaiga.
Para que la transición vaya como la seda, hay que tener en cuenta varios aspectos. Define claramente cómo puede trabajar tu equipo de forma eficaz desde cualquier lugar.
CONSEJO 1
Coordina los objetivos de la empresa y del equipo.
En la oficina los empleados reciben recordatorios a diario sobre los objetivos del equipo y la empresa. Con el teletrabajo es aún más importante tener conversaciones frecuentes para no perder de vista estos objetivos ni la misión de la empresa.
CONSEJO 2
Comunica los objetivos y funciones de cada uno.
Además de entender los principales objetivos del equipo, los empleados deben dominar sus funciones para lograr el éxito como empresa. Repasa sus objetivos principales y establece claramente los hitos que quieres conseguir.
CONSEJO 3
Evalúa la infraestructura actual.
Es posible que tu equipo ya use herramientas en la nube para llevar a cabo los proyectos, pero piensa qué tareas siguen dependiendo de la interacción personal y si podrían digitalizarse.
CONSEJO 4
Recaba opiniones sobre los procesos actuales.
Las carencias y puntos débiles del equipo pueden acentuarse con el teletrabajo. Colabora con tu equipo para identificar áreas de mejora, plantear posibles soluciones y documentar los nuevos procesos.
Herramientas para adoptar la infraestructura actual
Las soluciones en la nube, como Dropbox, Google Drive y Microsoft OneDrive, permiten al equipo remoto compartir y guardar archivos fácilmente.
Descubre más herramientas para mantener la productividad del equipo virtual. Descarga la guía.
La importancia de la comunicación
La comunicación cobra aún más importancia cuando el equipo no está junto. La tecnología puede ayudar, pero también tendrás que adaptar ciertos procesos para compartir información y evitar que nadie se quede atrás.
Elige las herramientas de comunicación adecuadas.
Hay muchas herramientas de comunicación en el mercado, pero eso no significa que las necesites todas. Elige las opciones más intuitivas y con capacidad de ampliación para evitar cambiarte a otra más adelante.
Pon énfasis en la transparencia.
El teletrabajo requiere una mayor transparencia. Recalca la importancia de informar con frecuencia sobre las novedades para que todo el mundo esté al tanto. Esto también hará que cada uno se responsabilice de su trabajo.
Encuentra formas eficaces de distribuir la información.
Determina cuál es la forma más rápida de comunicar la información a todo el equipo. Ten en cuenta que las novedades importantes enseguida pueden traspapelarse en un chat, mientras que los emails son más fáciles de consultar.
Organiza reuniones virtuales más productivas.
Comparte el orden del día con antelación y establece algunas reglas básicas, como no hacer otras tareas al mismo tiempo. Cuando el equipo se acostumbre al teletrabajo, algunas reuniones podrán sustituirse por emails.
Herramientas para mejorar la comunicación a distancia
Las plataformas de mensajería, como Slack, Microsoft Teams y Google Chat, ayudan a mantener el contacto cuando el equipo está repartido en varios sitios.
El 87 % de los empleados están contentos con las herramientas y procesos que usan para comunicarse.
En esta guía encontrarás consejos para seleccionar personal de la forma más eficaz en un entorno de teletrabajo.
Supervisión y evaluación
Entre otras funciones, los supervisores deberían controlar la productividad de su equipo, sobre todo en épocas de cambio. Pero cuidado con la microgestión, ya que puede ser contraproducente para todos, incluido tú.
CONSEJO 1
Da espacio para trabajar sin interrupciones.
Aunque es importante estar pendiente de cómo va todo, también es importante que des al equipo el espacio necesario para trabajar sin distracciones. Anímalos a desactivar las notificaciones si es necesario, siempre que faciliten una forma de contacto por si surge algo urgente.
CONSEJO 2
Ten en cuenta los resultados, en lugar de las acciones individuales.
La microgestión transmite falta de confianza y hace perder mucho tiempo. Si el equipo completa los proyectos con puntualidad, no hace falta controlar sus tareas diarias una por una.
CONSEJO 3
Adopta herramientas que te den visibilidad general.
¿Quieres asegurarte de que los proyectos van por buen camino sin recurrir a la microgestión? Usa una herramienta de gestión de proyectos. No tendrás que estar pendiente de nadie, pero podrás detectar si hay algún retraso o problema.
CONSEJO 4
Apuesta por reuniones más espaciadas y exhaustivas.
Si la agenda de tus empleados está a tope de llamadas y reuniones, tendrán menos tiempo para centrarse y ser productivos. Prueba a organizar reuniones semanales o quincenales para comprobar el estado de los proyectos y su progreso.
Herramientas para perseguir los objetivos marcados
Las herramientas de gestión de proyectos, como monday.com, Basecamp y Trello, te permiten conocer con exactitud el estado de los proyectos en curso.
El 42 % de los empleados en remoto admiten que son más productivos cuando pueden trabajar sin interrupciones durante largos periodos de tiempo.
