Orientación inicial a distancia
Los primeros meses de teletrabajo son fundamentales, sobre todo para los recién llegados. Aquí te explicamos cómo organizar una orientación inicial eficaz para los nuevos empleados, prepararlos para el éxito y aumentar las probabilidades de que se queden en la empresa.
Fases de una buena orientación inicial online
Tu programa de orientación inicial en formato virtual debe tener una buena estructura. Si abarca demasiado en poco tiempo, puede abrumar a los nuevos empleados. Y si se queda corto, quizá se sientan abandonados a su suerte. Lo ideal es diseñar un proceso que encuentre un término medio.
Antes del primer día
La orientación inicial no debe comenzar durante el primer día de un empleado. Aprovecha las semanas previas a su incorporación para ocuparte de las tareas administrativas y preparar todo lo necesario para que empiece con buen pie.
El 39 % de los candidatos dicen que la tecnología no estaba bien configurada cuando comenzaron en su nuevo puesto.
Envía el papeleo necesario al empleado para que lo firme de manera electrónica.
Además, ponle en contacto con el equipo de recursos humanos y mándale los documentos necesarios en formato digital junto con las instrucciones para rellenarlos.
Encarga todo el equipo que vaya a necesitar para que lo reciba en casa.
Haz esto con antelación para evitar retrasos el primer día y darle tiempo para familiarizarse con las tecnologías y los procedimientos.
Asegúrate de que el nuevo empleado pueda acceder a los sistemas de la empresa.
Su primer día no es buen momento para enterarse de que no tiene acceso desde fuera de la oficina. Si es posible, colabora con el departamento de informática para que pueda utilizar herramientas en la nube a largo plazo.
Primer día
Aunque el primer día de teletrabajo no incluya la típica comida con todo el equipo, hay otras formas de hacer que el nuevo empleado se sienta bienvenido. Aprovecha la ocasión para que empiece a integrarse.
De media, los programas de orientación inicial cuentan con 54 actividades entre las que se incluyen 41 tareas administrativas.
Presenta al nuevo empleado en una videollamada de grupo.
Las llamadas individuales están muy bien, pero hacerlas todas el primer día quizá sea excesivo. Es preferible que organices una con todo el equipo.
Programa videollamadas individuales con el supervisor.
Asegúrate de que el nuevo empleado hable con su supervisor el primer día para repasar las tareas de la semana y resolver cualquier duda. A continuación, programa llamadas con frecuencia para profundizar en lo visto durante la orientación inicial.
Explica cómo funcionan los sistemas y las herramientas de comunicación.
Aunque la formación se reparta durante el primer mes, lo suyo es enseñar cuanto antes cómo funcionan los principales sistemas y herramientas de la empresa. Envía al nuevo empleado los vídeos de formación y los materiales de apoyo correspondientes para que los tenga a modo de referencia.
Segundo día
Cuando el nuevo empleado comience su segundo día, estará más asentado y listo para empezar a trabajar. Este es un buen momento para crear sintonía en cuanto a las expectativas y sentar las bases de una buena relación laboral.
El 67 % de los nuevos empleados quieren que los objetivos de rendimiento se definan durante la orientación inicial.
Detalla las responsabilidades y la metodología de trabajo.
Profundiza en las tareas diarias de su puesto y el estilo personal de su supervisor. Cuando terminéis, el nuevo empleado debería entender sus responsabilidades y saber cómo trabajar con su superior inmediato.
Habla de los procesos internos y el flujo de trabajo de la empresa.
Para que el empleado pueda enfrentarse a su primer proyecto con confianza y las ideas claras, es fundamental que entienda cómo funciona el flujo de trabajo. ¿Cómo se asignan las tareas? ¿Quién las evalúa? Explícale los procesos internos con todo lujo de detalles.
Pon objetivos de formación para la primera semana, el primer mes y más allá.
Tu nuevo empleado quiere saber qué se espera de él. Establece objetivos de formación para los primeros 7, 30 o 60 días en el puesto, así tendrá claro en qué debe centrarse y podrás evaluar su progreso.
Primera semana
Durante su primera semana en el puesto, ofrece documentos, grabaciones y videollamadas individuales de formación al nuevo empleado para prepararlo de cara a su primer proyecto. No olvides hacer hincapié en la misión y los valores de la empresa.
El 76 % de las nuevas incorporaciones creen que el factor más decisivo durante su primera semana es la formación.
Comparte información sobre los productos, los servicios y el sector.
Crea un documento de formación online que incluya información sobre los productos o servicios de la empresa, estudios de mercado, perfiles de la competencia y enlaces a otros materiales importantes.
Dedica una sesión a la misión y los valores de la empresa.
Asegúrate de que el nuevo empleado tenga una visión general de los objetivos de la empresa y el papel que desempeña su puesto a la hora de alcanzarlos.
Dale al nuevo empleado su primera tarea para motivarlo.
Si le asignas un proyecto a un nuevo empleado durante su primera semana, este y su supervisor podrán ponerse de acuerdo en cuanto a procesos, entregas y ritmo de trabajo. Establece un objetivo alcanzable a la par que desafiante para que empiece a familiarizarse con su puesto y asegúrate de que sepa a quién acudir cuando necesite ayuda.
Primer mes
Pasado el primer mes, el nuevo empleado debe sentirse cómodo y optimista en su puesto de trabajo. Organiza reuniones virtuales para ponerte al día de sus progresos y hacer que se sienta más integrado y realizado.
El 49 % de los empleados creen que hacer amigos es la mejor forma de sentirse cómodo en un nuevo empleo.
Evalúa el primer proyecto del nuevo empleado y haz crítica constructiva.
Un supervisor debe programar una reunión para hacer un repaso de la primera tarea del empleado. La idea es que ambos compartan sus pantallas mientras este le explica qué ha hecho bien y qué puede mejorar.
Comprueba los objetivos de formación y pon metas.
Establece objetivos de rendimiento para la evaluación que se llevará a cabo a los seis meses y deja claras las expectativas de la empresa.
Crea oportunidades para conocer a la gente y forjar relaciones.
Organiza videollamadas informales para que el nuevo empleado conozca a sus compañeros y otros departamentos, sobre todo si va a teletrabajar a largo plazo.
Segundo mes y los siguientes
Es difícil saber si un nuevo empleado que trabaja a distancia se siente a gusto o si necesita un poco más de ayuda. Por esa razón, recomendamos que el proceso de orientación inicial no se limite al primer mes.
El 29 % de los profesionales de RR. HH. afirman que la orientación inicial es un proceso clave para motivar a los empleados.
Habla con el nuevo empleado a menudo para saber cómo le va.
De este modo, tendrás la oportunidad de descubrir qué es lo que más le motiva para administrar mejor sus tareas y evitar que se desanime.
Dale la oportunidad de trabajar en proyectos multidisciplinares.
Siempre que sea posible, haz que el nuevo empleado tenga la oportunidad de trabajar con otros equipos o departamentos. Esto le permitirá ampliar tanto sus aptitudes como su red de contactos dentro de la empresa.
Recopila comentarios sobre el proceso de orientación inicial.
Pídele al nuevo empleado que te cuente cómo ha sido su experiencia durante la orientación inicial para seguir mejorando los procesos. Envíale una encuesta o programa una videollamada para hablar de las ventajas e inconvenientes del programa.
Con un programa de orientación inicial bien estructurado, los nuevos empleados tienen un 58 % más de probabilidades de quedarse en la empresa durante al menos tres años.
Obtén más información sobre cómo mejorar la orientación inicial a distancia. Descarga la guía.
Tres consejos para mejorar la orientación inicial online
Cuando te dispongas a crear el proceso de orientación inicial a distancia, enseguida te darás cuenta de lo que funciona para tu empresa. Estas recomendaciones te ayudarán a ir por el buen camino.
CONSEJO 1
Documenta todo el proceso.
Un buen proceso de orientación inicial debe poder ampliarse y repetirse, por lo que es fundamental tenerlo por escrito. Crea un documento que lo explique con todo detalle, compártelo con el equipo y actualízalo a medida que recibas comentarios.
CONSEJO 2
Ante la duda, pregunta.
A veces es difícil saber con qué frecuencia hay que comunicarse con un nuevo empleado que trabaja a distancia. Utiliza una combinación de videollamadas, emails y mensajes para saber qué tal se las apaña y hacer que se sienta valorado. Y recuerda: no abuses del vídeo.
CONSEJO 3
No descuides la cultura de la empresa.
Aunque el nuevo empleado vaya a trabajar desde casa, no puede permanecer ajeno a la cultura de la empresa. Durante la orientación inicial, añádelo a un canal de chat informal o asígnale un compañero durante el proceso.
¿Quieres más información sobre cómo crear una estrategia de orientación inicial? Echa un vistazo a la guía para los 45 primeros días de orientación inicial.
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