Wat is strategische personeelsplanning en hoe werkt het?
Wat is strategische personeelsplanning?
Strategische personeelsplanning is een strategie om ervoor te zorgen dat u als organisatie altijd over voldoende geschikte medewerkers beschikt. Deze strategie is erop gericht het personeelsbestand op de behoeftes van uw organisatie af te stemmen, voor de middellange tot lange termijn.
Aan de hand van een strategisch personeelsplan kunt u bepalen hoeveel en welk personeel u wanneer nodig hebt waardoor u in staat bent om hier bijtijds op in te spelen. Zo hebt u telkens het optimale aantal medewerkers in dienst, met de kennis en vaardigheden die nodig zijn om uw organisatie.
Dat helpt u om proactief te kunnen omgaan met voorspelbare en natuurlijke veranderingen, maar ook met strategische beslissingen op het vlak van bedrijfsvoering. Om dit allemaal makkelijker te maken kunt u ook gebruikmaken van strategische-personeelsplanning-software of een strategische-personeelsplanning-tool. Zo loopt u niet achter de feiten aan, maar gebruikt u de feiten voor uw succes.
Handig om te weten als u een strategische personeelsplanning wilt maken
In het geval van strategische personeelsplanning zijn er veel factoren waar u als werkgever rekening mee moet houden. Een strategisch personeelsbeleid kunt u niet van vandaag op morgen ontwikkelen, aangezien een personeelsplanning maken gedegen analyse en duidelijke cijfers vergt. Hieronder volgen een paar belangrijke begrippen die u kunnen helpen om een strategisch personeelsbeleid te ontwikkelen.
Kwantitatieve personeelsplanning
Bij kwantitatieve personeelsplanning gaat het om de droge aantallen: om hoeveel medewerkers u op specifieke momenten nodig hebt om uw doelen te behalen. In sommige sectoren weet u als werkgever dat u tijdens bepaalde seizoenen meer arbeidskrachten nodig hebt. Ook is het belangrijk om te bekijken hoeveel nieuwe medewerkers benodigd zijn als uw organisatie groeit of plannen heeft om uit te breiden.
Kwalitatieve personeelsplanning
Kwalitatieve personeelsplanning helpt u als werkgever om te allen tijde werknemers met de benodigde kwaliteiten in dienst te hebben. De essentie van deze vorm van strategisch personeelsbeleid is te kijken wanneer welke kennis en vaardigheden nodig zijn binnen uw organisatie en op tijd de juiste medewerkers aan te trekken.
De voordelen van strategische personeelsplanning
Het implementeren en bijschaven van een strategisch personeelsbeleid kost veel tijd en energie – dus waarom zweren er desondanks zoveel organisaties bij een strategisch personeelsplan? Het antwoord is simpel: de voordelen zijn niet te versmaden.
Kostenbesparing
Dat u als werkgever door middel van kwantitatieve personeelsplanning kosten kunt besparen spreekt voor zich. Als u meer werknemers moet betalen dan uw organisatie eigenlijk nodig heeft, verspilt u logischerwijs geld.
Maar ook kwalitatieve personeelsplanning levert besparingen op. Als u ervoor zorgt dat u bijvoorbeeld werknemers aantrekt met vaardigheden die op de lange termijn van pas zullen komen, hoeft u ze later niet meer bij te scholen.
Hogere productiviteit
Als werkgever wilt u de hoogst mogelijke productiviteit behalen. Ook in dat opzicht kan een strategisch personeelsplan enorm helpen. Werknemers die precies dat doen wat ze kunnen, zijn het productiefst. Daarom is het belangrijk dat u op het juiste moment de juist mensen in dienst hebt.
Tevredenheid en betrokkenheid van medewerkers
Waar u wellicht niet meteen aan denkt bij een strategisch personeelsbeleid is de tevredenheid van werknemers. Maar ook voor hen is een strategisch personeelsbeleid indirect van groot belang.
Een tekort aan (geschikte) collega’s kan tot gevolg hebben dat de werkdruk voor de aanwezige werknemers te hoog wordt. Daardoor moeten ze meer doen dan ze aankunnen wat negatieve gevolgen kan hebben.
De aanwezigheid van het juiste aantal (geschikte) medewerkers kan dus ook de tevredenheid van uw medewerkers en zodoende hun betrokkenheid verhogen.
Uw relatie met afnemers/opdrachtgevers
Tot slot wordt ook uw relatie met derde partijen door uw strategische personeelsbeleid beïnvloed. Als u te weinig mensen in dienst hebt, kan het gebeuren dat u opdrachten en bestellingen moet weigeren of uitstellen. Dit kan uiteraard een negatieve invloed op uw professionele relatie met die partijen en hun vertrouwen in uw organisatie hebben.
Strategische personeelsplanning in vier stappen
Een strategisch personeelsbeleid vergt een duidelijk plan van aanpak. Daarom is het belangrijk om gestructureerd en goed georganiseerd te werk te gaan. Hieronder volgt een overzicht van vier essentiële stappen voor een succesvolle strategische personeelsplanning.
1. Uw huidige personeelsbestand en -ontwikkelingen analyseren
Wilt u een personeelsplanning maken, is het allereerst zaak om een beeld te krijgen van de huidige stand van zaken. Cijfers over uw huidige personeelsbestand en over actuele ontwikkelingen met betrekking tot uw personeelsbestand zullen u helpen om het strategische personeelsbeleid te ontwikkelen dat u nodig hebt. Daarbij dient u op volgende zaken te letten:
• Leeftijdsopbouw
• In- en uitstroom
• Gemiddeld verzuim
De leeftijdsopbouw helpt u om een inschatting te maken van het aantal medewerkers die de komende jaren zullen uitstromen omdat ze de pensioenleeftijd bereiken. Op deze uitstroom zult u moeten reageren als u uw personeelsbestand niet bewust wilt afbouwen.
Vervolgens is het handig om cijfers over de recente in- en uitstroom te verzamelen. Deze statistieken kunnen als referentiepunt voor uw prognose dienen en zodoende helpen om goed onderbouwde beslissingen te maken.
Er is nog een ander cijfer over uw personeel waar u bij het maken van uw prognose veel aan hebt: het gemiddelde verzuim van uw medewerkers. Dit verzuim dient opgevangen te worden door meer medewerkers in dienst te hebben dan u eigenlijk nodig zou hebben. Dit geldt uiteraard voor zowel het heden als de toekomst.
2. Tijdspaden bepalen
Om uw strategische personeelsbeleid concreet vorm te kunnen geven is het belangrijk om vast te leggen voor welke periode het geldt. Op die manier kunt u makkelijker expliciete doelen vastleggen voor zowel de korte als lange termijn en tijdens het proces eenvoudig meten of u uw doelen gaat halen of nog moet bijsturen.
3. Behoefte berekenen op basis van bedrijfsdoelen en advies van experts
Nadat u de benodigde informatie vergaard en een tijdshorizon vastgelegd hebt, is het tijd om een blik te werpen op de doelen van uw organisatie. Alleen als u weet waar u over een paar jaar wilt staan, kunt u het pad daarnaartoe uit te stippelen.
Overleg met de verschillende afdelingen binnen uw organisatie en inventariseer welke behoeften de verschillende deskundigen verwachten te zullen hebben. Vraag hen welke vaardigheden en kennis en welke aantallen werknemers in hun ogen nodig zullen zijn om uw plannen te verwezenlijken.
Maak op basis van de bedrijfsdoelen en het ingewonnen advies een raming van het de aantallen werknemers die u op bepaalde termijnen nodig hebt.
4. Een prognose maken op basis van uw bedrijfsstrategie en resultaten
Zodra u alle voorbereidingen getroffen en alle cijfers en inzichten op een rijtje gezet hebt, kunt u beginnen met de daadwerkelijke strategische personeelsplanning. Vanaf dit punt gaat het in principe alleen nog maar om de berekeningen.
Tijdens de voorbereidende stappen hebt u al vastgesteld welke behoefte u voor de toekomst verwacht en waarom. Nu hoeft u alleen nog maar te berekenen hoe u tot de benodigde aantallen werknemers met de vereiste vaardigheden en kennis kunt komen.
U kunt het aantal werknemers dat u nog moet aantrekken – dan wel moet ontslaan – als volgt berekenen. U neemt het totale aantal werknemers dat u van een bepaalde groep nodig hebt en trekt daar het aantal werknemers dat al in dienst is van af. Vervolgens telt u hier het aantal werknemers bij op dat door uitstroom uit dienst zal treden of vanwege verzuim niet beschikbaar zal zijn.
Door deze vier stappen voor een strategische personeelsplanning te volgen zorgt u ervoor dat u alle voordelen van een strategisch personeelsbeleid plukt. Om het nog eenvoudiger te maken kunt u ook kiezen voor strategische-personeelsplanning-software of een strategische-personeelsplanning-tool.