Alles zu Personal-bedarfsplanung und ihren Prozessen

Was ist Personalbedarfsplanung?

Als Teil der Personalplanung beantwortet die Personalbedarfsplanung die Frage, wie viele Mitarbeiter:innen ein Unternehmen oder eine Abteilung benötigt (quantitativ). Zu den Aufgaben einer agilen Personalbedarfsplanung gehört es auch, den Bedarf an fachlichen und sozialen Voraussetzungen zu ermitteln (qualitativ).
 
Die Definition von „Personalbedarfsplanung“ schließt Führungskräfte ein – das sind gängige Synonyme:
 
•  Personaleinsatzplanung 
•  Workforce Management 
•  Personalbedarfsermittlung 
•  Einsatzplanung 
•  Workforce Planning 
•  Mitarbeiterplanung 
•  Arbeitskräfteplanung 

Die Personaleinsatzplanung soll sicherstellen, dass kurz-, mittel- und langfristig genügend fähige Angestellte verfügbar sind, um ein bestimmtes Arbeitspensum zu schaffen. Daraus ergeben sich überzeugende Vorteile: 

•  Bessere Talentakquise 
•  Optimierte Personalkosten 
•  Reduzierte Fluktuation 
•  Höhere Produktivität 

Was ist bei einer ganzheitlichen Personaleinsatzplanung zu beachten, um im anspruchsvollen Arbeitsmarkt und Talentwettbewerb erfolgreich zu sein?

Strategische Personalplanung ist elementar

Die Personalbedarfsplanung ist ein Sollwert, der die personalwirtschaftlichen Maßnahmen beeinflusst und beispielsweise auch mit der Umsatzplanung korreliert. Daher handelt es sich nicht nur um Kennzahlen, sondern um eine bedeutende Disziplin innerhalb der definierten Geschäftsstrategie. 

Personaler:innen profitieren von einer strategischen Workforce-Planung, weil sie das Recruiting effizienter gestaltet. Diese Aspekte zählen dazu: 

•  Bedarf
•  Beschaffung 
•  Freisetzung 
•  Einsatz 
•  Entwicklung 

Es gibt verschiedene Einflussfaktoren für den Personalbedarf: Neben Umsatzvorgaben und Wachstumszielen wie Expansionsplänen entscheiden die allgemeine wirtschaftliche Lage, die Wettbewerbssituation und saisonale Besonderheiten über die Personaleinsatzplanung. Die betriebliche Altersstruktur ist ebenfalls wichtig.

Bedarfsgerechte Personalplanung als mehrstufiger Prozess

Fünf Phasen der Personalplanung haben sich etabliert, um den Bedarf an Mitarbeiter:innen zu bestimmen und entsprechende Maßnahmen zu implementieren.

Istzustand festlegen

Die Personalbedarfsplanung ist kein starrer Prozess, der sich schablonenhaft auf alle Firmen übertragen lässt. Um die Planung exakt auf die unternehmerischen Bedürfnisse abzustimmen, sollten Sie den Istzustand ermitteln und als Datengrundlage verwenden. 

Vor allem in größeren Unternehmen gehört auch immer die Altersstruktur dazu. Wenn plötzlich mehrere Arbeitnehmer:innen in Rente gehen und Sie die absehbare Vakanz nicht eingeplant haben, können die Unternehmensziele erheblich gefährdet sein.

Planungshorizont definieren

Eine effektive Personalbedarfsplanung erfordert einen Blick in die Zukunft. Neben dem dynamischen, kurzfristigen Bedarf hinsichtlich des aktuellen und kommenden Jahres sollten Sie auch die folgenden drei Jahre (mittelfristig) und weitere Jahre (langfristig) einbeziehen. 

Zwar sind langfristige Planungen ungenauer, aber es kann sich durchaus auszahlen, wenn Sie durch perspektivische Pläne auf potenzielle Ereignisse vorbereitet sind. Hier gilt es, denkbare Szenarien zu bestimmen und verschiedene Modelle zu entwickeln. 

Personalbedarf berechnen

Das Herzstück der Mitarbeiterplanung ist die quantitative und qualitative Bedarfsermittlung, die Sie mit statistischen Methoden, anhand von Gesprächen, Formeln und dergleichen durchführen. 

Hier ist es besonders wichtig, dass Sie auch einen Reservebedarf ermitteln, um Ausfälle zu kompensieren – daher sollten Kernkompetenzen nicht nur bei einer Person liegen.

Maßnahmen umsetzen

Jede Personalbedarfsplanung ist zunächst ein theoretisches Konstrukt. Für die praktische Umsetzung leiten Sie Maßnahmen ab, die unmittelbar darauf einzahlen. 

Wenn Sie beispielsweise erkennen, dass eine Abteilung unterbesetzt ist, starten Sie eine Recruitingkampagne. Vielleicht liegt die Zahl der Arbeitskräfte auch über dem berechneten Bedarf – dann können Sie eine:n oder mehrere Mitarbeiter:innen beispielsweise in ein anderes Team versetzen. 

Stellen Sie fest, dass konkrete Qualifikationen fehlen, müssen Sie nicht zwangsläufig neues Personal einstellen. Alternativ bieten sich Weiterbildungen oder Workshops an – doch auch hier gilt es, sie möglichst gewinnbringend zu budgetieren. 

Ergebnisse monitoren

Führen die Maßnahmen zum gewünschten Erfolg? Um das zu beantworten, müssen Sie sie kontinuierlich überwachen und auswerten. Wenn Sie bemerken, dass die erhofften Resultate ausbleiben, sollten Sie nachjustieren. 

Beispielsweise kann eine Fortbildung den qualitativen Bedarf nicht rechtzeitig decken – dann müssen Sie doch ein Bewerbungsverfahren starten oder Freelancer:innen buchen. 

Quantitative und qualitative Personalbedarfsplanung

Perspektivisch bringt es nichts, wenn ein Unternehmen auf Masse statt Klasse setzt, weil die Ergebnisse und somit auch der Umsatz sehr wahrscheinlich darunter leiden. Auch umgekehrt ist es keine gute Strategie: Hoch qualifiziertes Personal, das permanent Überstunden leisten muss, kann nicht nachhaltig gesund und gut arbeiten. 

Zumal es bei den qualitativen Aspekten nicht nur auf die Ausbildung, Berufserfahrung und Hard Skills ankommt, sondern auch darauf, wie teamfähig, sozial kompetent, empathisch, belastbar, motiviert, verantwortungsbewusst und kommunikativ Mitarbeiter:innen sind. 

Was ist quantitativer Personalbedarf?

Wie viele Mitarbeiter:innen benötigt ein Unternehmen, um seine Ziele zu erreichen? Das soll die quantitative Personalbedarfsplanung beantworten – sie liefert demnach mengenmäßige Ergebnisse. Allerdings ist die Bedarfsermittlung nicht nur grundlegend in neuen Firmen oder bei Geschäftserweiterungen relevant, sondern muss auch auf längere Fehlzeiten reagieren. 

Beispiel für die quantitative Personaleinsatzplanung: 

Normalerweise sind sechs Angestellte nötig, um alle anfallenden Aufgaben während der regulären Arbeitszeit zu erledigen. Wenn eine Mitarbeiterin wegen Mutterschaftsurlaub ausfällt, erhöht sich der Personalbedarf auf sieben.  

Was macht qualitativen Personalbedarf aus?

Die qualitative Personalbedarfsplanung soll beantworten, welche Qualifikationen die Angestellten im Sinne der Unternehmensziele mitbringen müssen. Oder andersherum: Welche Qualifikationen sind zukünftig nicht mehr nötig? Ebenfalls relevant ist die Frage, ob Sie externe Arbeitskräfte wie Freelancer:innen oder Agenturen für bestimmte Aufgaben einbinden – dann muss das eigene Personal die entsprechenden Fähigkeiten nicht abdecken. Diese Form des Workforce Planning zahlt stark in die Personalentwicklung ein. 

Beispiel für die qualitative Personaleinsatzplanung: 

Ein Unternehmen erweitert sein Angebot, woraus sich neue Aufgaben ergeben. Daraufhin erstellt die HR-Abteilung ein Leistungsprofil und leitet konkrete Qualifikationen ab, um alle Anforderungen zu erfüllen.

Methoden der Personalbedarfsplanung

Beim Workforce Management gehen HR-Verantwortliche summarisch und analytisch vor. Ersteres ermöglicht es Personaler:innen, die Personalbedarfsplanung mit Zahlen zu berechnen. Letzteres bezieht sich auf das, was Angestellte während ihrer Arbeitszeit leisten. 

Summarische Methoden der Personalbedarfsermittlung: 

•  Vergleich: Wie viel Personal benötigen Abteilungen, die ähnliche Aufgaben erledigen? 
•  Führungsspanne: Für wie viele Angestellte kann eine Führungskraft zuständig sein? 
•  Schlüsselzahlen: Welche allgemeinen Personalschlüssel gibt es für welche Branchen? 
•  Statistik: Wie viele Mitarbeiter:innen sind aus betriebswirtschaftlicher Sicht nötig? 

Zwar lassen sich menschliche Aspekte nicht optimal mit statistischen Kennzahlen vergleichen, doch das summarische Vorgehen liefert schnelle Ergebnisse. 

Analytische Methoden der Einsatzplanung: 

•  Schätzverfahren: Wie verhalten sich ermittelte Zahlen zu persönlichen Einschätzungen? 
•  Selbstbeobachtung: Welche benötigte Zeit schreiben Angestellte für Aufgaben auf? 
•  Laufzettelmethode: Welche investierte Zeit notieren Mitarbeiter:innen bei Projekten? 
•  Zeitaufnahme: Was sagen externe Notizen darüber, wie lange Tätigkeiten dauern? 

Die analytische Vorgehensweise liefert fundiertere Ergebnisse, weil sie sich an den Mitarbeiter:innen orientiert und echte Meinungen einbezieht. 

Es ist auch möglich, den Personalbedarf mit der Kennzahlen- und der Stellenplanmethode zu ermitteln. Erstere leitet den Bedarf an Mitarbeiter:innen vom anvisierten Umsatz oder Gewinn ab. Die zweite Variante nimmt die aktuelle Stellensituation als Grundlage und erhöht oder senkt den zukünftigen Bedarf je nach den (veränderten) Unternehmenszielen. 

So gelingt der Personaleinsatzplan

Die Personalbedarfsplanung ist nicht nur zahlengetrieben. Sie ist multidimensional, detailliert, erfordert viel Augenmerk und Konzentration und sollte auch emotionale Aspekte, Werte und die Arbeitsethik beachten. 

Ein Beispiel: Sie bemerken eine hohe Fluktuation und möchten verhindern, dass weitere Talente Ihr Unternehmen verlassen. Dann müssen Sie herausfinden, warum Ihr Personal unzufrieden ist. Eventuell kann ein neues Programm rund um Mitarbeiterbenefits das Problem lösen. Oder Sie müssen ein abteilungsinternes Arbeitsklima hinterfragen und optimieren. 

Umso wichtiger ist es, dass alle relevanten Aspekte im 360-Grad-Sinne bestmöglich vernetzt sind – beispielsweise in einem Personalplanungstool. 

Kann ich einen Personalplan mit Excel erstellen?

Im Internet finden Sie viele kostenlose Vorlagen für die Personaleinsatzplanung. Gerade in neuen Start-ups und vor allem in „Schichtunternehmen“ wie der Gastronomie können Excel-Tabellen schnell, einfach und kostengünstig helfen – insbesondere als rudimentärer Dienstplan, den Sie individuell gestalten können. 

Doch als langfristige Lösung empfiehlt sich die Personalplanung mit Excel nicht, da sie als faktische, aber kaum als strategische Planung funktioniert. Zudem ist der manuelle Aufwand und somit die Fehleranfälligkeit zu hoch und Sie können in Excel nicht gemeinsam in Echtzeit arbeiten.

Personaleinsatzplanung mit Software und Tools

Die bedarfsoptimierte Einsatzplanung mit unternehmensspezifischen Kennzahlen ist sehr umfangreich. Daher bieten sich moderne HR-Softwares und Tools an, die das gesamte Datenmanagement effektiv digitalisieren und: 

•  alles automatisiert berechnen und analysieren, 
•  wichtige Aspekte wie Feedbackgespräche einbeziehen, 
•  genehmigte Urlaube und Überstunden intelligent verknüpfen, 
•  die Ergebnisse ansprechend visualisieren und präsentieren. 

Grundsätzlich gilt: Je mehr Personal Sie managen, desto hilfreicher und gewinnbringender können technologische Lösungen sein – auch wenn Gebühren entstehen, denn so verhindern Sie bestenfalls zusätzliche Personalkosten aufgrund eines ineffizienten Recruitings oder einer steigenden Fluktuationsquote. 
Zudem können Sie Modelle sowie Forecasts erstellen und sich deutlich besser auf mögliche Zukunftsszenarien vorbereiten. Softwares und Tools sind auch sicherer, weil sie die gängigen arbeits- und datenschutzrechtlichen Vorgaben erfüllen müssen.