Comprendre la planification des ressources humaines et ses processus

Dans un contexte évoluant très rapidement, les entreprises doivent s’assurer de recruter aujourd’hui – et de prévoir pour le futur – les bonnes ressources, dotées des bonnes compétences, au bon poste.

Que ce soit pour remplacer un cadre hautement qualifié sur un poste clé, pour intégrer les nouvelles technologies, pour faire face aux enjeux environnementaux, pour imaginer de nouvelles manières de collaborer en interne, pour se conformer à de nouvelles réglementations, les entreprises doivent développer un système de prévision des évolutions RH à opérer pour être capables de répondre aux défis à venir.

Le département des ressources humaines fait en sorte que l’entreprise dispose effectivement des ressources humaines nécessaires pour accomplir ses missions et faire face aux évolutions du marché et de la société.

Cette mission de planification passe par la Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels (GEPP) qui est obligatoire dans les entreprises de plus de 300 salariés et dans les groupes ou structures communautaires de plus de 150 salariés. Elle fait l’objet de négociations tous les trois ans.

À partir du moment où l’entreprise a décidé de s’engager dans une démarche de GEPP, le département des ressources humaines aura besoin de collecter un volume important de données. L’idée étant de savoir qui fait quoi, qui est à la bonne place, qui a besoin de quoi… Parmi les outils sur lesquels la GEPP peut s’appuyer, nous trouvons l’organigramme, les fiches de poste, le référentiel métiers et compétences, l’entretien annuel, la pyramide des âges, l’index d’égalité professionnelle, le suivi des RQTH…

Afin de faciliter la collecte, le traitement et le croisement des données, l’entreprise pourra avoir recours à des outils de gestion des données RH et des outils de planification RH. Ces données permettront d’identifier les efforts à faire en acquisition de talents, en formation et montée en compétences des salariés et en gestion des équipes. Pour chacun de ces domaines, elles aideront également à sélectionner les leviers les plus pertinents et leurs coûts.

Enfin, pour analyser les résultats de ces données, sur lesquels s’appuieront les décisions de planification stratégique des ressources humaines, il peut être constructif de constituer un groupe de travail rassemblant la direction, le département des ressources humaines, le département finance et le secteur formation notamment.

Ce travail de planification RH vise à rendre possible la stratégie de moyen et long terme de l’entreprise. Plus celle-ci sera affinée en amont, et plus il sera aisé de formaliser le plan stratégique RH correspondant.

Avantages et bénéfices d’une planification des ressources humaines

Le premier avantage de la GEPP pour l’employeur est de piloter ses objectifs opérationnels avec une vision claire des forces dont il dispose et des besoins de son organisation. En conséquence, il peut se montrer proactif vis-à-vis des évènements, au lieu de réagir aux bouleversements de la société et du marché.

Ses équipes sont plus ajustées aux besoins de l’entreprise, et elles sont composées de profils diversifiés et complémentaires.

En prévoyant l’évolution des collaborateurs, c’est toute la chaîne hiérarchique qui peut grandir.

Le renforcement de la formation permet de fidéliser les salariés dans l’entreprise, qui y trouvent des possibilités de croissance, et d’attirer de nouveaux talents.

Ces évolutions de connaissances et de compétences facilitent le recrutement interne, qui est plus rapide, plus sûr et moins coûteux pour l’entreprise que le recrutement externe.

Le turn-over et l’absentéisme, et éventuellement les risques psychosociaux associés, sont identifiés et sont gérés de manière personnalisée en renforçant le parcours professionnel des collaborateurs concernés.

Enfin, si chaque personne est positionnée sur le poste où elle peut révéler ses talents au mieux, l’entreprise dans son ensemble gagne en performance et en dynamique.

Le bénéfice majeur de la GEPP pour le salarié est qu’il coconstruit son parcours professionnel et les évolutions de sa carrière par la formation, un changement de poste, la prise de responsabilités managériales, la mobilité… Il peut ainsi se projeter au sein de son entreprise et accroître ses compétences. Cela développe sa motivation, son ressenti de contribution et ses performances.

Les entretiens annuels, les échanges avec le département des ressources humaines et tout le suivi de son parcours lui offrent des espaces d’échange avec la direction de l’entreprise. Il peut ainsi mieux exprimer ce qu’il vit et trouver des solutions aux problématiques qu’il rencontre. Ce dialogue étoffé améliore la qualité de vie au travail.

Deuxième étape : dresser un état des lieux des ressources humaines actuelles

Il est essentiel de dresser un état des lieux des ressources humaines actuelles. Pour le réaliser, on recherche toutes les sources de forces de travail :

-  les salariés en interne (leur nombre, leur poste, leurs compétences, leurs souhaits d’évolution…)

-  les prestataires extérieurs

-  les employés en intérim

-  les sous-traitants

-  les systèmes automatisés…

En interne, les précisions telles que l’âge, le poste, l’ancienneté, les qualifications et les compétences de chaque salarié seront également précieuses.

Tous ces éléments constituent une cartographie des effectifs en place, des points de stabilité et des risques.

Il s’agit ensuite d’envisager les besoins futurs en ressources humaines : à court terme, à moyen terme (dans les mois à venir) et à long terme (sur plusieurs années).

Le plan stratégique RH s’accorde donc à la stratégie de développement de l’entreprise, en lui donnant les moyens humains d’être réalisée. Ainsi, la planification stratégique des ressources humaines vise à prévoir les mouvements de salariés (recrutements, départs à la retraite, mutations, promotions…), organiser les évolutions des méthodes de travail et du marché (digitalisation des processus RH, passage en télétravail, outils numériques plus performants…), déployer les compétences des employés pour tenir les objectifs de croissance et de positionnement établis.

La différence entre ce dont dispose actuellement l’entreprise et ses besoins à venir constitue l’objectif à atteindre du plan stratégique RH.

Troisième étape : établir un plan d’action stratégique RH

À partir de l’état des lieux et de l’identification des besoins sur plusieurs échelles de temps, découlera un plan d’action stratégique RH. Celui-ci doit prioriser les actions en tenant compte :

-  de l’urgence (échéances réglementaires…)

-  de l’importance (enjeux stratégiques pour l’entreprise…)

-  des contraintes du marché (difficultés de recrutement de certains profils…)

-  des moyens financiers (budget alloué à l’embauche…)

-  de la concurrence (accéder rapidement à certaines capacités…)

Des actions seront à prévoir dans les différents domaines relatifs aux ressources humaines : formation, acquisition de talents, développement de compétences…

Elles pourront enfin être regroupées par temporalité : court terme, moyen terme et long terme.

Au sein du groupe de travail évoqué, les parties prenantes devront s’assurer que le département des ressources humaines est suffisamment équipé et dispose du budget nécessaire à la mise en œuvre de ces actions.

Il est utile de partager ce plan d’action avec tous ceux qui participeront à sa mise en œuvre et avec le CSE (Conseil Économique et Social). 

Quatrième étape : mettre en place un suivi de réalisation de la GEPP

Le département des ressources humaines organisera enfin le suivi des actions du plan stratégique RH. En étant le chef d’orchestre de la GEPP, il délègue les missions aux personnes relais et s’assure que toutes les actions sont bien réalisées dans le délai imparti.

Si un tableau Excel peut permettre cette tâche, des outils de planification RH peuvent faire gagner en efficacité.

Des points réguliers dédiés au suivi, internes aux RH et avec le groupe de travail, soutiendront également le rythme de la planification.