Wat is een pre-employment screening en hoe werkt het?
Wat is screening bij sollicitaties?
Pre-employment screening van sollicitanten is het opvragen van informatie over personen om te kijken of ze aan de integriteits- en betrouwbaarheidseisen voor een functie voldoen. Werkgevers kunnen overgaan tot een veiligheids- of antecedentenonderzoek bij een sollicitatie voor een vacature met bepaalde vereisten.
Is screening verplicht?
Of een screening verplicht is, hangt af van de positie waar het over gaat. Zo is bij posities waarin werknemers met kwetsbare groepen, zoals kinderen of ouderen, te maken hebben een geldige VOG (verklaring omtrent gedrag) verplicht. Vaak is een screening niet verplicht, maar soms wel aan te raden.
Wanneer is screening van sollicitanten raadzaam?
Het is raadzaam om tot screening van kandidaten over te gaan als betrouwbaarheid en integriteit een grote rol spelen en er sprake is van risico’s. Denk daarbij aan medewerkers met toegang tot gevoelige informatie of gevaarlijke stoffen en materialen.
Wat voor soorten screening van werknemers zijn er?
Er bestaan verschillende vormen van pre-employment screening die een werkgever van een werknemer kan uitvoeren. Hieronder volgt een beknopt overzicht.
Verificatie van de identiteit
De eenvoudigste en allereerste vorm van controle bij een pre-employment screening is het verifiëren van de identiteit van een sollicitant. Werkgevers zijn hiertoe bovendien wettelijk verplicht.
Achtergrondonderzoek
Tijdens een achtergrondonderzoek bij een sollicitatie kijkt u naar het professionele en persoonlijke verleden en de huidige omstandigheden van een sollicitant. Dit soort onderzoek kan bijvoorbeeld dienen om te achterhalen of er sprake kan zijn van belangenverstrengeling of risico op reputatieschade.
Antecedentenonderzoek
Een antecedentenonderzoek bij een sollicitatie is er voornamelijk op gericht om incidenten uit het verleden boven water te halen. Hierbij wordt er gekeken of een sollicitant in het verleden strafbare feiten heeft gepleegd. U dient sollicitanten er vooraf van op de hoogte te stellen dat u dit onderzoekt en hun inzage in de uitkomsten te bieden.
Veiligheidsonderzoek
Deze vorm van pre-employment screening kan door werkgevers aangevraagd worden als er sprake is van een vertrouwensfunctie en een VGB (Verklaring van Geen Bezwaar) vereist is. Het veiligheidsonderzoek wordt vervolgens door de AIVD of MIVD uitgevoerd.
Hoe screent u een nieuwe kandidaat?
Bij het uitvoeren van een pre-employment screening van personeel dient u er als werkgever er op de eerste plek altijd rekening mee te houden dat u persoonsgegevens verwerkt. Hierop is de AVG (algemene verordening gegevensbescherming) van toepassing. Bovendien zijn er enkele regels die u in acht moet nemen. Met dat gegeven in het achterhoofd zijn er een enkele controles die u kunt toepassen om de integriteit en betrouwbaarheid van kandidaten te screenen.
Controleer de identiteit
Deze primaire screening is verplicht voor werkgevers. Maak zelf een kopie van het originele document en bewaar deze veilig.
Vraag om originele versies van diploma’s en documenten
Laat u de originele documenten overleggen om ze zelf te verifiëren en er kopieën van te maken.
Controleer het cv en raadpleeg de referenties
Laat u informeren over nevenactiviteiten, hiaten in een cv en voorgaande werkervaring, samen met privéactiviteiten die een risico kunnen vormen. Vraag om toestemming om de referenties te raadplegen.
Zoek online naar informatie
Tegenwoordig is er ook online veel over personen te vinden. Neem hierbij de AVG in acht en onthoud dat online informatie niet altijd klopt of relevant is. Stel de kandidaat ervan op de hoogte als u dergelijke informatie tijdens de selectieprocedure gebruikt.