Programmamanagers werven

Waarom dit belangrijk is:

Tijdens een groot project of programma gaat er geheid wel eens iets mis. Een goede programmamanager kan risico’s zien aankomen, blootleggen en met behulp van strategieën voorkomen of beperken. Een proactieve mentaliteit is daarbij essentieel.

Wat u graag wilt horen:

• Verhalen over risico-analyses in de aanloop naar de projectstart.
• Bewijs dat de kandidaat het slagen van het project continu heeft geanalyseerd, zodat alles soepel is verlopen.

Waarom dit belangrijk is:

De functietitels lijken weliswaar op elkaar, maar projectmanagers en programmamanagers hebben compleet andere taken. Projectmanagers zien toe op het dagelijks reilen en zeilen van een project, terwijl programmamanagers de strategische begeleiding bieden waarmee projecten bijdragen aan de bredere doelen van het bedrijf.

Wat u graag wilt horen:

• Antwoorden waarin de kandidaat het belang van communicatie, samenwerking en multitasking onderstreept: de drie basisbeginselen van programmamanagement.
• Het vermogen om in grote lijnen te denken, met daarnaast veel inzicht in programmamanagement en bedrijfsvoering.

Waarom dit belangrijk is:

Als de kandidaat niet goed met verandering kan omgaan, kunnen projecten vastlopen en kan het team gedemotiveerd raken. Daarom is een degelijke strategie voor veranderingsmanagement essentieel. Teams kunnen dan het hoofd bieden aan welke verandering van strategie, tool of proces dan ook, zonder dat de doelen van het bedrijf daarbij in het gedrang komen.

Wat u graag wilt horen:

• Bij een goed antwoord weet de kandidaat het team te overtuigen van de voordelen van de verandering, waardoor alle teamleden instemmen met de nieuwe manier van werken.
• Kandidaten die ondersteuning en begeleiding kunnen bieden, in plaats van dat ze eisen stellen.

Waarom dit belangrijk is:

Met deze vraag krijgt u zicht op de veerkracht, de professionaliteit en het probleemoplossend vermogen van de kandidaat. Een programmamanager is een strateeg en moet dus ook op alternatieven kunnen komen als de ingeslagen koers ineffectief blijkt.

Wat u graag wilt horen:

• Signalen die erop duiden dat de kandidaat ook bij tegenslag het hoofd koel houdt en zich niet laat meeslepen door randzaken.
• Bewijs dat de kandidaat snel op oplossingen kan komen.
• Bewijs dat de kandidaat gebruikmaakt van creatieve oplossingen.

Waarom dit belangrijk is:

Een programmamanager is in wezen een communicatie-expert. Het is aan de programmamanager om een strategie op te stellen met doelen en processen en de ingezette koers effectief te communiceren naar projectmanagers en teams. Natuurlijk gaan er soms dingen mis of wordt er wel eens wat vergeten. Een goede programmamanager weet dan het tij te keren, zonder boos te worden of anderen zich dom te laten voelen.

Wat u graag wilt horen:

• Goede antwoorden die op specifieke miscommunicaties duiden en hoe de kandidaat toen de oorzaak van het probleem heeft achterhaald.
• Het vermogen van de kandidaat om uitleg te bieden over de manier waarop die dergelijke miscommunicatie voortaan kon worden voorkomen.

Waarom dit belangrijk is:

De omvang van een project wordt bepaald door de doelen, de resultaten en de specificaties. Als er na de start van het project nog extra doelen, resultaten en specificaties worden toegevoegd, zwelt het project op tot onhandelbare proporties, met mislukking, extra kosten of vertraging tot gevolg. Het is aan een programmamanager om dat risico in beeld te brengen, de oorzaak aan te pakken en projecten niet uit de hand te laten lopen. Dat betekent helaas ook dat de projectmanager degene is die vaak ‘nee’ moet verkopen.

Wat u graag wilt horen:

• Een gesprek over de ervaring van de kandidaat met het paal en perk stellen en het overbrengen van verwachtingen naar teamleden en andere betrokkenen.
• Het vermogen van de kandidaat om situaties te beschrijven waarin anderen moesten worden teruggefloten, met uitleg over de gewenste koerscorrectie en takenprioriteiten.

Waarom dit belangrijk is:

Met deze open vraag laat u de kandidaat de belangrijkste meetbare succesindicatoren noemen. De precieze antwoorden kunnen breed uiteenlopen, maar de ideale kandidaat is gericht op gegevens en ziet het belang in van kwantitatieve succesmetingen, ter aanvulling op ervaring en onderbuikgevoel.

Wat u graag wilt horen:

• Voorbeelden van methoden om succes kwantitatief en kwalitatief te meten.
• Inzicht in verschillende meetbare succesindicatoren kan belangrijk zijn om het juiste programma te kiezen, inclusief het kostenplaatje, inzet van middelen en de klantentevredenheid.

Waarom dit belangrijk is:

Als iemand niet goed presteert of moet worden gedisciplineerd, is het vaak de projectmanager die actie moet ondernemen. Een goede kandidaat heeft ervaring met het geven van constructieve feedback, problemen aankaarten en concrete strategieën opstellen om het probleem op te lossen. Bovendien kan de kandidaat aangeven dat die er niet voor terugdeinst om ondermaats presterende teamleden op hun werk aan te spreken.

Wat u graag wilt horen:

• Nuance, de zachte hand, empathie: stuk voor stuk onmisbaar bij deze functie.
• Manieren om wederzijds respect en een teamgevoel binnen een team te krijgen.

Waarom dit belangrijk is:

Programmamanagers moeten meerdere projecten en vaak ook programma’s tegelijkertijd bijhouden.

Wat u graag wilt horen:

• Antwoorden met specifieke voorbeelden over de organisatorische strategieën van de kandidaat.
• Kennis van programmabeheerhulpmiddelen als Basecamp, Google Workspace en Trello, met uitleg waarom de kandidaat die nuttig vindt.