Warum dieser Punkt wichtig ist:
Im Verlauf eines größeren Projekts oder Programms geht manchmal etwas schief. Erfolgreiche Programm-Manager:innen sind in der Lage, Risiken zu antizipieren und Strategien zu ihrer Vermeidung oder Minderung zu entwickeln. Ein proaktives Mindset spielt hier eine entscheidende Rolle.
Worauf Sie bei Kandidat:innen achten sollten:
- Die Person bewertet vor dem Projektstart die Risiken.
- Sie analysiert im Verlauf des Projekts regelmäßig die Performance, um sicherzustellen, dass alles reibungslos läuft.
Warum dieser Punkt wichtig ist:
Die Jobbezeichnungen klingen zwar ähnlich, doch Projektleiter:innen und Programm-Manager:innen haben sehr unterschiedliche Aufgaben. Projektleiter:innen sind für die erfolgreiche Umsetzung des Projekts im Geschäftsalltag verantwortlich. Programm-Manager:innen geben dagegen die strategische Richtung des Projekts vor, um sicherzustellen, dass dieses zum Erreichen der Unternehmensziele beiträgt.
Worauf Sie bei Kandidat:innen achten sollten:
- Die Person betont die Bedeutung von Kommunikation, Teamwork und Multitasking – drei zentrale Kompetenzen von Programm-Manager:innen.
- Sie ist in der Lage, das große Ganze zu sehen, und versteht den übergeordneten Zweck von Programmmanagement und Betriebsabläufen.
Warum dieser Punkt wichtig ist:
Schlecht gemanagte Veränderungsprozesse können zu Projektverzögerungen führen und die Arbeitsmoral senken. Eine durchdachte Change-Management-Strategie hilft den Mitarbeiter:innen, Veränderungen in Strategie, Tools und Prozessen zu meistern, ohne dabei die Unternehmensziele zu gefährden.
Worauf Sie bei Kandidat:innen achten sollten:
- Die Person kommuniziert die Vorteile der Veränderung und gewinnt die Mitarbeiter:innen für das Vorhaben.
- Sie bietet den Beschäftigten Unterstützung und Orientierung, anstatt Forderungen zu stellen.
Warum dieser Punkt wichtig ist:
Mit dieser Frage beurteilen Sie die Resilienz, Professionalität und Problemlösungskompetenz der Kandidat:innen. Programm-Manager:innen sind letztlich Strateg:innen und müssen alternative Strategien entwickeln können, wenn sich die bestehende als unwirksam erweist.
Worauf Sie bei Kandidat:innen achten sollten:
- Die Person bleibt auch in schwierigen Situation ruhig und fokussiert.
- Sie ist in der Lage, schnell eine Problemlösung zu finden.
- Sie bezieht auch kreative Lösungen mit ein.
Warum dieser Punkt wichtig ist:
Programm-Manager:innen müssen erfolgreich kommunizieren können. Ihre Aufgabe ist es, strategische Ziele und Prozesse zu definieren und diese effektiv an die Projektleiter:innen und Teams zu vermitteln. Dabei kommt es immer wieder vor, dass Dinge falsch verstanden oder vergessen werden. In einem solchen Fall wissen Programm-Manager:innen, wie sie gegensteuern, ohne wütend zu werden oder jemanden bloßzustellen.
Worauf Sie bei Kandidat:innen achten sollten:
- Die Person erläutert anhand konkreter Beispiele, an welchen Stellen es zu Missverständnissen kam und wie sie deren Ursache ermittelt hat.
- Sie ist in der Lage, Prozesse zu implementieren, die solche Missverständnisse künftig vermeiden.
Warum dieser Punkt wichtig ist:
Der Projektumfang wird durch Ziele, Ergebnisse und Spezifikationen bestimmt. Alle Anforderungen, die nach dem Start eines Projekts hinzukommen, erweitern den Projektumfang schleichend, was den Projekterfolg gefährden und zu Budgetüberschreitungen und Verzögerungen führen kann. Die Aufgabe von Programm-Manager:innen besteht darin, dies zu erkennen, die Verantwortlichen im Blick zu behalten und dafür zu sorgen, dass der Projektumfang überschaubar bleibt. Häufig beinhaltet dies, unpopuläre Entscheidungen zu treffen.
Worauf Sie bei Kandidat:innen achten sollten:
- Die Person macht deutlich, dass sie durchgreifen und ihre Erwartungen erfolgreich an das Team und die Stakeholder:innen kommunizieren kann.
- Sie beschreibt, wie sie Projekte, die aus dem Ruder zu laufen drohten, wieder eingefangen hat und den Beteiligten erfolgreich vermittelt hat, welche Kurskorrekturen vorzunehmen und welche Aufgabe zu priorisieren sind.
Warum dieser Punkt wichtig ist:
Mit dieser Frage fordern Sie die Kandidat:innen auf, sich Gedanken über die wichtigsten Erfolgskennzahlen zu machen. Hier sind verschiedene Antworten denkbar. Die Person sollte sich bei der Erfolgsmessung jedoch auf Daten stützen und betonen, wie wichtig sowohl quantitative Kennzahlen als auch Erfahrungswerte und Intuition sind.
Worauf Sie bei Kandidat:innen achten sollten:
- Die Person nennt sowohl quantitative als auch qualitative Methoden der Erfolgsmessung.
- Sie weiß, dass je nach Art des Programms andere Kennzahlen wichtig sind, z. B. Kostenabweichung, Ressourcennutzung und Kundenzufriedenheit.
Warum dieser Punkt wichtig ist:
Wenn einzelne Mitarbeiter:innen ihren Job nicht korrekt ausführen oder diszipliniert werden müssen, fällt das häufig auf Programm-Manager:innen zurück. Vielversprechende Kandidat:innen geben in einem solchen Fall konstruktives Feedback, kommunizieren das Problem und implementieren konkrete Strategien, um es zu lösen. Sie zeigen zudem, dass sie bereit sind, einzelne Teammitglieder zur Verantwortung zu ziehen.
Worauf Sie bei Kandidat:innen achten sollten:
- Die Person beweist Nuanciertheit, Feingefühl und Empathie – drei wichtige Eigenschaften von Programm-Manager:innen.
- Sie kann den gegenseitigen Respekt und das Zusammengehörigkeitsgefühl im Team aufrechterhalten.
Warum dieser Punkt wichtig ist:
Programm-Manager:innen müssen häufig mehrere Projekte und Programme gleichzeitig managen.
Worauf Sie bei Kandidat:innen achten sollten:
- Die Person erläutert anhand konkreter Beispiele, wie sie sich selbst organisiert.
- Sie nennt Programm-Managementtools wie Basecamp, Google Workspace und Trello und erklärt, warum sie diese nützlich findet.
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