Waarom dit belangrijk is:

Met deze vraag krijgt u inzicht in de digitale geletterdheid en computerkennis van de kandidaat. Kandidaten die de software die binnen uw organisatie wordt gebruikt al kennen, kunnen sneller worden ingewerkt. Til hier echter niet te zwaar aan als u de uiteindelijke knoop gaat doorhakken. Een kandidaat die handig met technologie is, kan nieuwe software gemakkelijk leren gebruiken.

Wat u graag wilt horen:

• Ervaring met standaard computerprogramma’s als Windows Office of Google Workspace
• Ervaring met branchespecifieke software
• Voorbeelden van hoe de kandidaat nieuwe applicaties onder de knie heeft gekregen

Waarom dit belangrijk is:

Hoewel alle receptionisten natuurlijk een bepaald takenpakket kennen, kan de precieze invulling daarvan per branche flink verschillen. Een juridisch receptionist heeft bijvoorbeeld heel andere verantwoordelijkheden dan een receptionist in een ziekenhuis of hotel. Met deze vraag kunt u peilen hoe relevant de eerdere ervaring van de kandidaat voor uw organisatie is en hoeveel verdere instructie de kandidaat eventueel nodig zou hebben.

Wat u graag wilt horen:

• De ideale kandidaat heeft werkervaring in uw sector of een vergelijkbare branche
• Uit een goed antwoord blijkt bekendheid met de software en werkwijzen die eigen zijn aan uw sector
• Branchespecifieke certificaten

Waarom dit belangrijk is:

Receptionisten moeten vaak multitasken en gelijktijdig de telefoon opnemen en bezoekers op locatie ontvangen. Met deze vraag krijgt u inzicht in het vermogen van de kandidaat om meerdere dingen tegelijkertijd te doen, zonder dat de kwaliteit van het werk daaronder lijdt.

Wat u graag wilt horen:

• Een goede kandidaat is zich bewust van diens omgeving en blinkt uit in prioriteiten stellen
• Idealiter krijgen bezoekers voorrang boven de telefoon
• De kandidaat beschrijft hoe belangrijk het is om zich professioneel op te stellen, ook als het erg druk is

Waarom dit belangrijk is:

Een receptionist is iemand die klanten te woord staat en dus ook geregeld contact heeft met ontevreden klanten. U wilt zeker weten dat de kandidaat goed met gespannen situaties kan omgaan, oplossingen kan vinden en net dat beetje extra kan doen om de klant tevreden te stellen en een goed beeld van het bedrijf te geven.

Wat u graag wilt horen:

• Uit een goed antwoord blijkt het belang van luisteren en empathie tonen 
• Het vermogen om rustig te blijven en ergernis niet persoonlijk op te vatten
• Kan de kandidaat respectvol over de situatie en de ontevreden klant vertellen, dan weet u hoe de kandidaat in het algemeen met andere mensen omgaat

Waarom dit belangrijk is:

Receptionisten werken vaak alleen en moeten ad hoc beslissingen nemen, zonder de hulp van een leidinggevende. Een goede kandidaat weet het juiste evenwicht te vinden tussen initiatiefrijkheid en situaties waarin het beter is om iemand met meer ervaring of bevoegdheid om hulp te vragen.

Wat u graag wilt horen:

• Scherp zicht op de afbakening van de eigen verantwoordelijkheden
• Het vermogen om problemen zelfstandig op te lossen
• Taal waaruit blijkt dat de kandidaat het vertrouwen van anderen serieus neemt

Wat u graag wilt horen:

• De beste kandidaat kan situaties beschrijven waarin die rekenschap over het eigen handelen heeft afgelegd en actief naar een oplossing heeft gezocht
• Beschrijvingen van verontschuldigingen die de kandidaat heeft aangeboden
• Idealiter beschrijft de kandidaat hoe die ervoor heeft gezorgd dat dezelfde fout voortaan niet meer kon worden gemaakt

Waarom dit belangrijk is:

Met deze vraag ontdekt u hoe de kandidaat omgaat met een situatie waarin die onvoldoende kennis, tools of bevoegdheid heeft om het verzoek van een klant te kunnen inwilligen. De ideale kandidaat geeft prioriteit aan het zoeken naar een oplossing en gebruikt daarbij positieve en respectvolle taal.

Wat u graag wilt horen:

• Goede kandidaten bieden beleefd hun verontschuldigingen aan en leggen daarbij uit waarom ze de klant nu even niet verder kunnen helpen
• De bereidwilligheid om hulp te vragen aan iemand die wel de juiste tools en bevoegdheden heeft om de klant te woord te kunnen staan

Waarom dit belangrijk is:

Een receptionist is het gezicht van uw bedrijf en speelt dus ook de hoofdrol bij de eerste indruk. U wilt een kandidaat die in onwenselijke situaties diplomatiek en elegant kan handelen. Bovendien moet de kandidaat uitstralen dat de situatie onder controle is.

Wat u graag wilt horen:

• Een goed antwoord omvat een korte verontschuldiging en uitleg over de oorzaak van de vertraging
• De kandidaat legt uit dat die, als de vertraging langer duurt dan verwacht, even polshoogte bij de bezoeker komt nemen
• De ideale kandidaat onderhoudt informeel en warm contact met de bezoeker terwijl die wacht

Waarom dit belangrijk is:

Het komt vaak genoeg voor dat externen al dan niet opzettelijk gevoelige informatie bij receptionisten proberen los te peuteren. Een receptionist vormt als het ware de voordeur van een bedrijf en moet zich dan ook goed bewust zijn van het belang van discretie en vertrouwelijkheid.

Wat u graag wilt horen:

• Uit een goed antwoord blijkt een sterk afwegingsvermogen bij het delen van informatie
• Voorbeelden van situaties waarin de receptionist toegang had tot waardevolle informatie