Warum dieser Punkt wichtig ist:

Mit dieser Frage erfahren Sie mehr über die Computerkenntnisse der Kandidat:innen. Wenn Kandidat:innen bereits mit Software arbeiten, die Ihr Unternehmen nutzt, erleichtert das die Einarbeitung. Doch davon sollten Sie Ihre Entscheidung für oder gegen eine Person nicht abhängig machen. Denn wer über gute Grundlagenkenntnisse verfügt, wird sich schnell in neue Programme einarbeiten.

Worauf Sie bei Kandidat:innen achten sollten:

• Solide Kenntnisse von Standardprogrammen wie Windows Office oder Google Workspace
• Erfahrung mit branchenspezifischer Software und ähnlichen Tools
• Beispiele dafür, wie an den Umgang mit neuen Programmen herangegangen wird

Warum dieser Punkt wichtig ist:

Zwar gibt es Überschneidungen im Anforderungsprofil von Empfangsmitarbeiter:innen, doch ihr Tätigkeitsbereich kann sich von Branche zu Branche enorm unterscheiden. Empfangsmitarbeiter:innen in Anwaltskanzleien müssen beispielsweise andere Aufgaben übernehmen als in Arztpraxen oder Hotels. Mit dieser Frage können Sie einschätzen, wie relevant die Berufserfahrung der Kandidat:innen für Ihr Unternehmen ist und wie viel Einarbeitung nötig sein wird.

Worauf Sie bei Kandidat:innen achten sollten:

• Idealerweise etwas Erfahrung in Ihrer oder einer ähnlichen Branche
• Kenntnisse branchenrelevanter IT-Programme und Arbeitsabläufe
• Hinweise auf relevante Zertifizierungen für die Arbeit in Ihrer Branche

Warum dieser Punkt wichtig ist:

Empfangsmitarbeiter:innen müssen häufig mehrere Aufgaben gleichzeitig meistern, z. B. Anrufe entgegennehmen und Besucher:innen begrüßen. Mit dieser Frage wollen Sie herausfinden, ob Kandidat:innen zu Multitasking fähig sind, ohne dass die Qualität ihrer Arbeit darunter leidet.

Worauf Sie bei Kandidat:innen achten sollten:

• Gute Kandidat:innen schätzen die Situation richtig ein und priorisieren Aufgaben entsprechend
• Besucher:innen am Empfang sollten Vorrang vor Telefonanrufen haben
• Die Bewerber:innen wissen, wie wichtig es ist, auch in anstrengenden Situationen Ruhe zu bewahren

Warum dieser Punkt wichtig ist:

Der Umgang mit verärgerten Kund:innen gehört – wie bei allen Berufen im Kundenservice – zum Alltag von Empfangsmitarbeiter:innen. Es ist deshalb wichtig, dass Ihre Bewerber:innen mit schwierigen Situationen zurechtkommen und erfolgreich Lösungen finden. Sie sollten keine Mühe scheuen, Kund:innen zufriedenzustellen und ihnen einen guten Eindruck von Ihrem Unternehmen zu vermitteln.

Worauf Sie bei Kandidat:innen achten sollten:

• Gute Antworten betonen die Bedeutung empathischen Zuhörens
• Die Fähigkeit, ruhig zu bleiben und Vorwürfe nicht persönlich zu nehmen
• Eine respektvolle Beschreibung der Situation und der verärgerten Kund:innen kann Hinweise auf den allgemeinen Umgang der Person mit anderen Menschen liefern

Warum dieser Punkt wichtig ist:

Empfangsmitarbeiter:innen arbeiten häufig allein und müssen spontan Entscheidungen treffen, ohne Rücksprache mit Vorgesetzten halten zu können. Gute Kandidat:innen zeigen einerseits Einfallsreichtum und Eigeninitiative, wissen andererseits jedoch auch, wann Kolleg:innen mit mehr Erfahrung oder Kompetenzen hinzugezogen werden sollten.

Worauf Sie bei Kandidat:innen achten sollten:

• Klare Kenntnis des eigenen Verantwortungsbereichs
• Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten und Probleme zu lösen
• Ausdrucksweise, die Vertrauen in die Fähigkeit der Person weckt

Worauf Sie bei Kandidat:innen achten sollten:

• Top-Kandidat:innen beschreiben eine Situation, in der sie die Verantwortung für ihr Handeln übernommen und aktiv versucht haben, einen Fehler zu korrigieren
• Gegebenenfalls Hinweise darauf, dass die betroffenen Personen um Entschuldigung gebeten wurden
• Besonders vielversprechende Antworten enthalten Informationen zu Maßnahmen, die die Person getroffen hat, um den Fehler in Zukunft zu vermeiden

Warum dieser Punkt wichtig ist:

Mit dieser Frage finden Sie heraus, wie Kandidat:innen mit Situationen umgehen, in denen sie nicht über das Wissen, die Tools oder die Kompetenzen verfügen, um Kund:innen zu helfen. Ideale Bewerber:innen priorisieren die Lösungsfindung und verwenden eine positive, respektvolle Sprache.

Worauf Sie bei Kandidat:innen achten sollten:

• Top-Kandidat:innen nennen einen Grund und erklären höflich, warum sie nicht helfen können
• Bereitschaft, Kolleg:innen um Hilfe zu bitten und Fragen an Personen weiterzuleiten, die über die nötigen Tools oder Kompetenzen verfügen

Warum dieser Punkt wichtig ist:

Empfangsmitarbeiter:innen repräsentieren das Unternehmen und bestimmen über den ersten Eindruck, den Kund:innen von dem Unternehmen erhalten. Erfolgreiche Kandidat:innen sollten in der Lage sein, mit unangenehmen Situationen diplomatisch und elegant umzugehen und einen Eindruck von Ordnung und Struktur im Unternehmen zu vermitteln.

Worauf Sie bei Kandidat:innen achten sollten:

• Gute Antworten enthalten eine kurze Entschuldigung und eine Erklärung für die Verzögerung
• Hinweise auf ein Follow-up, wenn sich das Treffen länger als vorhergesehen verzögert
• Top-Kandidat:innen versuchen, eine Beziehung zu der wartenden Person aufzubauen

Warum dieser Punkt wichtig ist:

Es ist keine Seltenheit, dass unternehmensexterne Personen von Empfangsmitarbeiter:innen Informationen fordern, die vertraulich sind – sei es wissentlich oder unwissentlich. Da die Funktion als Gatekeeper:in eine der Hauptaufgaben von Empfangsmitarbeiter:innen darstellt, sollten sich Kandidat:innen der Bedeutung von Diskretion und Vertraulichkeit bewusst sein.

Worauf Sie bei Kandidat:innen achten sollten:

• Gute Antworten beweisen eine hervorragende Urteilsfähigkeit der Kandidat:innen bei der Weitergabe von Informationen
• Beispiele von Situationen, in denen der Person wertvolle Ressourcen oder Informationen anvertraut wurden