Un guide pas-à-pas pour un processus d’entretien efficace

En 1998, deux chercheurs ont publié une méta-analyse approfondie d’études sur les techniques d’évaluation des performances professionnelles, couvrant les 85 années de recherche écoulées. Ils ont découvert que les entretiens d’embauche non structurés ne prédisent qu’environ 14% des performances réelles d’une personne une fois en poste. Les entretiens structurés, en revanche, se sont révélés être le troisième meilleur indicateur concernant cet aspect, prédisant environ 26% des performances.

Même deux décennies plus tard, ces chiffres sont déconcertants. Car pour une raison ou une autre, de nombreuses entreprises s’appuient encore sur des entretiens non structurés, ce qui peut freiner leur processus de recrutement.

Il est impossible de prédire les performances au travail avec une certitude absolue. Mais en structurant vos entretiens, vous pouvez augmenter vos chances d’identifier les bons candidats pour le poste à pourvoir, en réduisant les biais et en vous assurant que toute votre équipe est sur la même longueur d’onde.

Pour vous y aider, nous avons regroupé certaines des étapes essentielles qui caractérisent les processus d’entretien les mieux structurés. Considérez cela comme une checklist pratique. Il vous suffit de cocher chacune des étapes et de l’ajuster au besoin pour l’adapter au style de votre entreprise.

1. Déterminer le nombre d’entretiens et d’intervenants nécessaires, ainsi que la manière la plus efficace de les planifier

La première étape pour structurer votre processus d’entretien consiste à décider du nombre d’entretiens et d’intervenants à impliquer tout au long du processus. Prendre cette décision en amont peut vous aider à éviter de nombreuses frustrations dans le cadre de votre planification et à améliorer l’expérience candidat.

Pour déterminer le nombre d’entretiens dont vous avez besoin, examinez vos indicateurs de qualité en ce qui concerne le recrutement et comparez-les aux commentaires des personnes chargées des entretiens. Si vos recruteurs recommandent constamment des candidats qui ne conviennent pas tout à fait au poste, cela pourrait indiquer que vous avez besoin de plus de temps pour les évaluer. Du point de vue des candidats, LinkedIn a constaté qu’ils passent en moyenne environ trois entretiens par poste, et 84% sont satisfaits de ce nombre.

Vous aurez peut-être besoin d’un peu de temps pour déterminer le nombre optimal. Chez Google, par exemple, l’équipe a adopté la règle des quatre entretiens après avoir examiné les données passées et constaté une diminution de la rentabilité au-delà de quatre entretiens et recruteurs.

Réfléchissez bien au nombre de membres de l’équipe impliqués dans chaque entretien également. Les entretiens face à plusieurs personnes sont un moyen utile de simplifier le processus d’entretien et de réduire les biais, puisque tous les recruteurs entendent les mêmes réponsent au même moment. Cependant, avoir un jury trop large peut compliquer outre mesure la planification ou être intimidant pour les candidats. Explorez à nouveau les données de votre entreprise et déterminez quels entretiens, parmi ceux impliquant différentes tailles de jurys, ont le mieux réussi à prédire la qualité de votre recrue. Appuyez-vous sur ces informations pour prendre votre décision et faire des ajustements au fur et à mesure que vous recueillez de nouvelles données.

Si vous ne disposez pas d’historiques sur les entretiens, le meilleur moment pour commencer, c’est maintenant (nous y reviendrons plus tard). En attendant, vous pouvez probablement jauger la situation en fonction du succès de vos recrutements passés. Si vous avez toujours fait passer deux entretiens et que vous estimez que la majorité de vos recrutements ont été couronnés de succès, alors c’est probablement le chiffre auquel il faut vous tenir, du moins jusqu’à ce que vous obteniez plus d’informations.

2. Adaptez les questions posées en entretien et les tests de compétences aux exigences du poste

Lorsque vous utilisez la même liste basique de questions d’entretien pour chaque poste à pourvoir, il est plus délicat de choisir la bonne personne pour chaque poste. D’une part, le processus peut rapidement devenir prévisible, conduisant à des réponses toutes faites qui ne vous donnent pas une idée précise du profil du candidat. Bien qu’avoir quelques questions clés soit une bonne chose, il est préférable d’adapter votre liste aux exigences de chaque poste et de la mettre à jour régulièrement.

Essayez d’alterner les questions comportementales et situationnelles, plutôt que d’opter pour des questions biographiques. Les questions comportementales (“Parlez-moi d’une fois où vous avez dû…”) peuvent vous donner une idée de la façon dont un candidat a relevé des défis par le passé, tandis que des questions situationnelles (“Que feriez-vous si…”) vous permettent d’évaluer ses compétences techniques et interpersonnelles en action. Pour vous inspirer, ce générateur de questions d’entretien pratique peut vous aider à élaborer une liste personnalisable de questions adaptées aux compétences et aux traits que vous recherchez.

Vos questions doivent vous aider à évaluer la maîtrise des compétences essentielles du candidat pour le poste à pourvoir. En posant le même ensemble de questions à chaque candidat envisagé pour le poste, il vous sera plus facile de les évaluer les uns par rapport aux autres, ce qui vous aidera à réduire le biais inconscient et à rendre votre processus le plus équitable possible.

Bien sûr, les questions ne sont pas le seul moyen d’évaluer les candidats durant le processus d’entretien. LinkedIn a constaté qu’assigner une tâche est l’une des techniques d’entretien les plus efficaces, qui reste cependant sous-utilisée. Vous pouvez également procéder à des tests à domicile. En demandant au candidat de réaliser une mission dans le cadre de son entretien, vous pouvez le voir déployer ses compétences en temps réel et vous faire une idée de sa manière de travailler.

Lorsque vous concevez votre évaluation pratique, essayez de l’adapter le plus possible au type de tâche que la nouvelle recrue effectuera quotidiennement. Par exemple, si vous recrutez un ingénieur logiciel, demandez-lui de résoudre un vrai problème de codage auquel l’équipe a été confrontée par le passé. De cette façon, vous aurez non seulement une meilleure idée des compétences du candidat, mais le candidat aura une idée plus précise des tâches qui l’attendent dans le cadre de ses fonctions.

3. Former chaque recruteur et transmettre les bonnes pratiques d’entretien

Tout le monde n’est pas un recruteur dans l’âme, alors assurez-vous que chaque personne impliquée dans le processus suive une formation de base aux entretiens. Bien qu’il existe des ateliers externes pour se former aux entretiens, vous pouvez également le faire en interne en consacrant quelques heures à couvrir les principes fondamentaux et les bonnes pratiques.

L’un des principaux sujets à traiter est celui des exigences juridiques et éthiques. Fournissez une liste de questions qu’il est illégal ou déplacé de poser, tout en prenant le temps d’aider vos recruteurs à comprendre pourquoi ces questions sont interdites. Même si certains points vous semblent évidents, c’est peut-être une nouveauté pour d’autres personnes. Veillez donc à les passer en revue.

Vous devriez aussi engager la conversation sur les biais inconscients et les différentes façons dont il peuvent impacter le processus de recrutement. Envisagez de faire passer à votre équipe un ou plusieurs des tests d’association implicite de Harvard pour la sensibiliser au fait que chaque personne possède des biais. Ces tests rapides et gratuits peuvent éveiller les consciences, rendant les recruteurs plus attentifs à leurs propres biais et jugements.

Un autre aspect clé de votre formation sera de vous assurer que chaque personne comprend son rôle dans le cadre du processus, les tenants et aboutissants du poste et ce que vous recherchez chez un candidat. Assurez-vous de mettre l’accent sur les compétences indispensables et celles qui ne sont que souhaitables. Étant donné que 57% des professionnels du recrutement déclarent rencontrer des difficultés à évaluer avec précision les compétences interpersonnelles, prenez le temps de définir clairement chaque compétence interpersonnelle que vous recherchez, en fournissant des exemples concrets. Cela diminue les risques de confusion parmi les recruteurs, s’assurant qu’ils sont sur la même longueur d’onde.

Afin de démontrer la divergence des perceptions individuelles, vous pouvez intégrer des jeux de rôle dans votre formation. L’équipe produit de LinkedIn, par exemple, a un participant qui joue le rôle du candidat tandis qu’un autre joue le rôle de recruteur. Ils disposent de trois minutes pour jouer un scénario de questions-réponses, et les autres participants notent la réponse en tenant une raquette de ping-pong avec un nombre de un à cinq inscrit dessus. On leur demande ensuite d’expliquer pourquoi ils ont estimé que la réponse méritait cette note.

Le jeu de rôle donne également à vos recruteurs la possibilité de s’entraîner dans un environnement à faible enjeu et de recevoir un feedback en temps réel. Prendre le temps de faire ces exercices peut donc s’avérer très enrichissant.

4. Décrire votre processus d’entretien sur votre site ou votre Page Carrières et envoyer un calendrier détaillé à chaque candidat

LinkedIn a constaté que 65% des candidats utilisent le site web de l’entreprise dans laquelle ils ont postulé pour effectuer leurs recherches avant un entretien. Vous pouvez gagner leur confiance et améliorer la qualité de vos entretiens en décrivant le processus en ligne.

Il vous revient de définir le type et la quantité d’informations que vous décidez de partager. Certaines entreprises fournissent des conseils et des FAQ, tandis que d’autres vont jusqu’à partager des questions d’entretien et des exemples de tests. Si votre entreprise hésite à en dire trop, des informations de base, comme ce à quoi s’attendre à l’arrivée ou comment se rendre sur le site depuis la gare la plus proche, peuvent déjà s’avérer très utiles.

Que vous partagiez des informations en ligne ou non, envoyez à l’avance un programme détaillé aux candidats. Stacy Zapar, fondatrice de The Talent Agency et passionnée du recrutement autoproclamée, envoie un “e-mail de préparation aux entretiens” en 12 points, qui comprend un programme, des informations sur les valeurs de l’entreprise, les noms des recruteurs, etc.

Loin de tout dévoiler, partager des informations détaillées sur votre processus est un signe que votre entreprise valorise la transparence et est investie dans la réussite des candidats. Lorsqu’ils se sentent confiants et bien préparés, les candidats sont plus susceptibles de donner le meilleur d’eux-mêmes, ce qui vous aide à mieux les évaluer. De plus, vous recevrez probablement moins d’e-mails et d’appels téléphoniques confus avant leur arrivée.

5. Responsabiliser les candidats en expliquant la méthode de réponse STAR dès le départ

Une autre façon d’optimiser votre processus d’entretien et d’éviter les réponses décousues consiste à décrire la méthode de réponse STAR au début de chaque entretien. Expliquez qu’il s’agit d’une méthode recommandée pour répondre aux questions comportementales de manière concise, mais approfondie, en suivant un cadre simple :

Fournir ce cadre aux candidats renforce leur confiance en votre entreprise et vous permet de recueillir plus efficacement les informations dont vous avez besoin. Vous pouvez également envoyer des informations sur cette méthode dans votre e-mail précédant l’entretien ou l’inclure sur votre site web. De cette façon, si un candidat l’utilise, vous saurez qu’il a fait ses recherches en amont.

6. Créer et distribuer un formulaire d’évaluation standardisé que tous les recruteurs doivent remplir

Avant que vos recruteurs ne rencontrent vos candidats, veillez à leur fournir une méthode simple pour transmettre leurs commentaires. L’impression et la distribution d’un formulaire d’évaluation standardisé constituent un moyen rapide et facile de souligner les critères que les recruteurs doivent juger, ce qui signifie que ces derniers sont moins susceptibles d’évaluer les candidats sur leurs propres échelles subjectives.

Ajoutez des cases où les recruteurs peuvent classer chaque candidat sur la base d’éléments tels que les compétences et les connaissances de base, ainsi qu’un espace où ils peuvent inclure des commentaires supplémentaires. Cela facilite également la comparaison équitable des candidats, puisque vous utilisez les mêmes critères.

Dans le cadre de sa récente refonte du processus de recrutement, l’équipe Produit de LinkedIn mène désormais quatre entretiens consécutifs sur site avec les candidats au poste de chef de produit. Chaque entretien est individuel et se concentre sur l’une des quatre compétences de base recherchées par l’équipe. Les recruteurs doivent consigner quatre éléments d’information dans le formulaire d’évaluation de l’équipe Produit : 1) une note de 1 à 5 ; 2) une réponse oui/non indiquant s’ils recruteraient le candidat ; 3) les questions qu’ils ont posées ; et 4) leur évaluation des points forts et des points faibles du candidat.

7. Ne pas se focaliser uniquement sur vos attentes et découvrir également ce que le candidat attend du poste

L’évaluation des compétences et de l’expérience d’un candidat est importante. Mais si l’entretien se concentre uniquement sur ses capacités, cela peut sembler un peu froid.

Incorporez quelques questions qui aident à établir un lien émotionnel avec vos candidats. Demandez-leur ce qu’ils recherchent dans un poste et chez un employeur. Découvrez le type de compétences qu’ils souhaitent acquérir ou développer. Discutez de leurs centres d’intérêt qui ne sont pas directement liés au poste. Structurez les questions de manière à ce que les réponses vous donnent un aperçu supplémentaire des compétences interpersonnelles et des valeurs du candidat.

Ces types de questions ont un double objectif. Tout d’abord, cela montre au candidat que votre entreprise souhaite apprendre à le connaître en tant que personne et pas seulement en tant que candidat. Ensuite, ces questions peuvent également vous aider à mieux évaluer son potentiel et s’il correspondent à l’entreprise.

8. Tenir compte du temps nécessaire pour créer une expérience candidat positive, par exemple, en faisant visiter les bureaux

Vous avez beaucoup de candidats à rencontrer et de nombreuses questions à poser, mais ne négligez pas l’expérience candidat. Cela vous nuira à long terme et pourrait rendre les candidats moins susceptibles d’accepter une offre d’emploi (voire donner à votre entreprise une mauvaise réputation).

Les meilleurs candidats ne sont pas en manque d’options et en passant l’entretien, ils veulent savoir si votre poste leur convient. En tant que telle, le processus d’entretien devrait permettre à la fois au candidat et à votre équipe d’apprendre à se connaître mutuellement.

Prévoyez du temps dans votre agenda pour une visite des bureaux, par exemple (ou une visite virtuelle si vous faites passer l’entretien à distance). Une visite des bureaux est la meilleure façon pour les candidats d’en savoir plus sur la culture de votre entreprise. Leur montrer l’espace physique où ils pourraient travailler aide les candidats à se projeter dans le poste, augmentant ainsi la probabilité qu’ils acceptent une proposition d’embauche éventuelle. Vous pouvez également organiser l’entretien dans différents espaces intéressants autour de vos bureaux ou de votre campus, plutôt que de les reléguer dans une salle de conférence toute la journée, pour leur offrir un aperçu plus dynamique de votre entreprise.

Prévoyez du temps pour présenter les candidats à leurs éventuels futurs collègues. Étant donné que ces personnes baignent dans la culture d’entreprise, elles peuvent fournir des informations pertinentes et crédibles sur leur quotidien.

Si possible, essayez également de prévoir une rencontre avec le manager qui recrute, même s’il ne s’agit que d’échanger quelques mots et une poignée de main. Si vous pouvez l’amener à engager une vraie discussion avec le candidat, ce dernier aura toutes les cartes en main pour choisir lui-même si le poste lui convient. Le candidat pourrait se rendre compte que le style de management de l’employeur est incompatible avec son style de travail. Dans ce cas, il vaut mieux le découvrir lors d’un entretien que lors de la première semaine une fois en poste. Ou bien, il peut se rendre compte que son profil correspond et se sentir inspiré par le discours du manager, le rendant encore plus investi dans le processus et enthousiaste à l’idée de rejoindre l’équipe.

9. Fournir aux candidats un calendrier clair et indiquer les prochaines étapes

Ne terminez pas les entretiens sur une note d’incertitude. Avant que le candidat ne prenne congé, soyez franc sur les étapes à suivre, en lui indiquant par exemple clairement le délai dans lequel vous le recontacterez, disons une semaine.

Les candidats savent que vous n’aurez pas de réponse à leur donner dans l’immédiat. Et ils acceptent cette condition. Mais la plupart d’entre eux ont déjà passé au moins un entretien pour lequel ils n’ont jamais été recontactés par l’entreprise. Vous voulez clarifier dès le départ que vous n’êtes pas ce genre d’entreprise. Non seulement cela renforcera votre relation avec le candidat, mais cela peut le faire réfléchir à deux fois avant d’accepter un autre poste ailleurs, car il sait que vous le recontacterez avant une certaine date.

10. Demander un retour à chaud à chaque recruteur, sans laisser le temps à l’équipe de discuter des candidats

Collecter le formulaire d’évaluation standardisé de chaque recruteur est une excellente première étape. Simplifiez le formulaire et notez qui le remplit et qui ne le fait pas. L’équipe Produit de LinkedIn demande aux recruteurs de répondre à seulement quatre questions, notamment : engageriez-vous cette personne et comment évaluez-vous ses points forts et ses points faibles. Depuis que l’équipe a commencé à suivre la fréquence à laquelle chaque membre de l’équipe remplit le formulaire, les recruteurs procèdent à l’évaluation dans 93% des cas.

Parfois, vous aurez besoin de plus de détails et devrez parler aux recruteurs. Comme ils ont probablement un planning chargé, essayez de réserver un créneau sur leur calendrier pour discuter à la fin des entretiens. Sinon, vous pourriez vous retrouver à les pourchasser pendant des jours, augmentant ainsi les chances qu’ils oublient des informations clés.

Il est également possible que les recruteurs discutent des candidats entre eux avant de vous transmettre leur évaluation. Cela peut entraîner un biais de conformité, poussant les recruteurs à changer d’avis pour se rapprocher davantage du consensus du groupe.

Pour éviter cela, rappelez aux recruteurs qu’ils ne doivent pas parler des candidats tant que tous les feedbacks n’ont pas été recueillis et organisez vos débriefings individuellement plutôt qu’en groupe. Plus tôt vous obtenez les feedbacks des recruteurs, moins ils sont filtrés et plus is sont authentiques.

11. Tenir les candidats informés jusqu’à ce que vous soyez prêt à faire une proposition

Même si vous avez informé les candidats des prochaines étapes, restez en contact avec eux tout au long du processus de prise de décision. Il s’agit d’un point particulièrement important si vous réalisez que vous n’aurez pas de réponse définitive dans le délai initialement indiqué. Que vous soyez prêt(e) ou non à prendre votre décision, l’envoi d’un court message de suivi peut montrer votre engagement à tenir les candidats informés et renforcer leur intérêt pour le poste.

Pour prendre l’habitude de le faire de manière cohérente, essayez la méthode adoptée par Stacy Zapar. Chaque vendredi après-midi, Stacy bloque deux heures sur son calendrier pour ce qu’elle appelle un "Friday Feedback Blitz". Pendant ce créneau, elle informe chaque candidat par e-mail, même si la seule nouvelle est qu’il n’y a pas de nouvelles. De plus, elle fait savoir à l’avance aux candidats qu’ils ne passeront jamais le week-end sans avoir de ses nouvelles, ce qui les aide à préciser leurs attentes et à réduire le nombre de messages anxieux qu’elle reçoit entre-temps.

En maintenant un contact régulier pendant cette période critique, vous montrez aux candidats que vous vous souciez de ce qu’ils ressentent. Si vous décidez de leur proposer le poste, cela pourrait les encourager à l’accepter. Et si cela ne fonctionne pas, ils seront reconnaissants de vos efforts, ce qui peut influer de manière positive sur le bouche-à-oreille et les avis en ligne.

12. Recueillir les commentaires des candidats et faire des ajustements au fur et à mesure

Une fois qu’une proposition d’embauche a été acceptée, il est tentant de se laisser emporter par l’excitation de l’intégration et de mettre de côté les entretiens jusqu’au prochain recrutement. Il reste cependant encore une étape critique dans cette partie du processus : recueillir les commentaires des candidats pour améliorer vos prochains entretiens.

Demandez des feedbacks à chaque candidat avec lequel vous vous êtes entretenu et pas seulement à la personne que vous avez finalement recrutée. En effet, votre nouvelle recrue a accepté le poste et a peut-être eu une expérience plus positive que le reste de vos candidats. De plus, votre nouvelle recrue peut hésiter à émettre un avis négatif quant à son nouvel employeur.

Ratissez large pour comprendre vos points forts et les points sur lesquels vous pouvez vous améliorer. En demandant aux candidats de soumettre leurs commentaires, vous soulignez une fois de plus que votre entreprise se soucie vraiment de leur expérience et s’investit dans l’amélioration de son processus.

Notez également les indicateurs clés. Votre entreprise peut accorder plus d’importance à certains indicateurs qu’à d’autres, mais de manière générale, il est utile de mesurer la durée du processus d’entretien, le nombre de candidats ayant passé un entretien pour chaque poste à pourvoir, le rapport entre les propositions d’embauche et celles acceptées et le taux de rétention des nouvelles recrues. Identifier les recruteurs qui donnent systématiquement des notes élevées aux candidats qui se voient proposer un poste et qui continuent de vous éblouir par leur travail est également une bonne méthode à adopter. En suivant ces données au fil du temps, vous commencerez à voir émerger des tendances, ce qui vous aidera à évaluer le succès de votre processus et d’apporter des modifications ciblées.

Un processus d’entretien réfléchi et bien organisé permet aux candidats d’avoir confiance en votre entreprise. Toute friction plante de nouveaux doutes dans leur esprit. Et si votre meilleur candidat repart avec trop de doutes, il peut hésiter lorsqu’une proposition se présente à lui.

Dernières réflexions pour conclure : des entretiens de qualité permettent de recruter des candidats de qualité

Concentrez-vous sur l’optimisation du processus et la création d’une expérience candidat plus significative et plus percutante. Donnez à vos recruteurs tous les outils et les ressources dont ils ont besoin pour évaluer les candidats plus efficacement et encouragez-les à traiter chaque candidat de manière unique. Ne donnez aucune raison à vos meilleurs candidats de dire non et vos chances de concrétiser le recrutement seront meilleures.