Tout ce qu’il faut savoir sur l’évaluation du personnel

L’évaluation du personnel est un processus par lequel l’employeur évalue les performances et compétences de ses collaborateurs. Elle est généralement conduite de manière périodique, souvent lors d’un entretien annuel, et sert à donner aux employés un retour sur leurs performances. De même, elle aide à la prise de décisions sur des sujets tels que la rémunération, les promotions ou encore la formation.

L’entretien d’évaluation nécessite une approche objective, transparente et équitable. Il est mené par des supérieurs hiérarchiques ou par le département des ressources humaines. Les méthodes d’évaluation possibles sont nombreuses. Il peut s’agir d’un entretien individuel, d’un questionnaire ou encore d’une évaluation à 360 degrés, processus au cours duquel tout acteur en lien avec la personne évaluée est amené à fournir un feedback.

Et votre entreprise a tout intérêt à s’engager en ce sens : 69 % des employés affirment être plus productifs lorsqu’ils perçoivent que leurs efforts sont reconnus à leur juste valeur. Même un feedback négatif peut maximiser le potentiel de votre équipe et la réussite de votre entreprise, à condition évidemment qu’il soit présenté correctement.

Mais quelle est la fréquence idéale pour mener ces entretiens ? De fait, vous pouvez considérer les entretiens du personnel comme une discussion à long terme avec chaque membre de votre équipe, afin que, peu à peu, vous les aidiez à identifier leurs forces et les domaines dans lesquels certaines améliorations seraient les bienvenues.

Ainsi, en menant une évaluation régulière et continue des performances de vos collaborateurs, vous contribuez à :

•  Créer une culture de communication ouverte et de feedback

•  Améliorer les performances des collaborateurs et développer leurs compétences

•  Susciter la motivation et la prise de responsabilités des collaborateurs

•  Réduire le taux d’attrition du personnel

Pour que cela fonctionne, la régularité de ces entretiens est la clé. Pour autant, il n’y a pas de réponse unique quant à la fréquence exacte à laquelle ces entretiens doivent avoir lieu. La décision dépendra des besoins et de la culture de chaque entreprise. Les entretiens annuels servent généralement à évaluer les performances globales, fixer des objectifs à long terme et discuter de la progression professionnelle. Cependant, certains employeurs optent pour une fréquence plus élevée, afin de permettre un suivi plus régulier des objectifs, des problèmes éventuels et des opportunités de développement.

Intéressons-nous de plus près à certains des éléments qui garantiront l’efficacité de votre processus d’évaluation du personnel.

Comme mentionné ci-dessus, la régularité du feedback est centrale : une bonne évaluation de la performance ne se limite pas à régler certains problèmes ponctuels, elle vise l’amélioration continue.

En amont de l’entretien, pensez à définir des objectifs clairs et alignés sur les valeurs de l’entreprise. Ce faisant, prenez en compte les attentes des collaborateurs et les objectifs qui avaient été fixés lors de l’évaluation précédente. Établissez également les critères selon lesquels l’évaluation doit être réalisée, par exemple la qualité du travail fourni, les compétences techniques, la productivité, l’aptitude à travailler en équipe, l’esprit d’initiative, l’adaptabilité, la communication, etc.

Autre élément clé et régulièrement mis en place dans les grandes entreprises : l’implication active des collaborateurs dans le processus d’évaluation, en encourageant l’autoévaluation des employés et le partage de points de vue. Cela favorisera également l’engagement des membres de votre équipe et les responsabilisera.

Enfin, si vous vous préparez à fournir un feedback négatif, préparez des faits et des chiffres concrets. N’agissez pas sur la base des on-dit et autres rumeurs de bureau entendues au hasard d’une conversation.

Il existe diverses méthodes parmi lesquelles choisir pour votre propre format d’évaluation du personnel.

La plus courante d’entre elles est sans doute l’entretien individuel. Le collaborateur se retrouve face à vous pour discuter de sa performance. Cette forme d’évaluation de la performance donne au collaborateur l’occasion de se défendre en cas de mauvaise évaluation et vous donne également l’occasion d’expliquer plus en détail ce que vous pensez des performances de l’employé.

Souvent combiné à l’entretien individuel, il est également possible de réaliser une autoévaluation de l’employé. Les collaborateurs sont parfois plus critiques à l’égard de leurs performances que vous ne l’êtes vous-même ; ce type d’évaluation peut donc s’avérer très efficace. Vous pouvez par exemple utiliser un formulaire à choix multiples, un formulaire à réponses libres ou une combinaison des deux.

Une autre méthode est l’évaluation à 360 degrés. Elle implique la collecte de feedback sur la performance de l’employé auprès de ses divers collaborateurs, y compris ses collègues, ses managers et parfois même ses clients. Ces évaluations offrent une perspective plus globale et fournissent des informations plus complètes. Pour réussir une évaluation à 360 degrés, pensez à :

•  Établir des critères d’évaluation clairs et les communiquer à tous les participants

•  Vous assurer de la confidentialité des réponses pour favoriser l’honnêteté et la transparence

•  Analyser les résultats de manière constructive et les utiliser pour identifier les pistes d’amélioration et les opportunités de développement.

À vous d’expérimenter certaines de ces approches afin de savoir laquelle correspondra le mieux à votre culture d’entreprise.

Enfin, indépendamment de la méthode adoptée, orientez le dialogue vers l’avenir. Pour ce faire, en prenant l’exemple d’un entretien annuel, nous vous recommandons de suivre la répartition suivante pour l’organisation de votre feedback : 20 % sur les performances lors des dix premiers mois de l’année, 20 % sur les deux derniers mois et 60 % sur les douze mois à venir. Votre objectif est de montrer au collaborateur ce à quoi une excellente performance doit ressembler, et pas de rentrer en conflit sur des faits passés. En effet, l’évaluation du personnel ne doit pas être le théâtre d’un débat, mais une opportunité d’expliquer avec clarté ce qui est attendu du collaborateur.