Guide et ressources pour l’intégration des nouveaux employés
Apprenez à développer un processus d’intégration efficace qui permettra d’attirer de nouveaux candidats et de renforcer l’engagement des nouvelles recrues.
L’arrivée d’un nouvel employé au sein de votre entreprise est toujours un moment fort. En offrant une excellente intégration aux employés, vous pouvez les rendre opérationnels rapidement dans leur nouveau poste et leur faire connaître vos outils et processus, afin de leur assurer une réussite sur le long terme.
Découvrez des bonnes pratiques d’intégration, des checklists complètes et des ressources de LinkedIn pour optimiser l’intégration des employés, de la période qui précède leur premier jour aux semaines et mois qui suivent.
Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur les sujets suivants :
Créer des checklists d’intégration des nouveaux employés ↓
E-mail de bienvenue ↓
Comment élaborer un processus d’intégration à distance efficace ↓
Processus d’intégration et documents pour vous guider ↓
Bonnes pratiques d’intégration
Après avoir publié une offre d’emploi sur LinkedIn et recruté un candidat, vous pouvez commencer le processus d’intégration. Mais vous aurez d’abord besoin d’une stratégie d’intégration efficace que vous pourrez mettre en œuvre à grande échelle. Voici quelques bonnes pratiques d’intégration pour vous lancer:
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Commencez le processus d’intégration avant le premier jour du nouvel employé
Commencez le processus d’intégration de votre nouvel employé avant son premier jour. Essayez de programmer un appel téléphonique ou vidéo au moins une semaine avant sa date d’entrée en fonction pour le préparer à sa première semaine. Expliquez-lui le déroulement de son intégration et qui seront ses partenaires d’intégration. Envoyez-lui les ressources importantes par e-mail au format numérique pour lui permettre de les examiner à son rythme. Votre objectif est de vous assurer que votre employé a tout le nécessaire pour réussir dès le premier jour.
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Réalisez les tâches administratives en amont
Coordonnez la réalisation des tâches administratives importantes avec votre nouvelle recrue, notamment :
• L’obtention d’un ordinateur de travail dédié et la création d’une adresse e-mail professionnelle
• La signature des documents d’intégration, notamment le guide de votre entreprise, et la rédaction des documents relatifs à la rémunération comme les formulaires fiscaux et de dépôt direct
• La confirmation de son lieu de travail (en présentiel ou en télétravail), et si sa présence est requise au bureau pendant la semaine
Ces tâches peuvent être réalisées avant son premier jour, par e-mail, grâce à un système de signature électronique des documents, et lors d’appels téléphoniques et vidéo. Vous disposerez ainsi de plus de temps au bureau pour former votre nouvel employé en lui fournissant des informations importantes sur son poste et votre entreprise. -
Offrez un package de bienvenue
Un package de bienvenue est un bon moyen pour que votre nouvel employé se sente à l’aise dans votre entreprise. Il peut contenir tout ce qui pourrait être utile (ou appréciable) pour votre recrue, notamment :
• Une lettre de bienvenue
• Le contrat de l’employé
• Le programme de la première journée
• Le guide du salarié
• Un plan du bureau
• Des articles portant la marque de l’entreprise comme des bouteilles d’eau et des sacs à dos
• Des snacks
• Un plan du bureau
• Un guide des bonnes adresses à proximité du bureau, comme les cafés et les restaurants -
Organisez une observation en situation de travail
En découvrant les tâches quotidiennes d’une personne qui occupe un poste similaire, votre nouvelle recrue comprendra mieux ce qui est attendu d’elle. Les observations en situation de travail permettent aussi aux nouveaux employés de poser des questions sur le poste, auxquelles la direction n’a peut-être pas apporté de réponses.
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Proposez à votre nouvelle recrue de réaliser une tâche en rapport avec le poste
Le meilleur moyen de comprendre les tenants et aboutissants d’un nouveau poste est d’accomplir une tâche utile à l’entreprise. Donnez à votre nouvel employé une expérience pratique des missions de son nouveau poste pour qu’il comprenne mieux l’importance de cette fonction pour votre entreprise.
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Prévoyez des réunions régulières
Faire le point avec un nouvel employé au cours des premières semaines et des premiers mois assure sa réussite à court et à long terme. Profitez-en pour le féliciter de ses réussites et pour corriger certains aspects de son approche qui doivent être améliorés. Répondez à toutes les questions qu’il se pose à ce stade et écoutez les problèmes qu’il soulève.
Créer des checklists d’intégration des nouveaux employés
Il est bien plus facile de procéder à l’intégration de nouveaux employés en utilisant des checklists complètes d’intégration. Ces guides d’intégration offrent un récapitulatif pratique des aspects sur lesquels vous concentrer lorsque vous élaborez une nouvelle stratégie d’intégration ou que vous améliorez une stratégie existante.
En suivant une checklist d’intégration, vous pouvez également vous assurer que votre nouvel employé dispose de tout ce dont il a besoin pour tirer le meilleur parti de son premier jour, de sa première semaine et de son premier mois. Les checklists vous permettent également de démontrer que votre organisation s’investit dans le développement professionnel et le bien-être à long terme des employés.
Utilisez les modèles d’intégration personnalisables suivants, notamment une checklist d’intégration, qui offrent toutes les informations nécessaires à l’intégration efficace des nouveaux employés :
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Première journée officielle du nouvel employé
Votre objectif pour la première journée de votre nouvel employé est de lui présenter les grandes lignes de la semaine à venir en lui souhaitant la bienvenue et en veillant surtout à ce qu’il ne se sente pas dépassé. Voici quelques pistes pour y parvenir :• Formez-le à l’utilisation des systèmes de l’entreprise.
• Invitez-le aux événements d’équipe.
• Expliquez-lui les réunions à venir cette semaine.
• Présentez-le (en indiquant son poste et des informations le concernant) aux équipes, collègues et partenaires pertinents.
• Communiquez sur les processus et ressources de votre organisation, notamment les avantages, les feuilles de temps et l’accès aux RH. -
Deuxième journée du nouvel employé
Votre nouvel employé connaît désormais son nouveau rôle, les processus de l’entreprise et les personnes avec lesquelles il travaillera. Maintenant, aidez-le à s’acclimater à son nouvel environnement de travail :• Examinez sa description de poste, ses tâches et ce que vous attendez de lui.
• Discutez de la manière dont vous pouvez collaborer efficacement ensemble
• Expliquez clairement l’emploi du temps de la semaine et assurez-vous que les opportunités de formation sont pertinentes
• Répondez aux questions qu’il se pose sur les processus organisationnels et les workflows correspondant au poste. -
Première semaine du nouvel employé
Une fois que votre nouvelle recrue s’est familiarisée avec votre lieu de travail et son nouveau poste :• Attribuez-lui un partenaire d’intégration dédié.
• Passez en revue la mission, les valeurs et les objectifs de l’entreprise.
• Fournissez-lui les ressources essentielles, notamment la documentation sur la marque.
• Planifiez des entretiens pour faire le point sur l’avancée de son intégration et répondre à ses éventuelles questions et remarques.
• Confiez-lui une première mission exigeante, mais réalisable, qui a du sens et lui montre ce qui l’attend par la suite. -
Premier mois du nouvel employé
À ce stade, votre nouvelle recrue sait ce que vous attendez d’elle et a les ressources nécessaires pour y parvenir. Confiez-lui les tâches qui font partie de son poste, et n’oubliez pas de :• Faire le point et lui fournir un feedback régulier
• Lui attribuer et lui présenter officiellement un mentor
• Discuter des éléments positifs et des axes d’amélioration de sa première mission
• Définir des objectifs de performance clairs sur une période de six mois et un an -
Deuxième mois du nouvel employé et au-delà
Les spécialistes s’accordent à dire que les nouveaux employés peuvent avoir besoin d’un an pour s’habituer à leur nouvel environnement de travail. À mesure que vous découvrez la manière de travailler de votre nouvelle recrue :• Mettez en avant ses accomplissements
• Veillez à ce que sa charge de travail reste gérable.
• Offrez-lui des opportunités de formation transversales dans l’entreprise.
• Prenez note des tâches et des projets qu’elle apprécie le plus, et les domaines dans lesquels elle souhaite s’améliorer.
• Recueillez son feedback sur son expérience d’intégration et transmettez-le aux RH, au service informatique et à l’équipe de recrutement. -
Avant la première journée d’un nouvel employé
Le premier jour peut être éprouvant pour une nouvelle recrue. 15 jours avant son arrivée, essayez de :• Programmer sa réunion de bienvenue
• Configurer son adresse e-mail professionnelle
• Répondre à toutes ses questions
• Lui expliquer les directives de l’entreprise pour les réunions virtuelles (le cas échéant)
• Lui fournir tous les équipements nécessaires et configurer son profil dans les systèmes pertinents de l’entreprise
• Communiquer la date, l’heure et les informations de connexion (le cas échéant) des réunions organisées le premier jour
Reportez-vous à cette checklist d'intégration sur 60 jours pour en savoir plus sur la façon dont vous pouvez maximiser le temps d'intégration de votre nouvel employé.
E-mail de bienvenue :
Utilisez ce modèle pour concevoir un e-mail de bienvenue qui donnera à votre nouvel employé les moyens de réussir avant son premier jour :
Bonjour [prénom],
Bienvenue chez [nom de l’entreprise] ! C’est un plaisir de vous accueillir dans notre entreprise. Nous sommes impatients de vous rencontrer lors de notre événement d’orientation qui se tiendra le [jour de la semaine, jour et mois]. Vous y découvrirez notre entreprise, notre culture et les avantages de faire partie de [nom de l’entreprise].
Ne vous inquiétez pas si vous ne pouvez pas y assister. Vous pouvez y participer à distance sur [insérer un lien hypertexte vers la ressource ; utiliser le texte : “ce lien”] à [heure de début]. Informez-nous à l’avance afin que nous puissions vous envoyer des informations supplémentaires importantes sur votre premier jour.
Voici tout ce que les visiteurs présents dans les bureaux doivent savoir pour le premier jour.
Orientation en personne
[jour de la semaine, jour et mois]
[heure de début] – [heure de fin]
[adresse de l’entreprise]
[numéro de salle (le cas échéant)]
[lien vers les instructions]
Demandez à voir [nom de la personne chargée de l’intégration].
Programme
9 h 00 - 9 h 30 Bienvenue !
9 h 30 - 10 h 30 Visite guidée de votre service et présentation de l’équipe
10 h 30 - 12 h 00 Présentation des partenaires
12 h 00 - 13 h 00 Déjeuner
13 h 00 - 15 h 00 Présentation des RH et discussions sur les avantages sociaux
15 h 00 - 16 h 30 Équipement et ressources
16 h 30 - 17 h 00 Questions-réponses
17 h 00 - 17 h 30 Discussions du 2e jour
17 h 30 - 18 h 00 Dernières questions et conclusion
Avant le [jour de la semaine, jour et mois], remplissez et renvoyez le PDF ci-joint avec les informations demandées à des fins fiscales à l’adresse [adresse e-mail]. Ouvrez également un compte sur notre plateforme RH [nom de la plateforme] sur [insérer un lien hypertexte vers la ressource ; utiliser le texte : “ce lien”] et fournissez toutes vos informations personnelles, y compris les données relatives au dépôt direct. Vous éviterez ainsi tout problème de règlement avant votre premier paiement. Pour finir, veuillez lire, signer et nous retourner l’accord de confidentialité ci-joint. Si nous ne le recevons pas avant votre date d’entrée en fonction, vous ne pourrez pas commencer à travailler chez [nom de l’entreprise].
Si vous travaillez exclusivement à distance, vous devriez recevoir un e-mail de suivi contenant des informations détaillées sur la mise à disposition du matériel technologique de l’entreprise, notamment votre ordinateur.
Merci et bienvenue dans l’équipe.
Cordialement,
[Prénom et nom]
[Poste]
[Nom de l’entreprise]
Comment élaborer un processus d’intégration à distance efficace
De nombreuses entreprises offrent la possibilité de travailler à distance et mettent en avant cet avantage pour attirer des talents qualifiés du monde entier. Évidemment, le processus d’intégration à distance diffère du processus d’intégration en personne de plusieurs manières :
Collaboration
Les nouveaux employés intégrés à distance n’auront pas souvent l’occasion de parler à d’autres employés en cours d’intégration. Prévoyez donc des appels vidéo pour leur permettre de se présenter et de trouver naturellement des moyens de collaborer à l’avenir.
Coûts
Lors de l’intégration à distance, votre entreprise n’engage pas les dépenses associées à l’intégration en personne pour les vols, l’hébergement et les repas. Vous devrez peut-être assumer les coûts liés à l’envoi d’un package de bienvenue et de l’équipement à votre nouvelle recrue, mais l’intégration à distance coûte généralement moins cher que l’intégration en personne.
Accessibilité
L’intégration à distance donne aux nouvelles recrues les moyens de réussir le premier jour, la première semaine et le premier mois. Elle vous aide également à favoriser la diversité, l’équité et l’inclusion en ouvrant vos portes numériques aux employés à distance.
Pour en savoir plus sur la façon d’intégrer virtuellement de nouveaux employés grâce à un processus qui incarne la culture et la mission de votre entreprise, consultez ce guide de l’intégration à distance.
Processus d’intégration et documents pour vous guider
Vous cherchez à améliorer davantage l’intégration des employés ? Consultez ces ressources LinkedIn :
Les bonnes pratiques d’intégration peuvent améliorer la satisfaction sur le long terme, les performances professionnelles et la rétention. En effet, les nouveaux employés sont 2,8 fois plus susceptibles de dire que leur emploi est l’emploi idéal lorsqu’ils bénéficient d’une intégration solide, que vous pouvez proposer en suivant une checklist d’intégration.
Des programmes solides d’intégration à distance boostent la productivité, l’engagement et la rétention en permettant aux recrues à distance de se sentir bien accueillies et motivées. Si vous avez du mal à offrir une intégration virtuelle efficace aux employés, repensez le déroulement de l’intégration, placez la culture et les valeurs de votre entreprise au premier plan et développez les opportunités permettant aux nouvelles recrues de nouer des relations.
Bien structuré, l’ensemble de votre processus d’intégration à distance permettra d’encourager les nouveaux employés à s’impliquer et évitera qu’ils ne se sentent dépassés. En effet, avec des programmes d’intégration structurés, les nouvelles recrues sont 58% plus susceptibles de rester dans une entreprise pendant au moins trois ans.
Encouragez les nouvelles recrues à s’impliquer en améliorant le processus d’intégration des employés.
Grâce aux bonnes pratiques d’intégration de LinkedIn, vous pouvez accueillir vos nouvelles recrues en incarnant les valeurs de votre entreprise et les préparer à réussir dans leur travail.