Intégrer le contrôle de références dans le processus de recrutement
En quoi consiste le contrôle de références dans le processus de recrutement
Le contrôle de références – ou prise de référence(s) – intervient dans le processus de recrutement juste avant le choix et l’embauche de votre futur collaborateur. Préalablement, vous avez diffusé une offre d’emploi, sélectionné plusieurs candidats et eu un entretien avec chacun d’eux. Il vous reste à choisir, parmi plusieurs profils, la personne qui rejoindra prochainement votre équipe.
Vous vous êtes fait une idée des postulants que vous avez retenus, basée sur leur candidature, sur vos échanges avec eux, et éventuellement sur les tests ou mises en situation que vous leur avez proposés. Cette impression se fonde donc sur des éléments factuels et subjectifs. La prise de référence vous permet d’affiner votre perception et votre compréhension de chaque candidat.
Il s’agit de prendre contact avec certains responsables qui ont encadré le candidat dans des emplois antérieurs, ou avec d’anciens collègues. Selon le poste, il peut être utile également de se tourner vers des clients ou des fournisseurs avec lesquels le candidat a interagi par le passé.
Ils vous apporteront un regard extérieur ainsi que leur expérience de collaboration avec la personne que vous envisagez de recruter. Cette démarche peut mettre en valeur les réussites de personnes introverties qui ne sont pas à l’aise en entretien, et rendre factuels les accomplissements de personnalités brillantes à l’oral. Par ailleurs, vous gagnerez du temps en identifiant préalablement comment accompagner et manager votre nouveau collaborateur avant même son arrivée.
Le contrôle des références permet donc de sécuriser votre choix de recrutement en étayant notamment les compétences et les savoir-être du candidat et en validant votre ressenti.
La différence entre vérification des antécédents et contrôle des références
La vérification des antécédents apporte des éléments à l’employeur pour répondre à la question : « Est-ce que je peux embaucher ce candidat à ce poste en toute confiance ? ». Le contrôle des références répond à une autre question : « Comment le candidat a-t-il travaillé, performé et collaboré dans ses précédents postes ? ».
L’un des aspects les plus communs de la vérification des antécédents est de valider les données administratives fournies par la personne.
Elle vise également à confirmer que le candidat a bien suivi les cursus de formation universitaire et professionnelle et bien obtenu les diplômes mentionnés sur son CV.
Un autre volet de la vérification des antécédents concerne des dimensions plus sociales de la vie du candidat : casier judiciaire, historique de conduite, usage de drogue…
Enfin, la pratique s’étend de plus en plus à une revue des réseaux sociaux du candidat pour s’assurer que rien n’est en contradiction avec les valeurs et l’image de l’entreprise.
Cette vérification des antécédents est à adapter en fonction du poste qui sera occupé (l’historique de conduite est justifié pour recruter un conducteur de transports en commun) et du caractère sensible du travail de l’entreprise (banquiers, joailliers, juristes…).
La vérification des antécédents et le contrôle des références sont encadrés par plusieurs réglementations, notamment le droit du travail et la CNIL. Ils doivent être effectués avec l’accord préalable de la personne. Et les informations collectées doivent être sécurisées au sein de l’entreprise, dans le respect de la protection des données personnelles.
Comment mener un contrôle de références de manière fluide
En premier lieu, prévenez le candidat de votre souhait de contacter les entreprises dans lesquelles il a travaillé précédemment (en prenant soin de ne pas joindre celle où il travaille actuellement). Celui-ci pourra vous suggérer plusieurs référents qui seraient prêts à être interviewés.
En préparant vos questions en amont, vous vous assurez d’éclairer les points restés incertains, ou les aspects les plus importants par rapport au poste. Cela vous permet également de vous concentrer sur l’échange et sur les réactions spontanées de votre interlocuteur. Le but est de vous rendre le plus disponible possible à une écoute active.
En prenant rendez-vous avec un référent, vérifiez qu’il a bien travaillé directement avec la personne. Prévoyez entre 15 et 30 minutes d’entretien.
Le dialogue par téléphone est préférable aux écrits. En effet, les référents prendront peut-être plus difficilement du temps pour répondre de manière détaillée à un e-mail. Surtout, une discussion vous aidera à ressentir l’enthousiasme, la retenue ou encore la confiance de la personne interviewée vis-à-vis du candidat.
Il est important de poser un cadre de confidentialité avec votre interlocuteur : ce que le référent partagera avec vous ne sera pas communiqué au candidat. Par ailleurs, vos questions ne doivent pas concerner sa situation personnelle, pour éviter les problématiques de discriminations, mais se concentrer sur sa vie professionnelle et son adéquation avec le poste et l’équipe dans votre entreprise. Plus votre interlocuteur se sentira à l’aise, plus il pourra partager avec vous son expérience. Vous pouvez commencer par des questions simples (rôle, missions, dates de début et de fin du contrat de travail…) et terminer avec des questions plus précises (savoir-être, qualité relationnelle avec l’équipe et le management…). Et favorisez les questions ouvertes, qui lui permettront de développer ses réponses.
À la suite de l’échange, notez votre bilan, vos impressions, et donnez-vous encore un peu de temps avant de finaliser votre choix.
Vous trouverez des idées de questions à poser lors de votre contrôle de références sur cet article (en anglais).