Exemple de description de poste d’assistant personnel

[L’entreprise X] est un leader du secteur et nous savons que notre excellence dépend de nos équipes. L’entreprise est à la recherche d’un assistant personnel expérimenté pour gérer les flux de travail et garantir des niveaux de performance élevés chez les juniors. Nous recherchons une personne proactive, dotée de solides compétences de communication et d’analyse, pour occuper ce poste. L’assistant personnel apportera son soutien à toutes les fonctions de l’entreprise, y compris les communications, l’administration, la gestion de projets et la satisfaction des clients. Le candidat idéal doit également se sentir à l’aise dans un environnement de bureau soumis à une forte pression.

Objectifs du poste

  • Offrir une assistance complète à la direction et aux managers
  • Maintenir des canaux de communication clairs dans l’ensemble de l’entreprise
  • Participer aux tâches administratives selon les besoins, en coordination avec le personnel dédié
  • Aider à la gestion des projets et à l’exécution des prestations, en veillant à ce que l’équipe ait tout en main pour atteindre les objectifs stratégiques
  • Assurer la satisfaction des clients grâce à des communications et des livraisons de produits dans les délais impartis
  • Coordonner les activités d’une petite équipe afin d’assurer un flux de travail organisé et efficace

Responsabilités

  • Gérer le planning de la direction afin d’évaluer avec précision sa disponibilité
  • Traiter les communications et la correspondance de la direction concernant les principales nouveautés et demandes de renseignements
  • Apporter son soutien à des projets spéciaux, le cas échéant
  • Organiser les déplacements et l’hébergement des membres de la direction
  • Communiquer avec tous les membres du personnel pour assurer la coordination
  • Rédiger des mémos quotidiens sur des sujets opérationnels à l’intention des dirigeants, du personnel et des clients

Compétences et qualifications

  • Excellentes compétences en communication orale et écrite
  • Expérience du travail en équipe et de l’aide à la réalisation d’objectifs communs
  • Expérience dans un environnement de bureau ou dans un autre cadre professionnel
  • Capacité à gérer des tâches multiples tout en hiérarchisant correctement les travaux urgents et à fort impact
  • Capacité à penser de manière proactive et à faire preuve d’initiative
  • Capacité à faire preuve de discrétion à l’égard d’informations sensibles, y compris les données relatives aux clients et aux employés

Qualifications souhaitées

  • Très bon niveau en relecture et rédaction
  • Connaissance des logiciels de bureautique courants
  • Personnalité autonome et curiosité intellectuelle
  • Forte capacité à résoudre les problèmes
  • Solides compétences en gestion de projets
  • Aisance à travailler avec des dirigeants