Checklist voor onboarding: inwerkprogramma nieuwe medewerkers

Een nieuwe medewerker, vol energie, klaar om bij te dragen aan uw team. Maar hoe zorgt u voor een naadloze integratie van die nieuwe collega? Daar komt de onboardingchecklist om de hoek kijken. Deze tool gidst managers door elke fase van het inwerkproces, van voorbereiding tot na de proefperiode.

Een onboardingchecklist is niet zomaar een lijst: het is een essentieel hulpmiddel om ervoor te zorgen dat elke nieuwkomer zich gewaardeerd en voorbereid voelt. Tegelijkertijd bevordert zo’n checklist heldere communicatie en samenwerking binnen het team. Een goede inwerk-checklist is op maat gemaakt en is flexibel, afhankelijk van de functie en aangepast aan de nieuwe medewerker. 

Waarom heeft u een inwerkprogramma nodig?

Er zijn goede redenen om bij de onboarding van nieuwe medewerkers een checklist te hanteren. Zo kan een inwerklijst de productiviteit van nieuwe medewerkers aanzienlijk verhogen, waardoor ze sneller zelfstandig aan de slag kunnen en daarmee de algehele bedrijfsvoering verbeteren. Het bevordert ook de retentie van medewerkers. Een zorgvuldig gepland en uitgevoerd inwerkprogramma zorgt ervoor dat medewerkers zich gewaardeerd en betrokken voelen, wat hun loyaliteit en tevredenheid vergroot.

Een sterk inwerkprogramma is ook een krachtig hulpmiddel om de bedrijfscultuur en -waarden te versterken. Het geeft nieuwe medewerkers de kans om de dynamiek en de overtuigingen van het bedrijf te leren kennen. Daarnaast kan een goed ontworpen inwerkprogramma de kosten van inwerken verminderen door de efficiëntie te verhogen. Ten slotte bevordert het de integratie van nieuwe medewerkers in hun teams, wat de samenwerking en algemene teamproductiviteit ten goede komt.

Gebruik LinkedIns complete onboardingchecklist

Het inwerken van nieuwe medewerkers is een kunst op zich. Een goed uitgevoerd inwerkproces speelt een cruciale rol bij het binden van nieuwe medewerkers aan uw organisatie. Ook zorgt u ervoor dat ze zo snel mogelijk productief zijn.

De onboarding is het startschot voor hun reis bij uw bedrijf. En een positieve eerste indruk kan een langdurig effect hebben. Echter, geen twee organisaties - of zelfs twee medewerkers - zijn exact hetzelfde. Daarom is het belangrijk dat u uw inwerkproces aanpast aan de unieke behoeften van uw bedrijf en uw nieuwe werknemers. Het is geen kwestie van 'one size fits all'; integendeel, het vraagt om een op maat gemaakte aanpak. 

Fase 2: De eerste dag

De eerste dag is aangebroken! Een dag die in het teken staat van een warm welkom en een comfortabele start. We raden u af om de nieuwe medewerker te overspoelen met informatie. Behandel de eerste dag als een inleiding op wat er gaat komen. Nieuwe medewerkers moeten de basisbeginselen van hun functie en het bedrijf begrijpen en  vertrouwd raken met hun nieuwe collega's. Geef de nieuwe recruit een beeld van hoe de rest van hun eerste week eruit zal zien. Vergeet niet om nieuwe medewerkers voor te stellen aan relevante teams en hen uit te nodigen voor aankomende teamevenementen. Samengevat moeten ze zich welkom, gewaardeerd en op hun gemak voelen.

•  Geef basisinformatie over de functie en het bedrijf
•  Stel de nieuwe medewerker aan relevante collega's en teams voor
•  Bied een overzicht van de rest van de week

Fase 3: De tweede dag

De eerste dag is succesvol volbracht. Tijd voor dag twee. Een goede gelegenheid om uw nieuwe medewerker beter te leren kennen. Plan wat tijd in om één-op-één te praten, de managementstijl te bespreken en verwachtingen uit te leggen. Daarna kunt u gedetailleerder ingaan op de functietaken, het team en de bredere bedrijfscultuur. Zorg ervoor dat de nieuwe collega de nodige training krijgt en bied hem of haar alle middelen om te kunnen slagen. Het is ook een goed moment om te controleren of de hardware en software probleemloos werkt.

•  Bevestig de planning voor de rest van de week •  Bespreek interne processen en workflows
•  Neem de functieomschrijving, taken en verwachtingen door
•  Stel open vragen om de samenwerking te verbeteren

Fase 4: De eerste week

Naarmate de eerste week vordert, zou uw nieuwe medewerker zich steeds meer op zijn of haar gemak moeten voelen. Het is zaak om in deze eerste week een balans te zoeken. Aan de ene kant wilt u de nieuwe collega van allerlei nuttige en belangrijke informatie voorzien. Aan de andere kant wilt u dat hij of zij gewend raakt aan de functie, de gebruikte systemen en de teamleden. Dit is een uitstekende tijd om een plan op te stellen voor de ontwikkeling en groei binnen de organisatie. Een persoonlijk ontwikkelingsplan (POP), dus.

•  Reik de nodige gidsen en instructies aan
•  Wijs een ‘onboarding-buddy’ toe aan uw nieuwe medewerker
•  Stip de de missie, waarden en doelen van het bedrijf aan
•  Plan incheckmomenten om de voortgang van het onboardingproces te bespreken
•  Stel een persoonlijk ontwikkelingsplan op met de nieuwe collega

Fase 5: De eerste maand

De tijd vliegt: de eerste maand is al verstreken. Uw nieuwe medewerker zal zich nu zelfverzekerder en productiever voelen. Dit is het moment om de taken en verantwoordelijkheden verder uit te breiden en hem of haar aan een mentor te koppelen. Blijf tussentijds de doelen en de voortgang bespreken, maar vergeet ook niet om feedback van de medewerker te vragen. Samen stuwen jullie elkaar naar nieuwe hoogten.

•  Blijf de medewerker voorstellen aan voor hem of haar nieuwe gezichten
•  Wijs een mentor toe
•  Bespreek de eerste deliverables van de medewerker
•  Stel duidelijke doelen voor een zesmaandelijkse review
•  Vraag feedback aan de medewerker over het onboardingproces

Fase 6: De tweede maand en daarna

Na de eerste maand is het tijd voor een nog diepere duik. De medewerker zit steeds meer op zijn of haar plaats, maar heeft nog wel begeleiding nodig. Bied mogelijkheden voor training en blijf de prestatiedoelen herzien, indien nodig. Ook kunt u nog steeds feedback vragen over het inwerkproces. Met deze informatie kunt u het onboardingproces blijven verbeteren.

•  Check of de werkdruk van de nieuwe medewerker beheersbaar is
•  Bied mogelijkheden te bieden voor trainingen en opleidingen
•  Noteer welke taken en verantwoordelijkheden de collega het best liggen
•  Zorg ervoor dat de nieuwe medewerker deze sterke punten kan inzetten
•  Verzamel feedback over het onboardingproces

Conclusie

Het mag duidelijk zijn: onboarding is niet alleen belangrijk, maar eigenlijk onmisbaar. Het helpt een nieuwe medewerker om zich sneller thuis te voelen en beter te presteren. Ook zorgt het ervoor dat nieuwe collega’s langer in de organisatie blijven werken. Deze checklist voor de onboarding kunnen we dan ook samenvatten met het woord ‘aandacht’. Nieuwe collega’s willen zich gesteund en aangemoedigd voelen. Door hen stukje bij beetje meer informatie en verantwoordelijkheden te geven, groeien ze in hun rol. Maar onthoud ook dat het perfecte inwerkproces niet bestaat. Wat vandaag werkt, kan morgen ineffectief zijn. Dus blijf experimenteren, blijf leren en blijf de inwerkprogramma voor nieuwe medewerkers verbeteren.