So funktioniert Onboarding: Checkliste für den perfekten Start

Wenn neue Mitarbeiter:innen anfangen, sollte der Betrieb sie weder ins sprichwörtliche kalte Wasser werfen noch halbherzig einführen. Stattdessen ist es heutzutage üblich, dass Unternehmen ihre Angestellten durch ein strukturiertes Onboarding leiten – und häufig ist die HR-Abteilung dafür verantwortlich.

Ein gutes Onboarding verläuft mehrdimensional, dauert mehrere Wochen und ist nicht mit der bloßen Einarbeitung gleichzusetzen. Zwar verwenden viele die Begriffe synonym, doch Einarbeitung meint lediglich den fachlichen innerhalb des gesamten Prozesses.

Das Onboarding stellt nicht nur Wissen und Werkzeuge bereit, sondern macht neues Personal auch mit Teams und Kolleg:innen vertraut, vermittelt die Unternehmenskultur und erleichtert den Einstieg allgemein.

Grob unterteilt gibt es drei Onboardingphasen:

1.  Vorbereitung (Preboarding)
2.  Orientierung (erster Tag und erste Woche)
3.  Integration (mindestens bis zum Probezeitende)

Da Onboarding verschiedene Maßnahmen und Ziele umfasst, ist ein Konzept wichtig – die Onboarding-Checkliste oder der Onboardingplan. So gewährleisten Sie einen erstklassigen Prozess und profitieren idealerweise von rundum zufriedenen neuen Arbeitnehmer:innen.

Warum benötige ich einen Onboardingplan?

Für Personaler:innen ist ein effizientes Recruiting elementar – doch dafür müssen sie die Mitarbeiterfluktuation reduzieren und echte Talente binden. Neuangestellte profitieren von einem Onboardingguide, weil sie genau wissen, was sie erwartet. Und Arbeitgeber erhalten bestenfalls hoch motivierte, top eingearbeitete und engagierte Mitarbeiter:innen.

All das ist mit einem detailliert geplanten, transparenten, integrativen und wertschätzenden Onboarding möglich: eine Win-win-win-Situation für Sie, die neuen Mitarbeiter:innen und das Unternehmen.

Darauf zielt ein nachhaltig ausgelegter Onboarding-Leitfaden ab:

•  neues Personal willkommen heißen
•  Position und Aufgaben näherbringen
•  Prozesse, Systeme und Tools darlegen
•  Integration überwachen und sicherstellen
•  Identifikation mit dem Unternehmen forcieren

Wenn Sie eine gute Onboarding-Checkliste befolgen, können Sie die Mitarbeitererfahrung, auch Employee Experience genannt, optimal gestalten und dafür sorgen, dass neue Mitarbeiter:innen glücklich, produktiv, motiviert, kritik- und lernfähig, entwicklungsbereit und zunehmend loyaler sind, weil Sie Ihr Unternehmen als attraktiven Arbeitgeber präsentieren.

Onboarding-Checkliste von LinkedIn: Phasen und Vorlagen

Die LinkedIn Checkliste für eine erfolgreiche Einstellung neuer Mitarbeiter:innen umfasst sechs Onboardingphasen und ist auf zwei Monate und darüber hinaus ausgelegt. Grundsätzlich richtet sich die Dauer danach, wie anspruchsvoll und komplex die Position ist.

Sie können Ihre Onboarding-Checkliste mit Excel erstellen oder eine Onboarding-Checkliste als Muster oder Vorlage kostenlos aus dem Internet herunterladen.

Doch wir empfehlen Ihnen die nachfolgenden Schritte und Checklisten zur Einführung neuer Mitarbeiter:innen – jeweils mit spannenden Studien aus den USA und Deutschland verknüpft.

Checkliste: erster Arbeitstag einer:eines neuen Mitarbeiter:in

Der erste Arbeitstag sollte neue Mitarbeiter:innen nicht überlasten. Nutzen Sie den Tag lieber für organisatorische, motivierende und soziale Themen, indem Sie der Person zeigen, was sie zukünftig am neuen Arbeitsplatz, im Team und im gesamten Unternehmen erwartet.

Am ersten Tag sollten Sie alle grundlegenden Informationen und Richtlinien kommunizieren, neue Mitarbeiter:innen mit den nötigen Arbeitsmitteln versorgen und einen Ausblick auf die kurz-, mittel- und langfristigen Phasen des Onboardings bieten. Es ist bedeutend, dass sich Neulinge gleich willkommen und wertgeschätzt fühlen.

Checkliste:

•  Relevante Prozesse wie Zeiterfassungsbögen erklären
•  Unternehmerische Systeme und Tools präsentieren
•  Neue Kolleg:innen persönlich und fachlich vorstellen
•  Kommende Einarbeitungstermine kommunizieren
•  Einladungen zu Teamveranstaltungen versenden

Interessant: Etwa 59 % der neu Eingestellten ist es wichtig, dass man sie am ersten Arbeitstag den Kolleg:innen offiziell vorstellt.

Dritte Onboardingphase: So wichtig ist der zweite Tag

Ein persönliches Gespräch auf Augenhöhe schafft Vertrauen zwischen Ihnen, den neuen Mitarbeiter:innen und den Teamleiter:innen. Letztere sollten ihren Führungsstil erläutern und ihre Erwartungen freundlich, aber klar kommunizieren.

Hören Sie neuen Mitarbeiter:innen auch genau zu. Was lief beim Preboarding und am ersten Arbeitstag besonders gut und was würde die Person anders machen? Es ist wichtig, dass Angestellte direkt eine Stimme haben – und Sie profitieren von wertvollem Feedback.

Checkliste:

•  Wochenplan und eventuelle Schulungen abklären
•  Interne Prozesse und Arbeitsabläufe überprüfen
•  Stelle, Aufgaben und Erwartungen besprechen
•  Eigene Präferenzen teilen und nach ihren:seinen fragen
•  Immer wieder zu Fragen animieren und sie beantworten

Interessant: 92,3 % der neu Angestellten wünschen sich in den ersten 100 Tagen eindeutig formulierte Erwartungen, und 90,3 % regelmäßiges Feedback zu ihrer Arbeit.

Onboarding-Checkliste für die erste Woche

Bei aller Eingewöhnung möchten neue Mitarbeiter:innen oft zeitnah die Aufgaben angehen, für die sie eingestellt wurden. Doch auch in der ersten Woche gilt: Überlasten Sie die Person nicht, sondern führen Sie sie allmählich an die tägliche Arbeit und das Pensum heran, dass Sie erwarten. Gestalten Sie das erste Projekt anspruchsvoll, aber gut lösbar – so steigern Sie idealerweise das Selbstbewusstsein und die Motivation.

Woche eins bietet sich auch an, um dem:der neuen Mitarbeiter:in eine:n bestimmte:n Kolleg:in zur Seite zu stellen, die:der eine ähnliche Arbeit verrichtet. Dadurch können neue Angestellte oft besser Kontakte knüpfen, Fragen adressieren und sich im Team einfügen.

Checkliste:

•  Alle wichtigen Ressourcen und Informationen bereitstellen
•  Passenden Onboardingbuddy aus dem Team zuweisen
•  Mission, Werte und Ziele des Unternehmens besprechen
•  Termine zur Fortschrittskontrolle planen und kommunizieren
•  Anspruchsvolle, aber erreichbare erste Aufgabe konzipieren

Interessant: 87 % der Unternehmen, auf deren Onboarding-Checkliste ein Buddyprogramm steht, bezeichnen dieses als effektiv, um den Prozess zu beschleunigen.

Was zeichnet den ersten Monat des Onboardings aus?

Inzwischen sollten neue Mitarbeiter:innen genau wissen, was Sie und das Unternehmen von ihnen erwarten und wie sie dem gerecht werden können. Es ist weiterhin wichtig, dass Sie regelmäßig Feedback geben und zu Fragen aufrufen.

Um die Performance langfristig beurteilen zu können, sollten Vorgesetzte klare Leistungsziele festlegen, die sie zu einem besprochenen Termin überprüfen – beispielsweise am Ende der Probezeit und danach jährlich. Sie können auch eine:n formelle:n Mentor:in bestimmen, um die Entwicklung zu unterstützen.

Checkliste:

•  Dabei helfen, mehr neue Kolleg:innen kennenzulernen
•  Höhergestellte:n Mentor:in benennen und vorstellen
•  Erste Aufgabe oder erstes Projekt detailliert besprechen
•  Klare Ziele und einen Überprüfungstermin definieren
•  Termine für monatliches Feedback festlegen

Interessant: 77 % der Mitarbeiter:innen, die ein strukturiertes Onboarding mit Checkliste durchlaufen haben, konnten ihre ersten Leistungsziele erreichen.

Ausführlicher Onboardingguide: Monat zwei und darüber hinaus

Wenn Sie auf ein gutes Onboarding verzichten, verspielen Sie eventuell großes Potenzial, weil Ihre neuen Mitarbeiter:innen nie richtig im Unternehmen ankommen und voll einsatzfähig sind. Viele Expert:innen sagen, dass ein ganzheitliches Onboarding mindestens bis zum Ende der Probezeit und manchmal bis zu ein Jahr lang dauern kann.

Während der Probezeit in den ersten sechs Monaten erlangen Sie normalerweise ein Gefühl für den Arbeitsstil neuer Mitarbeiter:innen. Vor allem in dieser Phase – und auch darüber hinaus – ist (positives) Feedback elementar: Lassen Sie die Person wissen, was sie gut macht, und sammeln Sie Feedback über das Onboarding, um es zu optimieren.

Checkliste:

•  Überschaubares Arbeitspensum gewährleisten
•  Möglichkeiten für berufliches Crosstraining anbieten
•  Beliebte Aufgaben neuer Mitarbeiter:innen notieren
•  Stärken der neuen Mitarbeiter:innen erkennen und nutzen
•  Feedback einholen und mit relevanten Abteilungen teilen

Interessant: Ein gutes Onboardingprogramm kann die Mitarbeiterbindung um 82 % erhöhen.

Wussten Sie, dass neue Mitarbeiter:innen nach einem starken Onboardingprozess – am besten mit Checkliste – 2,8-fach wahrscheinlicher sagen, dass sie den besten Job haben?