Le parcours d’intégration des nouveaux salariés
Qu’est-ce que le parcours d’intégration ?
Vous venez d’embaucher un nouveau collaborateur. Entre le moment où vous signez son contrat et celui où il est pleinement membre de l’équipe et opérationnel, se déroule la phase d’intégration, ou « onboarding » en anglais.
Un processus d’onboarding permettra à votre nouvelle recrue de trouver plus aisément sa place dans l’organisation, de prendre son poste en confiance et d’assimiler de manière fluide la culture de l’entreprise. Elle se sentira accueillie, accompagnée, ce qui renforcera sa motivation.
Pour l’entreprise, l’arrivée d’un nouveau membre fait évoluer les équipes en place et apporte un regard neuf. De la rapidité et de la qualité de son intégration dépend la performance de l’entreprise.
L’onboarding est un processus qui débute avant même l’arrivée du nouveau salarié, et qui se termine lorsque celui-ci est autonome sur son poste. Pour ne manquer aucune étape et intégrer sereinement les membres de vos équipes, une checklist vous sera très utile.
Pourquoi structurer le parcours d’accueil des nouveaux salariés ?
Le processus de recrutement est onéreux en termes d’énergie, de temps et de coûts. Une entreprise qui recrute investit beaucoup sur son nouveau collaborateur et espère le garder longtemps. Un programme d’onboarding étoffé améliore la rétention des talents de 82 %.
Une checklist d’onboarding vous permet d’accueillir et de former votre nouveau collaborateur étape par étape. Grâce à elle, le parcours d’intégration de vos nouveaux salariés est fluide, tout est prêt à temps, et vous couvrez tous les sujets importants.
Cette checklist vous permet de vérifier que vous êtes bien en conformité avec les obligations réglementaires (contrat, visite médicale, formalités administratives…) et que vous disposez de tout ce qui sera nécessaire au futur employé (bureau, ordinateur, logiciels, badge d’accès…).
L’onboarding participe à la renommée de votre marque employeur. C’est la première expérience que vos salariés auront de votre entreprise. La checklist est votre alliée pour que tout se passe au mieux.
Le guide complet d’onboarding de LinkedIn
LinkedIn a développé un guide en 6 étapes et 60 jours pour vous accompagner dans ce processus d’onboarding.
Étape 1 du processus d’onboarding : avant l’arrivée de votre nouveau salarié
Vous pouvez démarrer cette étape environ 15 jours avant la date du début de contrat de votre nouvelle recrue. Le but est d’éliminer tout blocage pour que le salarié s’installe sereinement dans son poste.
Plus il se sentira accueilli, plus vous lui confirmerez qu’il a fait le bon choix en rejoignant votre société. Il sera plus à même de s’y impliquer et d’y rester sur le long terme. Par ailleurs, vous démontrez ainsi le sérieux et l’efficacité de l’entreprise.
Les tâches de l’étape 1 :
• répondre aux questions du nouvel employé
• vérifier l’attribution des outils dont il a besoin pour travailler (ordinateur, téléphone…), vérifier qu’il est bien enregistré sur les systèmes informatiques de l’entreprise (RH, paye…), qu’il a les accès nécessaires…
• indiquer la date, l’heure, le lieu et les codes d’accès des réunions de son premier jour
• expliquer la ligne de conduite de la société pour les réunions en distanciel
• organiser une réunion de bienvenue
Étape 2 du processus d’onboarding : le premier jour
L’idée est d’éviter que votre collaborateur se sente submergé d’informations, de choses à faire et d’objectifs. Prenez le temps de le présenter à l’équipe, traitez les informations essentielles pour son démarrage, et expliquez-lui les étapes de son parcours d’intégration.
Cette première journée doit lui permettre de se sentir accompagné, considéré et motivé.
Les tâches de l’étape 2 :
• indiquer les processus de l’entreprise (feuille de temps…)
• montrer le fonctionnement des logiciels utilisés au sein de l’entreprise
• annoncer le recrutement du nouveau salarié en interne
• présenter le nouveau collaborateur à son équipe et à ses principaux interlocuteurs
• lui envoyer des invitations pour les évènements distanciels à venir
Étape 3 du processus d’onboarding : le deuxième jour
Cette seconde journée est l’occasion de faire connaissance avec votre nouveau collaborateur, pour qu’il puisse mieux vous connaître en tant que manager. Lors de temps d’échanges, expliquez votre style de management, ce que vous souhaitez pour votre équipe et vos attentes par rapport au poste qu’il occupera. Prenez le temps de répondre à toutes ses questions.
Au terme de cette seconde journée, le salarié doit avoir bien compris ce qui est attendu de lui, le périmètre de son poste et la manière de le prendre en main.
Les tâches de l’étape 3 :
• clarifier le programme de la semaine et identifier les formations à venir
• passer en revue les différents processus et organisations de travail internes
• détailler la description de poste, les devoirs et les attentes
• déterminer ensemble la meilleure manière de collaborer
• réserver du temps pour répondre à toutes les questions
Étape 4 du processus d’onboarding : la première semaine
Durant cette première semaine, il s’agit d’immerger votre nouvelle recrue dans le type de travail qu’elle aura à accomplir par la suite. Proposez-lui une première mission qui représente un challenge, mais qui reste atteignable.
Vous pouvez également constituer un duo entre votre nouveau collaborateur et un collègue qui connaît bien l’entreprise et qui réalise des missions similaires. Cela permettra au nouveau salarié de nouer des liens, d’obtenir des réponses à toutes ses questions, et de se sentir partie prenante de l’équipe.
Les tâches de l’étape 4 :
• fournir les ressources essentielles (informations sur les produits, sur la marque…)
• constituer un duo avec un collègue
• examiner la mission, les valeurs et les objectifs de l’entreprise
• prévoir des rendez-vous pour évaluer la progression de l’intégration du nouveau salarié et répondre à ses questions
• concevoir une première mission adaptée à son intégration
Étape 5 du processus d’onboarding : le premier mois
Durant ce premier mois, il est important de prévoir des rendez-vous réguliers pour apporter des retours sur l’intégration et sur le travail accompli. Ce sera également le moment de déterminer des objectifs pour l’année à venir. Enfin, c’est également le bon moment si vous souhaitez mettre en place un mentorat avec un membre senior de l’équipe, qui pourra guider le nouvel employé.
Le salarié pourra alors se projeter sur l’année, sachant ce qui est attendu de lui et comment le réaliser.
Les tâches de l’étape 5 :
• aider le nouveau collaborateur à rencontrer de nouvelles personnes
• lui assigner un mentor et les présenter l’un à l’autre
• échanger sur la première mission du salarié
• établir des objectifs clairs pour les 6 mois à venir
• clarifier vos attentes en termes de performance, et donner régulièrement des feedback
Étape 6 du processus d’onboarding : le second mois et la suite
Il est généralement admis qu’il faut environ un an pour maîtriser un nouveau poste. Au cours des 6 premiers mois, vous percevrez la manière de travailler de votre salarié. N’hésitez pas à lui exprimer ce qu’il réussit.
À la fin des deux mois, vous pourrez estimer que le processus d’intégration est abouti, et lui demander quelles sont ses impressions sur son expérience d’onboarding, ce qui vous permettra d’améliorer votre démarche.
À ce stade, tout est clair pour le salarié (l’entreprise, ce qu’il a à faire, comment l’accomplir…), il se sent confiant et engagé dans sa nouvelle entreprise.
Les tâches de l’étape 6 :
• s’assurer que la charge de travail est adaptée
• proposer des opportunités de formation transversales
• identifier les tâches et les projets que le salarié réussit et apprécie particulièrement
• aller dans le sens de ses points forts
• recueillir ses retours concernant son onboarding et les partager notamment avec les ressources humaines