Qu’est-ce que l’externalisation ressources humaines ?

L’externalisation des ressources humaines (human resource outsourcing ou HRO, en anglais) consiste à faire appel à une entreprise extérieure pour gérer une partie ou l’ensemble des fonctions RH de votre structure.

Tout dépend des besoins et du budget de votre entreprise. Vous pouvez décider de confier à ce prestataire extérieur vos recrutements, la gestion de vos outils informatiques RH, ou encore tous vos services RH.

Pourquoi externaliser les ressources humaines ? Au-delà de l’embauche, et de la gestion des payes et des avantages sociaux, de plus en plus de services et de compétences sont attendus des RH. Elles doivent désormais mettre en place des stratégies de ressources humaines en accord avec les objectifs de l’entreprise, et évaluer les actions engagées. L’externalisation peut les aider à être sur tous les fronts à la fois, dans les temps, et à gagner en performance.

Chaque département des ressources humaines décide de ce qu’il souhaite externaliser en fonction des problématiques internes qu’il rencontre, de ses moyens disponibles, de ses priorités…

On distingue habituellement trois types courants de sous-traitance des ressources humaines :

•  la sous-traitance des ressources technologiques : les outils informatiques dédiés aux ressources humaines sont de plus en plus nombreux (SIRH, applications spécifiques…). Ils requièrent une certaine connaissance et maîtrise du support informatique, qui s’ajoutent aux compétences traditionnelles des RH. Il peut s’avérer utile de faire appel à des experts pour gérer, administrer, collecter les données et les analyser.

•  la sous-traitance de services : afin de gagner du temps, certains départements des ressources humaines décident de s’alléger de la gestion administrative (gestion des contrats à l’embauche et au départ de l’entreprise, de la paye, des avantages sociaux, des congés…). Toutes ces tâches sont essentielles à la vie de l’entreprise, mais présentent une moindre valeur ajoutée par rapport à des missions plus stratégiques.

•  la sous-traitance de procédures : l’entreprise peut également décider de confier un pan entier de ses procédures RH (recrutement…), voire toute l’activité RH, à un sous-traitant.

Les petites et moyennes entreprises qui n’ont pas le budget pour se doter d’un service de ressources humaines interne ont avantage à externaliser. Cela leur permet de bénéficier du travail de professionnels formés et compétents sur chaque sujet RH se présentant à elles, et d’avoir accès aux services de logiciels performants, mais souvent onéreux et complexes. Elles peuvent également ajuster leur budget d’externalisation en fonction de leurs possibilités conjoncturelles, sans avoir besoin de s’engager sur le paiement de salaires et la location de locaux supplémentaires.

En confiant certaines tâches de moindre valeur ajoutée à une entreprise externalisée, les RH de votre entreprise peuvent se concentrer sur leur cœur de métier (comme les relations avec les employés et l’évolution du parcours professionnel de ces derniers), ou s’orienter sur la stratégie (anticipation des besoins à venir de l’entreprise, adaptation des formations à l’évolution des métiers, amélioration de la marque employeur et de la rétention des talents…).

La gestion externe RH, si votre entreprise partenaire est efficace et engagée dans votre réussite, apporte de la satisfaction aux salariés. En effet, ceux-ci reçoivent des réponses plus rapidement à leurs questions et voient leurs problématiques traitées sans délai. Les démarches administratives et la vie interne de l’entreprise sont fluidifiées. Les employés sont davantage satisfaits. Les relations internes s’en trouvent bonifiées.

Des RH externalisées apportent un appui important sur la conformité légale. En effet, des personnes expertes suivent en continu l’évolution des réglementations et obligations auxquelles votre entreprise est soumise. Vous avez donc connaissance en temps réel des évolutions législatives et pouvez agir en conséquence. Ceci vous évite pénalités et procédures judiciaires très impactantes pour une entreprise.

Vous vous apprêtez à sous-traiter tout ou partie de vos missions de ressources humaines. Le prestataire que vous choisirez se verra confier des missions et des informations essentielles, qui peuvent impacter votre entreprise et ses salariés. Le premier point de vigilance concerne donc le choix de l’entreprise sous-traitante. Prenez le temps de vous renseigner sur son sérieux et sur ses performances. Questionnez les acteurs de votre secteur pour savoir s’ils la connaissent. S’ils ont eu recours à ses services, demandez-leur leur retour d’expérience. Enfin, n’hésitez pas à rencontrer ce prestataire, car c’est un véritable partenaire que vous êtes en train de choisir.

Il vous faudra ensuite formaliser la collaboration par un contrat. Vous veillerez tout particulièrement à préciser les responsabilités de chacune des parties. Rappelons que la majorité des activités RH sont encadrées par le droit du travail, les conventions collectives… Gardez une attention constante par rapport à la conformité légale de votre entreprise, et déterminez qui est responsable en cas de défaillance.

Enfin, un facteur clé de réussite sera de bien préciser les résultats attendus de l’outsourcing RH : l’entreprise partenaire s’engage-t-elle à répondre à vos salariés dans les 72h ? Les payes seront-elles traitées à une date précise ? Combien de propositions de candidatures attendez-vous pour chaque recrutement ? Plus vous serez précis, plus les manières de travailler ensemble seront claires, et plus vous aurez de probabilités d’aboutir à une gestion RH externe satisfaisante.

Pour le confirmer, vous pourrez choisir avec votre sous-traitant des indicateurs de performance, et les suivre notamment avec les élus représentants du personnel pour les sujets qui concernent les salariés, ainsi qu’avec vos équipes RH pour les autres thématiques relevant des ressources humaines.

L’objectif est d’établir un partenariat de long terme, qui vous apporte confiance, flexibilité et qualité de service optimale.